Vérification interne des dispositifs de télécommunications sans fil

Sommaire

1) Contexte
2) Objectif, portée et approche de la vérification
3) Critères de vérification
4) Principales constatations et recommandations
Annexe 1 : Méthode d'échantillonnage pour la vérification des dispositifs de communication sans fil (DTSF)
Annexe 2 : Critères de vérification
Annexe 3 : Sommaire des recommandations et plan d'action de la direction
Annexe 4 : Sigles, acronymes et abréviations

Sommaire

Contexte

La vérification des dispositifs de télécommunication sans fil (DTSF) a été approuvée dans le cadre du plan de vérification interne de l'ACDI pour l'exercice 2008-2009. Au départ, la vérification devait couvrir les ordinateurs portatifs et les dispositifs de télécommunication sans fil. Après discussion avec le dirigeant principal des finances, il a toutefois été décidé de produire des rapports distincts pour ces deux types d'appareils.

Selon l'information fournie par les directions générales, l'Agence comptait 472 BlackBerry^® et 246 téléphones cellulaires à la fin de septembre 2008. Le coût annuel moyen de tous ces appareils au cours des trois années les plus récentes se chiffre à 622 664 $.

L'achat des BlackBerry^® relève de la Direction générale de la gestion de l'information et de la technologie (DGGIT) et celui des téléphones cellulaires, du service des télécommunications de la Direction générale du dirigeant principal des finances. L'utilisation et la gestion de ces appareils, de même que l'acquittement des frais de services mensuels afférents, sont sous la responsabilité individuelle de chaque direction générale.


Objectif de la vérification

L'objectif de cette vérification est de déterminer avec une assurance raisonnable, que les contrôles nécessaires à la gestion des dispositifs de télécommunication sans fil de l'ACDI sont en place et fonctionnels, et que leur utilisation est gérée de manière efficiente et efficace.


Aperçu des principales conclusions

• L'Agence a une politique et des directives qui décrivent la marche à suivre pour l'acquisition et le contrôle des DTSF. Cette politique et ces directives ne sont toutefois pas communiquées ni appliquées de façon systématique.
  
  
• L'achat des DTSF est conforme à la politique et aux directives de l'ACDI, sauf en ce qui concerne la démonstration de la pertinence opérationnelle des appareils confiés aux employés ne faisant pas partie du groupe de la direction.
  
  
• Il n'existe pas d'inventaire centralisé des DTSF. Les inventaires tenus par les directions générales manquent de cohérence et comportent parfois des erreurs.
  
  
• La vérification des comptes pour les factures des fournisseurs de services, quoique généralement efficace, n'est pas effectuée de manière systématique à l'Agence.
  
  
• Le suivi de l'utilisation des DTSF à l'Agence pourrait être plus cohérent et plus efficace au niveau des coûts.

Énoncé d'assurance

Selon mon jugement professionnel à titre de dirigeant principal de la vérification, les procédures de vérification suivies et les éléments de preuve recueillis sont suffisants et appropriés pour confirmer l'exactitude des conclusions énoncées dans ce rapport. Ces conclusions sont fondées sur une comparaison des circonstances au moment de la vérification et des critères de vérification établis au préalable et approuvés par la direction. Elle ne s'applique qu'à l'objet de cette vérification. Les éléments de preuve ont été recueillis conformément à la politique, aux instructions et aux procédures de vérification interne du Conseil du Trésor, et ils sont suffisants pour corroborer les constatations et les conclusions contenues dans ce rapport de vérification interne.

Conclusion de la vérification

L'Agence a créé un ensemble de contrôles aux fins de la gestion des dispositifs de télécommunication sans fil. Cependant, il a été constaté que nombre de ces contrôles ne fonctionnent pas de manière efficace.

Des améliorations s'imposent pour resserrer les pratiques actuelles associées à l'utilisation des DTSF par les employés ne faisant pas partie du groupe de la direction, tenir des comptes d'inventaire exacts et à jour, et uniformiser les processus de vérification des comptes et de suivi.

Dirigeant principal de la vérification de l'ACDI

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1) Contexte

La Politique sur l'utilisation des dispositifs de télécommunication sans fil regroupe dans la catégorie des DTSF : les téléphones cellulaires et satellite, les assistants numériques sans fil et les téléavertisseurs. La présente vérification a porté sur l'utilisation et la gestion des téléphones cellulaires et des BlackBerry^® de l'Agence.

Les BlackBerry^® font l'objet de prêts à long terme, essentiellement à des cadres, à certains hauts fonctionnaires et à des membres du personnel technique, par exemple les agents des outils et systèmes opérationnels, qui ont besoin de ces appareils dans l'exercice de leurs fonctions. On dénombrait 472 BlackBerry^® à l'Agence en date du 30 septembre 2008. Bien que certains agents de l'ACDI se voient prêter des téléphones cellulaires pour une longue période, dans la plupart des cas ces téléphones sont réservés à un usage temporaire à l'occasion de déplacements. L'inventaire de la Direction générale du dirigeant principal des finances comporte un lot de 57 téléphones cellulaires destinés à être utilisés à l'administration centrale par le personnel affecté aux urgences, à la sécurité ainsi que par le personnel administratif. En date du 30 septembre 2008, l'Agence avait 246 téléphones cellulaires.

Unité organisationnelle	N° d'ETP	Téléphones intelligents (BlackBerry)	Téléphones cellulaires	N° d'ETP par DTSF
Bureaux de la haute direction*	78	46	28	1,05
Direction générale des politiques stratégiques et du rendement	118	50	11	1,93
Direction générale des communications	75	37	15	1,44
DGGIT	178	50	13	2,83
DGHR et Bureau du DPF	247	34	118	1,74
Asie **	95	44	5	1,94
Afrique	165	33	27	2,75
Amériques	125	33	14	2,66
Europe, Moyen-Orient et Maghreb	82	26	18	1,86
Groupe de travail sur l'Afghanistan	80	46	1	1,7
Direction générale des programmes multilatéraux et mondiaux	94	53	0	1,77
Direction générale du partenariat canadien	118	20	6	4,54
Total	1 455	472	246	2,03

* La haute direction comprend le Cabinet de la ministre, le Bureau de la présidente, le Bureau du dirigeant de la vérification et les Services juridiques.

** Comprend le vice-président principal et les services se rattachant à ce bureau.

Comme l'illustre le tableau qui suit, le coût d'utilisation des dispositifs de télécommunication sans fil a diminué de 37 % depuis l'exercice 2006-2007, grâce à la réduction des frais de service mensuels négociée par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) avec les fournisseurs en 2007 et à l'application des nouvelles politiques et directives de l'Agence sur l'utilisation de ces dispositifs.

Exercice	Frais de service	Changement
2006-2007	762 501 $	---
2007-2008	623 458 $	↓18 %
2008-2009	482 033 $	↓37 %

(Source - SAP)

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2) Objectif, portée et approche de la vérification

Objectif

L'objectif de cette vérification est de déterminer, une assurance raisonnable, que les contrôles nécessaires à la gestion des dispositifs de télécommunication sans fil de l'ACDI sont en place et fonctionnels, et que leur utilisation est gérée de manière efficiente et efficace.

Portée

La vérification a porté sur la gestion des dispositifs de télécommunication sans fil tant à l'échelle de l'Agence que des directions générales. Les vérificateurs ont examiné les inventaires déposés en septembre 2008 et les frais de service afférents à l'utilisation des DTSF pour la période allant d'avril 2007 à mars 2009.

La vérification n'a pas abordé la question de la sécurité des données associée aux BlackBerry^®.

Approche

L'équipe de vérification a mené des entrevues auprès du personnel participant à l'achat de dispositifs de télécommunication sans fil (Unité de la passation des marchés, DGGIT; Service des télécommunications, Direction générale du dirigeant principal des finances) et auprès du personnel chargé de la gestion de ces appareils au sein des directions générales (gestionnaires de l'information et agents des outils et systèmes opérationnels). L'équipe a également passé en revue les documents relatifs à l'achat des appareils et les factures des fournisseurs de services.

L'équipe de vérification a choisi au hasard un échantillon de 17 BlackBerry^® et de 13 téléphones cellulaires pour mener des examens détaillés, et elle a étudié les procédures relatives à ces appareils au sein de cinq directions générales.

Enfin, l'équipe a effectué une analyse des tendances concernant l'utilisation des deux types d'appareils.

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3) Critères de vérification

Les critères de vérification (Annexe 1) se fondent sur les contrôles qu'on pouvait s'attendre à voir mis en place à la lumière de l'évaluation des risques et des contrôles. Ces critères ont fait l'objet d'une discussion avec l dirigeant principal des finances et le dirigeant principal de l'information, qui les ont approuvés.

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4) Principales constatations et recommandations

a) Politique et directives

La politique de l'Agence sur l'utilisation des dispositifs de télécommunication sans fil et ses directives connexes décrivent clairement les rôles, les responsabilités et les processus se rapportant à la gestion de tels dispositifs.

La Politique de l'ACDI sur l'utilisation des dispositifs de télécommunication sans fil est entrée en vigueur le 1^er avril 2007. Tout en reconnaissant les DTSF comme des outils de travail essentiels, la politique souligne qu'ils doivent faire l'objet d'une gestion efficiente.

Cette politique confie aux directions générales le soin de distribuer les DTSF, d'assumer les coûts associés et d'effectuer un suivi de l'utilisation des appareils. La politique confie également à chaque employé la responsabilité de respecter les lignes directrices relatives à l'utilisation appropriée des DTSF, afin de réduire les coûts et de protéger l'intégrité des données de l'ACDI. Plus précisément, elle stipule que les appareils doivent être achetés par l'intermédiaire de mécanismes d'approvisionnement approuvés par l'Agence, que leur utilisation par le personnel ne faisant pas partie de la direction devrait avoir un motif d'ordre opérationnel admissible, et que les utilisateurs devraient assumer les frais découlant de leur usage personnel de l'appareil. Y sont expressément énoncés les rôles et responsabilités de la DGGIT, du Service des télécommunications, des agents des outils et systèmes opérationnels des directions générales, et des utilisateurs.

En accompagnement à la politique, les directives sur l'utilisation des dispositifs de télécommunication sans fil publiées en septembre 2007 présentent la liste des autres exigences, plus précises celles-là, que l'Agence doit respecter en la matière. On y trouve une description des lignes directrices et des processus administratifs associés à l'achat, au prêt, à l'utilisation et au suivi de ces appareils.

Les directives exigent en outre que tous les utilisateurs de DTSF, qu'il s'agisse d'utilisateurs à long terme ou d'emprunteurs à court terme, signent un formulaire d'acceptation de responsabilité témoignant qu'ils ont pris connaissance des conditions énoncées dans la politique et les directives de l'ACDI et qu'ils les acceptent.

À notre avis, ces deux documents fournissent des orientations suffisantes au personnel de l'Agence.

b) Besoin opérationnel et approvisionnement

Bien que l'achat des DTSF suive les méthodes d'approvisionnement approuvées par l'Agence, la justification de la pertinence opérationnelle des appareils pour les utilisateurs ne faisant pas partie du groupe de la direction, et l'approbation des directions générales à cet égard, font parfois défaut.

La Politique sur l'utilisation des dispositifs de télécommunication sans fil reconnaît que les DTSF sont des outils de travail dont le personnel a besoin pour remplir le mandat de l'ACDI. La politique exige de recourir, pour l'achat des dispositifs, à des mécanismes d'approvisionnement approuvés par l'Agence et, dans le cas des utilisateurs ne faisant pas partie du groupe de la direction, de justifier l'achat et de le faire approuver à l'échelon de la direction générale. Les directives, pour leur part, décrivent les deux étapes à suivre dans le processus d'achat : la rédaction d'une demande de service, qui comprend l'analyse de rentabilisation préparée par l'agent des outils et systèmes opérationnels; et l'achat lui-même des appareils, qui relève de la DGGIT pour les BlackBerry^®, et du service des télécommunications pour les téléphones cellulaires.

À l'Agence, les BlackBerry^® sont achetés par l'entremise du système de demande de services. Lorsque la DGGIT reçoit une demande de DTSF provenant d'un agent des outils et systèmes opérationnels, elle communique à la direction générale qui fait la demande le modèle d'appareil actuellement approuvé à l'Agence. La direction générale intéressée transmet une demande de services administratifs approuvée à l'unité de la passation des marchés de la DGGIT, pour les BlackBerry^®, et au service des télécommunications pour les téléphones cellulaires.

En ce qui concerne les 12 DTSF examinés au cours de la vérification, une analyse de rentabilisation aurait dû chaque fois justifier leur achat; or cette exigence n'a été satisfaite que dans trois cas.

Afin de déterminer si la pertinence opérationnelle des DTSF s'inscrivait dans la durée, l'équipe de vérification a examiné l'utilisation des appareils au cours d'une période d'un an, pour découvrir que 32 d'entre eux avait peu, sinon pas, servi.

L'examen a également révélé que les 14 téléphones cellulaires spéciaux remis aux agents de secours d'étage ne faisaient pas l'objet des essais mensuels réglementaires. En conséquence, rien ne garantit que ces appareils fonctionneraient correctement dans une situation d'urgence.

L'absence d'un motif d'ordre opérationnel avéré et étayé risque d'entraîner une utilisation peu judicieuse et un manque de cohérence dans la distribution des DTSF à l'Agence. Ainsi, alors que la plupart des agents des outils et systèmes opérationnels à l'Agence sont équipés d'un BlackBerry^®, les agents d'une direction générale en particulier ne reçoivent pas ces appareils non plus que des téléphones cellulaires, alors même que leurs fonctions sont identiques à celles de leurs collègues.


Recommandation 1 :

Le dirigeant principal des finances devrait veiller à ce que les gestionnaires responsables évaluent et étayent les besoins opérationnels au moment d'autoriser l'achat de DTSF destinés à des employés ne faisant pas partie du groupe de la direction.

c) Inventaire

Il n'existe pas d'inventaire centralisé des DTSF. Les inventaires tenus par les directions générales manquent de cohérence et comportent parfois des erreurs.

Chaque grande unité organisationnelle à l'ACDI tient ses propres inventaires, que ce soit au moyen d'une simple feuille de calcul électronique ou d'une base de données plus complexe. Il a été noté que le service des télécommunications de la Direction générale du dirigeant principal des finances ne tient pas un relevé d'inventaire centralisé des DTSF à l'échelle de l'Agence. Certaines unités organisationnelles de plus petite taille ne tiennent aucun compte d'inventaire. Par ailleurs, la plupart des inventaires tenus par les directions générales ne sont pas datés.

Le rapprochement des inventaires et des factures récentes provenant des deux principaux fournisseurs de services a mis au jour des erreurs mineures dans les inventaires de la plupart des directions générales, p. ex., des DTSF facturés mais ne figurant pas dans l'inventaire. L'équipe de vérification a mis en regard un échantillon de BlackBerry^® et de téléphones cellulaires avec les inscriptions figurant à l'inventaire, et tous les appareils étaient dûment consignés.

Aucun mécanisme n'est en place pour faire rapport des inventaires, de l'utilisation des DTSF et des coûts afférents à l'échelle de l'Agence. Les rapports de gestion des fournisseurs présentant la facturation en bloc de l'Agence n'ont pas fait l'objet d'une analyse, ce qui élimine la possibilité de repérer et de réaliser d'éventuelles économies de coûts ou d'autres améliorations.

Recommandation 2 :

Le dirigeant principal des finances devrait veiller à ce qu'un inventaire exact et complet des DTSF soit établi et tenu à jour à l'échelle des directions générales comme de l'Agence.

d) Vérification de comptes

La vérification des comptes pour les factures de fournisseurs de services, quoique généralement efficace, n'est pas effectuée de manière systématique à l'Agence.

La fonction de vérification des comptes se rapportant aux DTSF a été décentralisée en avril 2007 et, depuis, ce sont les directions générales qui s'occupent de vérifier l'utilisation qui est faite des dispositifs et de régler les factures applicables. Les fournisseurs de services présentent leurs factures à l'Agence chaque mois. Les factures sont transmises au titulaire du compte (le plus souvent, une direction générale), qui veille à acquitter les frais de service à partir de son propre budget de fonctionnement. Le personnel administratif des directions générales vérifie les comptes et s'assure que la facture ne comporte pas d'erreur et que l'ACDI paie strictement les services se rapportant à ses appareils. Les factures contiennent un sommaire de l'utilisation des appareils ainsi que des états individuels détaillés relatifs à chaque appareil.

Un échantillon de vérification a permis d'examiner le processus de vérification des comptes mis en œuvre dans cinq directions générales. Quatre d'entre elles confirment qu'elles comparent les factures mensuelles reçues avec l'inventaire de leurs dispositifs, de façon à s'assurer de ne payer que pour les services fournis. Puisque cette pratique n'est pas appliquée uniformément, il se peut que l'ACDI assume des coûts associés à des appareils qui ne lui appartiennent pas.

L'examen des frais de services réglés entre avril 2007 et septembre 2008 a mis en évidence deux montants exceptionnellement élevés totalisant, dans le cas d'un appareil, plus de 6 500 $ pour juin et juillet 2007. Ces montants ont fait l'objet d'une enquête interne : d'après le rapport qui en a découlé, le module d'identité d'abonné d'un BlackBerry^® de l'ACDI a été volé et utilisé dans un autre appareil en Chine. La direction générale a indiqué que l'appareil en question avait été déclaré excédentaire en janvier 2006, puis retiré de son inventaire. L'Agence a toutefois continué de payer les frais de service mensuels, y compris au cours des deux mois (avril et mai 2007) précédant l'utilisation frauduleuse de l'appareil. Le rapprochement des factures et de l'inventaire aurait permis à la direction générale de constater qu'elle assumait des frais liés à un appareil ne faisant plus partie de son inventaire et donc de rapidement corriger le tir.

Il ressort également de l'examen des cinq directions générales que la personne exerçant le pouvoir de dépenser (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques) relativement au règlement des coûts des utilisateurs détenait elle-même un BlackBerry^® de l'Agence. Or la politique du Conseil du Trésor en matière de vérification des comptes précise que « Nul ne peut exercer le pouvoir de dépenser une somme dont il ou elle peut bénéficier personnellement, directement ou indirectement ». Cette contravention à la politique a été signalée aux personnes en cause ainsi qu'au personnel de la Direction générale du dirigeant principal des finances, qui a promis de traiter de cette question dans la prochaine directive sur la vérification des comptes.


Recommandation 3 :

Le dirigeant principal des finances devrait mettre au point des processus normalisés de vérification des comptes pour les DTSF ― p. ex. la comparaison des comptes avec les inventaires ― afin de promouvoir des pratiques rigoureuses à l'échelle de l'Agence et faire en sorte que celle-ci paie seulement pour les services fournis.


Recommandation 4 :

Le dirigeant principal des finances devrait mettre à jour la directive de l'Agence sur la vérification des comptes en ce qui concerne l'exercice du pouvoir de dépenser pour régler les factures des DTSF, de manière à éviter les conflits d'intérêts et de correctement répartir les responsabilités.

e) Suivi de l'utilisation

Le suivi de l'utilisation des DTSF à l'Agence pourrait être plus cohérent et plus efficace au niveau des coûts.

Les frais de services mensuels pour 2008-2009 se répartissent comme suit :



Il ressort de l'examen de la facturation mensuelle au cours de cette période que dans 55 cas les frais mensuels dépassent 500 $. Leur ventilation révèle que 76 % de ces frais sont imputables à l'itinérance internationale, y compris les appels entrants, pourcentage près de quatre fois plus élevé que la moyenne habituelle de l'Agence (19 %).

En outre, 10 des 55 cas précités ― qui présentent également les deux factures mensuelles les plus élevées, aux montants de 4 332 $ et de 2 648 $ ― mettent en cause une série de téléphones cellulaires prêtés à court terme à n'importe quel employé de l'Agence. La Direction générale du dirigeant principal des finances a pris en charge les frais d'utilisation de ces téléphones sans les contester.

La Politique sur l'utilisation des dispositifs de télécommunication sans fil exige d'utiliser les DTSF à des fins autorisées, soit : les affaires du gouvernement, les activités professionnelles menées pour le compte du gouvernement, les situations d'urgence et l'usage individuel lorsque les activités professionnelles l'imposent. Les utilisateurs doivent rembourser à l'Agence les frais imputés à toute autre fin. Les directives recommandent aux utilisateurs de surveiller leur utilisation personnelle des DTSF en consultant les relevés d'appels détaillés; elles confient aux gestionnaires la responsabilité de passer en revue à intervalles réguliers ces relevés et d'autres rapports sur la gestion des services sans fil afin de vérifier que l'utilisation des DTSF est judicieuse et conforme à la politique.

L'équipe de vérification s'est intéressée au processus de suivi de l'utilisation personnelle des DTSF dans neuf directions générales. Bien que toutes pratiquent un suivi sous une forme ou une autre, leur approche varie : certaines soumettent les factures mensuelles détaillées aux utilisateurs, d'autres se contentent de demander des explications lorsque le montant facturé est particulièrement élevé. Une direction générale a trouvé qu'il était coûteux d'associer un examen mensuel des factures au processus de paiement et que cela retardait l'acquittement des comptes. Deux directions générales soumettent les factures détaillées aux utilisateurs tous les six mois afin qu'ils déterminent eux-mêmes l'usage personnel qu'ils ont fait de l'appareil.

Les directions générales qui étudient surtout les factures élevées s'arrêtent habituellement à celles de plus de 100 $. Une analyse révèle que, sur 7 980 transactions de facturation mensuelles au cours de l'exercice 2008-2009, 686 dépassaient 100 $. Bien que ce nombre ne représente que 8,6 % du nombre total de transactions, il compte pour 37,6 % du montant total facturé. Étant donné que les transactions supérieures à 100 $ sont relativement peu nombreuses, il pourrait être indiqué et avantageux sur le plan des coûts d'utiliser ce montant à titre de seuil minimal dans le cadre du suivi de l'utilisation personnelle des DTSF. On pourrait ensuite prendre les mesures correctives nécessaires et recouvrer les sommes dues s'il y a lieu.

Recommandation 5 :

Le dirigeant principale des finances devrait mettre au point des processus de suivi normalisés et efficients aux fins de la détermination de l'utilisation personnelle.

Recommandation 6 :

Le dirigeant principal des finances (DPF) devrait évaluer la nécessité d'avoir recours au matériel, aux biens et aux appareils de l'Agence, y compris les dispositifs de télécommunications sans fil, et, au besoin, élaborer une politique générale pour faire en sorte qu'ils soient utilisés seulement à des fins professionnelles.

La politique et les directives sur l'utilisation des DTSF ne sont pas communiquées ni appliquées de façon systématique à l'Agence.

Aux termes des directives, l'agent des outils et systèmes opérationnels doit veiller à ce que les utilisateurs de sa direction générale obtiennent copie de la politique, des directives et de toute consigne relative à l'utilisation du dispositif, et à ce que chaque utilisateur signe le formulaire d'acceptation de responsabilité avant réception du dispositif. L'équipe de vérification a constaté que sur un échantillon de 17 cas dans cinq directions générales, le formulaire d'acceptation de responsabilité n'a été signé que pour 10 des 17 BlackBerry^® prêtés. Dans une des directions générales, le formulaire n'a pas été utilisé au cours de la période couverte par l'examen. Il est également arrivé que le formulaire soit signé par un adjoint administratif plutôt que par le titulaire du DTSF.

En vertu de la politique et des directives de l'Agence, les directions générales sont tenues de mettre en place des procédures internes pour communiquer avec les utilisateurs et suivre l'utilisation des DTSF faite par leur personnel. Dans les faits, peu de directions générales se sont dotées de telles procédures.

Recommandation 7 :

L'agent des outils et systèmes opérationnels doit veiller à ce que tous les utilisateurs de DTSF de sa direction générale, y compris dans le cas d'emprunts temporaires, reconnaissent avoir pris connaissance de la politique, des directives et de toute consigne relative à l'utilisation de ces appareils.

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Annexe 1 : Méthode d'échantillonnage pour la vérification des dispositifs de télécommunication sans fil (DTSF)

1. Analyse des tendances

La totalité des transactions de facturation (7 980) pour les 12 mois de l'exercice 2008-2009 ont été analysées à l'aide de ACL, une application logicielle d'échantillonnage et d'analyse de données aux fins de la vérification. L'analyse comprenait la répartition des frais de service, l'identification des gros utilisateurs et l'état d'utilisation des DTSF.

2. Examen des contrôles internes

Un sondage d'attributs a été effectué pour vérifier la présence et l'efficacité des contrôles internes dans la gestion des DTSF. Dix-sept BlackBerry et treize téléphones cellulaires ont été choisis au hasard pour la tenue d'examens détaillés, p. ex. vérification de l'existence réelle des appareils, vérification de l'analyse de rentabilisation. L'équipe a examiné, dans cinq directions générales, les processus de suivi de l'utilisation des DTSF et les méthodes de vérification des comptes (frais de services).

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Annexe 2 : Critères de vérification

Critères de vérification	Essentiellement respecté	Respecté en partie	Non respecté
Des politiques ou des lignes directrices sont en place pour encadrer la gestion des dispositifs de télécommunication sans fil (DTSF).	■
L'achat des DTSF destinés à des utilisateurs ne faisant pas partie du groupe de la direction repose sur des besoins opérationnels approuvés et documentés.		■
L'Agence dispose d'un inventaire exact et complet de ses DTSF.		■
L'Agence dispose d'un nombre suffisant de DTSF pour répondre de manière efficace et efficiente aux besoins.	■
Les prêts de DTSF à long terme et à court terme sont dûment enregistrés, suivis et mis à jour au fil des changements d'effectif.	■
L'utilisation des DTSF fait l'objet d'un suivi aux fins d'une efficacité et d'une efficience accrues. Sont ainsi évités tant les coûts excessifs que les situations de non-utilisation.		■
Les montants facturés pour l'utilisation des DTSF font l'objet d'une vérification. Il est fait preuve de diligence raisonnable avant d'exercer le pouvoir de dépenser. L'utilisation personnelle des DTSF est répertoriée et son coût est remboursé à l'ACDI.		■
L'utilisation des DTSF est conforme à la politique de l'ACDI, et cette conformité fait l'objet d'un suivi.		■

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Annexe 3 : Sommaire des recommandations et plan d'action de la direction

No	Recommandations	Responsabilité	Plans d'action proposés par la direction	Date cible
1	Le dirigeant principal des finances devrait veiller à ce que les gestionnaires responsables évaluent et étayent les besoins opérationnels au moment d'autoriser l'achat de DTSF destinés à des employés ne faisant pas partie du groupe de la direction.	Dirigeant principal des finances	La Direction générale du dirigeant principal des finances collaborera avec la DGGIT pour s'assurer que les DTSF sont confiés à cette catégorie d'employés uniquement sur présentation des justificatifs appropriés. La politique et les directives insisteront sur la nécessité de justifier le prêt de tous les DTSF.	31 janvier 2010
2	Le dirigeant principal des finances devrait veiller à ce qu'un inventaire exact et complet des DTSF soit établi et tenu à jour à l'échelle des directions générales comme de l'Agence.	Dirigeant principal des finances	La Direction générale du dirigeant principal des finances collaborera avec la DGGIT pour effectuer un suivi adéquat des DTSF grâce à l'établissement d'un inventaire à l'échelle de l'Agence qui sera géré par la DGGIT, assorti des documents et procédures nécessaires pour tenir cet inventaire à jour.	31 janvier 2010
3	Le dirigeant principal des finances devrait mettre au point des processus normalisés de vérification des comptes pour les DTSF - p. ex., la comparaison des comptes avec les inventaires - afin de promouvoir des pratiques rigoureuses à l'échelle de l'Agence et faire en sorte que celle-ci paie seulement pour les services fournis.	Dirigeant principal des finances	Une nouvelle directive sur la vérification des comptes est en cours d'élaboration. Elle comportera une section consacrée aux processus de vérification applicables aux DTSF, y compris la comparaison des comptes avec les inventaires et la répartition adéquate des responsabilités.	31 janvier 2010
4	Le dirigeant principal des finances devrait mettre à jour la directive de l'Agence sur la vérification des comptes en ce qui concerne l'exercice du pouvoir de dépenser pour régler les factures des DTSF, de manière à éviter les conflits d'intérêts et de correctement répartir les responsabilités.	Dirigeant principal des finances	Une nouvelle directive sur la vérification des comptes est en cours d'élaboration. Elle comportera une section consacrée aux processus de vérification applicables aux DTSF, y compris la comparaison des comptes avec les inventaires et la répartition adéquate des responsabilités.	31 janvier 2010
5	Le dirigeant principal des finances devrait mettre au point des processus de suivi normalisés et efficients aux fins de la détermination de l'utilisation personnelle.	Dirigeant principal des finances	La Direction générale du dirigeant principal des finances rédigera une directive à l'intention des gestionnaires décrivant la marche à suivre pour assurer un suivi adéquat de l'utilisation des DTSF.	31 janvier 2010
6	Le dirigeant principal des finances (DPF) devrait évaluer la nécessité d'avoir recours au matériel, aux biens et aux appareils de l'Agence, y compris les dispositifs de télécommunications sans fil, et, au besoin, élaborer une politique générale pour faire en sorte qu'ils soient utilisés seulement à des fins professionnelles.	Dirigeant principal des finances	Le DPF consultera les directions générales pour déterminer quels articles sont les plus susceptibles d'être utilisés à des fins non professionnelles et pour évaluer le préjudice possible que cette utilisation causerait à l'Agence. Au besoin, une politique générale sera élaborée pour informer les utilisateurs et pour surveiller et restreindre l'utilisation de ces appareils à des fins professionnelles.	31 mai 2010
7	L'agent des outils et systèmes opérationnels doit veiller à ce que tous les utilisateurs des DTSF de sa direction générale, y compris dans le cas d'emprunts temporaires, reconnaissent avoir pris connaissance de la politique, des directives et de toute consigne relative à l'utilisation de ces appareils.	Dirigeant principal des finances	La directive précitée indiquera également la marche à suivre pour faire en sorte que les utilisateurs temporaires des DTSF soient informés de toutes les directives et aient en main les instructions nécessaires relativement à la gestion des DTSF.	31 janvier 2010

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Annexe 4 : Liste d'acronymes et d'abréviations

Direction générale

Directions générales ou autres unités organisationnelles de l'ACDI

AOSO

Agent des outils et systèmes opérationnels

DPF

Dirigeant principal des finances

ACDI

Agence canadienne de développement international

DPI

Dirigeant principal de l'information

LGFP

Loi sur la gestion des finances publiques

CRG

Cadre de responsabilisation de gestion

DGGIT

Direction générale de la gestion de l'information et de la technologie

SCT

Secrétariat du Conseil du Trésor

DTSF

Dispositifs de télécommunications sans fil

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Formats de rechange

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