Directives sur les voyages

Des extraits des conditions des modalités de paiement des contrats de l'ACDI sont présentés ci-dessous, conformément à la Directive sur les voyages d'affaires du Conseil du Trésor. En cas de différence entre ces extraits et les conditions des modalités de paiement des contrats officiels, la préséance sera donnée à ces dernières.

Les frais de voyages effectués par le Consultant/l'Organisation dans le cadre du projet seront remboursés par l'ACDI de la façon suivante :

1.2.1 Conformément aux dispositions contenues dans la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor (la Directive) et les Autorisations spéciales de voyager, ce dernier document ayant préséance sur la Directive :

1. les frais de transport commercial en fonction du plus bas tarif disponible en suivant l'itinéraire le plus direct et en utilisant, dans la mesure du possible, les services d'un transporteur canadien. Le Consultant/l'Organisation doit s'efforcer d'obtenir le meilleur tarif possible, notamment en s'assurant de faire ses réservations aussitôt que possible. La norme concernant les voyages en avion est la classe économique, incluant le tarif APEX, les vols nolisés et les autres vols à tarifs réduits ou à rabais. L'ACDI remboursera au Consultant/à l'Organisation le tarif le plus bas disponible au moment de la réservation mais jamais plus que le montant maximal prévu pour un billet de la classe économique au plein tarif. L'ACDI limitera le remboursement des billets d'avion au plus bas tarif disponible au moment de la réservation même si le Consultant/l'Organisation choisit de ne pas retenir ce tarif. Le Consultant/l'Organisation devra être en mesure de démontrer,à l'aide de pièces(s) justificative(s) jugée(s) satisfaisante(s) par l'ACDI,quel était, au moment de la réservation, le plus bas tarif disponible. Le coût des changements ou annulations de vols nécessaires constitue une dépense remboursable valide dans le cadre du projet et les circonstances entourant ces changements devront être documentées dans le dossier de projet du Consultant/de l'Organisation.
   
   
2. le coût des repas, des faux frais ainsi que des frais d'utilisation d'un véhicule particulier, selon les indemnités de repas, de faux frais et de kilométrage mentionnées aux appendices B, C et D de la Directive sur les voyages.
   
   
3. le coût de l'enregistrement, des photos et frais de messagerie liés à l'obtention d'un visa.
   
   
4. le coût réel et raisonnable d'une chambre individuelle dans un logement commercial ou, s'il s'agit d'un logement particulier non commercial, le tarif d'un tel logement, conformément aux provisions de la clause 7.8 des Autorisations spéciales de voyager et de l'appendice D de la Directive.
   
   
5. tous les autres coûts réels et raisonnables représentant des dépenses légitimes liées au projet, selon les dispositions de la Directive visant les "voyageurs" plutôt que les "fonctionnaires".

1.2.2 Une allocation journalière équivalente aux honoraires journaliers spécifiés au paragraphe 1.1 pour chaque jour de voyage. Le nombre de jours alloués pour voyager est déterminé et approuvé par l'ACDI selon les points de départ et de destination.

Modalités de paiement

• L'ACDI remboursera au consultant, pas plus d'une fois par mois, les dépenses de voyage qu'il a engagées au cours du mois précédent.
• Aucun paiement ne sera versé au consultant avant que l'ACDI n'ait reçu les documents suivants :
  • une facture détaillée faisant état des dépenses de voyage du mois précédent;
  • un relevé de compte des dépenses engagées au cours du mois précédent, y compris tout renseignement confirmant ces dépenses.

Note : Les dépenses de voyage et les honoraires journaliers peuvent être inscrits sur la même facture.