Vérification interne de la gestion des ordinateurs portatifs

Sommaire

1.0 Contexte
2.0 Objectif, portée et approche de la vérification
3.0 Critères de vérification
4.0 Principales constatations et recommandations

Annexe 1 : Critères de vérification et synthèse des constatations
Annexe 2 : Sommaire des recommandations et plan d'action de la direction
Annexe 3 : Sigles, Acronymes ou abréviations

Sommaire

Contexte

La vérification des ordinateurs portatifs a été autorisée dans le cadre du plan de vérification de l'ACDI pour l'exercice 2008-2009. À l'origine, la portée de cette vérification visait les ordinateurs portatifs et les dispositifs de télécommunications sans fil. Au terme d'une discussion avec le dirigeant principal des finances, on a toutefois convenu de préparer des rapports de vérification distincts pour les ordinateurs portatifs et pour les dispositifs de télécommunications sans fil.

Selon les renseignements fournis par la Direction générale de la gestion de l'information et de la technologie (DGGIT) le 8 novembre 2008, l'Agence possède 492 ordinateurs portatifs, dont la valeur est estimée à un million de dollars.

Les achats d'ordinateurs portatifs sont effectués de manière centralisée par la DGGIT. Les responsabilités relatives à l'utilisation, à l'entretien quotidien et à la gestion de ces ordinateurs incombent à chacune des directions générales qui les utilisent. Les ordinateurs portatifs sont généralement utilisés par les employés en voyages d'affaires.

Objectif de la vérification

L'objectif de la vérification est de déterminer, avec une assurance raisonnable, si les principales mesures de contrôle de la gestion des ordinateurs portatifs de l'ACDI ont été mises en place, si elles fonctionnent efficacement, et si ces éléments d'actif ne constituant pas des immobilisations sont gérés de façon efficace.

Sommaire des constatations

• L'Agence n'a établi aucune politique ni directive générale concernant l'acquisition, le contrôle des stocks et l'élimination des ordinateurs portatifs.
• Aucun inventaire central des ordinateurs portatifs n'a été dressé, et les dénombrements effectués par les directions générales ne sont pas toujours exacts.
• Bien que les achats d'ordinateurs portatifs soient effectués conformément à des procédures internes établies, les besoins organisationnels ne sont pas étayés de manière substantielle dans la plupart des cas.
• Les prêts à court terme d'ordinateurs portatifs sont généralement bien contrôlés.
• L'élimination des ordinateurs portatifs s'effectue conformément aux directives des organismes centraux.

Énoncé d'assurance

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, les procédures de vérification suivies et les éléments de preuve recueillis sont suffisants et permettent d'appuyer l'exactitude des conclusions exposées dans le présent rapport. Ces conclusions se fondent sur un examen des circonstances, telles qu'elles existaient au moment de la vérification, à la lumière des critères établis et approuvés par la direction. Les conclusions ne s'appliquent qu'aux domaines examinés. Les éléments de preuve ont été recueillis conformément à la politique, aux lignes directrices et aux procédures de vérification interne du Conseil du Trésor et ils sont suffisants pour corroborer les constatations et les conclusions incluses dans le présent rapport de vérification interne.

Conclusion

Aucune mesure de contrôle de la gestion des ordinateurs portatifs n'a été mise en place. Ces éléments d'actif ne constituant pas des immobilisations ne sont pas administrés de façon efficace, en raison de l'inexistence de politiques ou de directives établies par l'Agence, ainsi que de l'absence d'un inventaire exact des stocks d'ordinateurs.

Les mesures de contrôle visant les prêts d'ordinateurs et l'élimination des appareils sont adéquates et fonctionnent comme prévu.

Dirigeant de la vérification de l'ACDI

---

1.0 Contexte

Les ordinateurs portatifs sont utilisés aux fins d'activités professionnelles par les membres du personnel de l'Agence qui sont en voyages d'affaires. Ces appareils, qui servent également à donner des présentations, peuvent être utilisés temporairement aux fins de travail à la maison. Selon les renseignements fournis par la Direction générale de la gestion de l'information et de la technologie (DGGIT), l'Agence possédait, le 8 novembre 2008, 492 ordinateurs portatifs, dont la valeur totale est estimée à un million de dollars. Ces ordinateurs sont répartis entre les différentes unités organisationnelles comme suit :

Unité organisationnelle	Nombre d'employés	Nombre d'ordinateurs portatifs	Moyenne d'employés par ordinateur portatif
Bureaux des dirigeants	78	16	4,88
Direction générale des politiques stratégiques et du rendement	118	37	3,19
Direction générale des communications	75	27	2,78
DGGIT	178	16	11,13
DGRHSC *	247	78	3,17
Direction générale de l'Asie **	95	75	1,27
Direction générale de l'Afrique **	165	74	2,23
Direction générale des Amériques **	125	60	2,08
Direction générale de l'Europe, du Moyen-Orient et du Maghreb **	82	40	2,05
Groupe de travail sur l'Afghanistan	80	32	2,50
Direction générale des programmes multilatéraux et mondiaux	94	13	7,23
Direction générale du partenariat canadien	118	24	4,92
Total	1 455	492	2,96

* Les renseignements fournis par la DGGIT comprenaient les données relatives à l'ancienne Direction générale des ressources humaines et des services corporatifs (DGRHSC), plutôt que celles de la Direction générale du dirigeant principal des finances et de la Direction générale des ressources humaines. Le nombre d'ordinateurs détenus par le Bureau du dirigeant de la vérification et par les Services juridiques est également compris dans ces renseignements.

** Constituant la nouvelle Direction générale des programmes géographiques, ces quatre unités organisationnelles possèdent 249 des 492 ordinateurs portatifs, ce qui représente cinquante et 51 % du nombre total d'appareils.

Tel que mentionné dans le présent rapport de vérification (section 4.3), il a été impossible de vérifier l'exactitude des dénombrements ou des inventaires avec suffisamment de certitude.

Les achats d'ordinateurs portatifs sont la responsabilité exclusive de la DGGIT, qui applique les accords d'approvisionnement négociés avec TPSGC, les coûts afférents étant assumés à même le budget des directions générales requérantes. Étant la propriété de ces directions générales, les ordinateurs sont prêtés aux employés, à court ou à long terme, aux fins d'activités professionnelles. Une fois devenus désuets, les ordinateurs sont retournés à la DGGIT, qui les cédera au Programme des ordinateurs pour les écoles.

---

2.0 Objectif, portée et approche de la vérification

Objectif de la vérification

L'objectif de la vérification est de déterminer, avec une assurance raisonnable, si les principales mesures de contrôle de la gestion des ordinateurs portatifs de l'ACDI ont été mises en place, si elles fonctionnent efficacement, et si ces éléments d'actif ne constituant pas des immobilisations sont gérés de façon efficace.

Portée de la vérification

La vérification portait sur la gestion générale des ordinateurs portatifs, tant à l'échelle de l'Agence qu'au niveau des directions générales. Cette vérification a également porté sur les inventaires communiqués le 8 novembre 2008.

La vérification abordait par ailleurs la question de la sécurité des ordinateurs portatifs. Les résultats sont présentés dans un autre rapport de vérification interne (sécurité des TI).

Approche de la vérification

La vérification prévoyait des entrevues avec les membres du personnel qui participent à l'achat des ordinateurs portatifs (Section des marchés de la DGGIT) et ceux qui s'occupent de la gestion de ces ordinateurs au sein des directions générales (gestionnaires, Gestion de l'information; agents, Outils et systèmes de gestion). La vérification comportait également un examen des documents d'achat d'ordinateurs sélectionnés, des relevés d'inventaire et de l'existence matérielle des appareils. Un échantillon de 21 ordinateurs sélectionnés au hasard a été constitué aux fins d'essais poussés, et sept directions générales ont été retenues en vue d'un examen des procédures connexes.

---

3.0 Critères de vérification

Les critères de vérification (annexe 1) se fondent sur les mesures de contrôle escomptées au terme de l'évaluation des contrôles et des risques. Les critères de vérification ont été débattus, puis établis de concert par le dirigeant principal des finances et le dirigeant principal de l'information.

---

4.0 Principales constations et recommandations

4.1 Politique et ligne directrice

Au sein de l'Agence, il n'existe aucune politique ni directive officielle qui traite spécifiquement de l'achat, du contrôle, de l'utilisation et de l'élimination des ordinateurs portatifs.

La Politique du Conseil du Trésor (CT) sur la gestion du matériel (1er novembre 2006) exige des administrateurs généraux, tels que le président de l'ACDI, qu'ils mettent en place un cadre de gestion du matériel. Ce cadre est constitué, entre autres éléments, de structures, de politiques et de pratiques appropriées de reddition de comptes et de prise de décisions, ainsi que de systèmes d'information sur la gestion, les finances et le matériel. Selon la définition présentée dans la Politique, le matériel regroupe tous les biens meubles, y compris les ordinateurs portatifs.

Étant donné que les ordinateurs portatifs ― des éléments d'actif ne constituant pas des immobilisations ― sont des appareils attrayants, on s'attendait à ce que l'Agence ait une politique ou une directive portant spécifiquement sur l'acquisition, le contrôle, l'utilisation et l'élimination de ces appareils et qui ferait écho à la politique du CT. Outre les Lignes directrices de l'ACDI relatives à l'utilisation des médias électroniques (2003), qui portent sur l'utilisation appropriée du matériel informatique de l'Agence tel que les ordinateurs portatifs, aucune autre politique, directive ou ligne directrice n'a été recensée. Qui plus est, l'ACDI ne disposait d'aucune politique ni d'aucun cadre de travail relatif à la gestion du matériel, comme l'exige la politique du CT.

Malgré l'absence de politiques et de directives, les employés de l'ACDI obéissent à un ensemble de procédures non écrites (qui sont décrites à la section 4.2 du présent rapport), lesquelles semblent être généralement bien respectées.

Les achats d'ordinateurs portatifs sont effectués de manière centralisée par la DGGIT, qui applique les accords d'approvisionnement négociés avec TPSGC relativement aux achats réclamés par les directions générales au moyen du système de demandes de service. C'est également la DGGIT qui reçoit tous les nouveaux ordinateurs portatifs et qui installe les logiciels nécessaires à leur bon fonctionnement. Les directions générales requérantes assument les coûts des appareils, et elles sont censées assurer le contrôle de ces éléments d'actif ne constituant pas des immobilisations. Elles dressent également leurs propres inventaires, établissent leurs propres systèmes de contrôle des prêts et veillent à ce que les ordinateurs fonctionnent correctement. Au terme de leur vie utile, les ordinateurs sont retournés à la DGGIT, qui les cédera au Programme des ordinateurs pour les écoles.

Il serait donc nécessaire de définir une politique de façon à garantir l'application de pratiques de gestion uniformes et l'utilisation efficace des ordinateurs portatifs.

Les lacunes constatées au chapitre de la documentation des besoins organisationnels en matière d'achats (section 4.2)et de contrôle des stocks (section 4.3) illustrent la nécessité de disposer de politiques ou de directives claires sur la gestion des ordinateurs portatifs. La politique ou le cadre de gestion devrait définir des règles claires de reddition de comptes et de prise de décisions et faire état de la nécessité de créer un système d'information, de communiquer clairement les pouvoirs et de départager les responsabilités.

Recommandation 1 :

Le dirigeant principal des finances, avec l'aide du dirigeant principal de l'information, devrait préparer un document de politique ou un cadre de gestion relatif aux ordinateurs portatifs et veiller à sa mise en oeuvre adéquate au moment opportun.

Recommandation 2 :

Le dirigeant principal des finances (DPF) devrait évaluer la nécessité d'avoir recours au matériel, aux biens et aux appareils de l'Agence, y compris les ordinateurs portables, et, au besoin, élaborer une politique générale pour faire en sorte qu'ils soient utilisés seulement à des fins professionnelles.

4.2 Besoins opérationnels et approvisionnements

Les directions générales et les autres unités organisationnelles qui demandent d'acheter des ordinateurs portatifs font rarement état des besoins organisationnels à l'origine de leurs demandes d'achat.

Le processus normal d'achat d'un ordinateur portatif débute par la préparation, par la direction générale requérante, d'une demande de service adressée à la DGGIT. Le système de demandes de service est un processus officiel qui a été établi par la DGGIT pour permettre aux unités organisationnelles de présenter une demande écrite relative à l'achat d'un nouveau produit ou service ou au remplacement d'un produit ou service existant. La demande de service doit faire état du besoin organisationnel à l'origine de la demande d'achat.

La DGGIT passe en revue les demandes de service, sans toutefois les approuver, puis informe le requérant au sujet du modèle d'ordinateur portatif dont l'utilisation est actuellement autorisée à l'Agence. Le requérant remplit ensuite un formulaire de demande de services administratifs relatifs à l'achat demandé, fait approuver ce formulaire par un agent auquel les pouvoirs de signature pertinents ont été délégués, puis le transmet à la Section des marchés de la DGGIT. Celle-ci commandera les ordinateurs portatifs auprès du fournisseur autorisé, qui les livrera ensuite à l'ACDI. La commande, les documents de réception et la facture sont acheminés à la direction générale requérante aux fins de paiement, tandis que la DGGIT retient les appareils en vue d'y installer les logiciels requis. Une fois cette étape terminée, les ordinateurs sont remis à la direction générale requérante.

On a examiné la totalité 35 demandes de service [totalisant 139 appareils] présentées relativement à l'achat d'ordinateurs portatifs au cours de la période allant d'avril 2007 à mars 2009. Seulement huit de ces demandes [totalisant 21 ordinateurs] comportaient une indication claire des besoins organisationnels à l'origine de la demande d'achat. La DGGIT ne s'est toutefois pas inquiétée de l'absence de ces renseignements dans les demandes de service.

Il convient tout particulièrement d'attirer l'attention sur l'achat, en février 2008, de 23 ordinateurs portatifs par la DGGIT. La demande de service soumise par la DGGIT le 11 janvier 2008 faisait mention d'« achats de fin d'exercice » et ne présentait aucune description des besoins organisationnels prévus. On n'a trouvé aucun autre document expliquant clairement la nécessité d'acheter 23 ordinateurs portatifs.

La DGGIT soutient qu'elle s'est procurée ces ordinateurs afin de disposer de stocks d'appareils fonctionnels dans l'éventualité où les directions générales présenteraient des demandes de service relatives à l'achat de nouveaux ordinateurs. Un examen des demandes de service effectué après l'achat de ces appareils (de mars 2008 à mars 2009) a révélé qu'aucun ordinateur portatif n'a fait l'objet d'un transfert. On a cependant constaté, dans les pièces de journal, que dix de ces ordinateurs ont été transférés aux directions générales à la fin de l'exercice 2009. La DGGIT n'a pas ajouté ces 23 appareils à l'inventaire de ses stocks au moment de leur achat. Qui plus est, elle n'a pas été en mesure, au moment de la vérification, de fournir des éléments de preuve précisant ce qu'il était advenu des treize autres ordinateurs depuis leur acquisition.

Les documents d'achat associés à trois des appareils sélectionnés aux fins d'essais ont été examinés, puis jugés conformes.

Recommandation 2 :

Avant l'achat de tout ordinateur portatif, les directions générales requérantes devraient remettre à la DGGIT une analyse de rentabilisation documentée et approuvée.

4.3 Inventaire

Aucun inventaire complet et exact des stocks d'ordinateurs portatifs n'a été dressé pour l'ensemble de l'Agence ou des directions générales.

La Politique du Conseil du Trésor sur la gestion du matériel exige de l'Agence qu'elle dispose d'un système d'information sur la gestion du matériel qui permet de recueillir et de générer des données complètes et exactes sur les biens matériels. Dans le cas des ordinateurs portatifs, on s'attendait à ce que l'ACDI ait dressé un inventaire complet et exact de ses stocks d'appareils, tant dans l'ensemble de l'Agence qu'à l'échelle des directions générales.

Bien que la DGGIT ait fait savoir, le 4 novembre 2008, que l'Agence possédait 492 ordinateurs portatifs, il a été impossible de confirmer l'exactitude de ce nombre. Un examen des renseignements justificatifs fournis a révélé que les directions générales ne tiennent pas leurs inventaires à jour de manière constante et qu'aucun de ces inventaires ne comporte de date. Les inventaires de certaines directions générales présentaient d'ailleurs des données différant des renseignements détaillés fournis par la DGGIT, et l'une de ces directions générales n'avait pas dressé d'inventaire complet de ses stocks. Dans une situation particulière, il a été constaté qu'un ordinateur portatif qu'on croyait avoir envoyé à la DGGIT aux fins d'élimination avait été prêté à long terme à un employé. En outre, tel que mentionné précédemment, les 23 ordinateurs portatifs achetés par la DGGIT n'avaient pas été ajoutés à l'inventaire des stocks.

On a constitué un échantillon de 25 ordinateurs portatifs sélectionnés au hasard, puis communiqué avec les directions générales afin de confirmer l'existence de ces appareils. Quatre d'entre eux ont été retirés de l'échantillon, car ils provenaient de la direction générale qui n'avait dressé aucun inventaire. On a ensuite confirmé l'existence de 18 des 21 ordinateurs restants au terme d'un examen matériel ou d'autres processus. En ce qui concerne les trois derniers ordinateurs, deux d'entre eux avaient été éliminés, mais figuraient néanmoins à l'inventaire des stocks, tandis que le dernier avait été perdu. L'absence d'un inventaire complet et exact des stocks de l'Agence et le manque d'inventaires exacts à l'échelle des directions générales donnent à penser que l'Agence ne connaît ni l'ampleur, ni la valeur, ni l'ancienneté de ses investissements en matière d'ordinateurs portatifs, ce qui signifie que les pertes d'appareils risquent de passer inaperçues.

Deux plans de rechange ont été portés à notre attention relativement à la question de l'inventaire des stocks d'ordinateurs portatifs. Premièrement, la DGGIT entend centraliser le contrôle matériel et le prêt de tous les ordinateurs portatifs dans l'ensemble de l'Agence, ce qui inclut la tenue à jour d'un inventaire complet et exact. L'échéance de cette initiative a été fixée au mois de décembre 2009. Deuxièmement, le contrôle matériel et le prêt de tous les ordinateurs portatifs de la Direction générale des programmes géographiques, qui incombent actuellement aux quatre grandes sections de celle-ci, seraient concentrés à la Direction générale, ce qui comprendrait l'utilisation du système d'inventaire de la Direction générale de l'Afrique, ainsi qu'un examen matériel de tous les ordinateurs portatifs afin de confirmer l'exactitude de l'inventaire.

Recommandation 4 :

La Direction générale de la gestion de l'information et de la technologie devrait dresser et tenir à jour un inventaire panorganisationnel complet et exact des stocks d'ordinateurs portatifs qu'elle a achetés ou qu'elle a en sa possession. La réalisation d'un tel inventaire prévoirait la détermination de renseignements sur les appareils, les dates et les coûts d'achat, les propriétaires actuels et l'élimination éventuelle des appareils.

Recommandation 5 :

Chaque direction générale devrait dresser ou mettre à jour l'inventaire de ses stocks d'ordinateurs portatifs, puis confirmer l'existence de chacun de ces appareils au moyen d'une inspection matérielle.

4.4 Prêts

Les prêts à court terme d'ordinateurs portatifs sont généralement bien contrôlés, mais les systèmes de contrôle de ces prêts ne présentent pas l'uniformité requise.

De façon à s'assurer que l'inventaire des stocks d'ordinateurs portatifs fait l'objet d'un contrôle adéquat, les directions générales devraient mettre en place un système normalisé permettant de consigner et de contrôler les appareils prêtés aux employés, ainsi que de garantir leur retour au moment opportun.

Deux directions générales utilisent le système de gestion des documents papier aux fins de contrôle des prêts d'ordinateurs portatifs, un numéro de dossier étant attribué à chaque appareil. Trois autres directions générales utilisent également un système d'inventaire (base de données ou chiffrier) pour consigner les prêts, tandis qu'une autre se sert d'un système manuel pour contrôler les prêts. Les directions générales demandent normalement à l'employé de signer le formulaire de prêt de matériel de manière à confirmer l'acceptation du prêt et le retour de l'appareil.

Les dossiers de prêt associés aux ordinateurs portatifs inclus dans l'échantillon ont été examinés, puis jugés conformes.

Puisque les prêts d'ordinateurs portatifs sont bien contrôlés, aucune recommandation n'a été formulée à ce sujet.

4.5 Élimination des ordinateurs portatifs

L'Agence se départit des ordinateurs portatifs conformément aux directives du Conseil du Trésor.

La Directive du Conseil du Trésor sur l'aliénation du matériel en surplus exige de l'Agence qu'elle offre tous ses ordinateurs portatifs en surplus au Programme des ordinateurs pour les écoles d'Industrie Canada.

Les directions générales acheminent leurs vieux ordinateurs portatifs toujours fonctionnels à la DGGIT, aux fins d'élimination adéquate. La DGGIT a confirmé que ces vieux appareils sont remis au Programme des ordinateurs pour les écoles après que tous les logiciels en ont été retirés.

Il arrive à l'occasion que les ordinateurs portatifs de l'Agence soient irréparables, perdus ou volés. Dans les cas de pertes ou de vols, les directions générales signalent la situation aux services de sécurité de l'Agence. La sécurité matérielle des ordinateurs portatifs a été traitée dans le cadre de la vérification de la sécurité des TI (2009). Parmi les six directions générales jointes, deux ont mentionné qu'elles avaient perdu un total de cinq ordinateurs portatifs depuis avril 2007 et qu'elles avaient signalé ces pertes aux services de sécurité. Aucune de ces pertes n'a toutefois été consignée aux Comptes publics du Canada 2007-2008. Depuis le début du nouvel exercice financier cependant, le Bureau du DPF a établi, puis suivi une nouvelle procédure de signalement des pertes.

Puisque l'élimination des ordinateurs portatifs se déroule conformément aux directives et que la direction a pris les mesures correctives nécessaires pour assurer la consignation des pertes dans les Comptes publics du Canada, aucune recommandation n'a été formulée à ce sujet.

---

Annexe 1 : Critères de vérification et synthèse des constatations

Critère de vérification	Généralement respecté	Respecté en partie	Non respecté
Des politiques ou des lignes directrices ont été élaborées relativement à la gestion des ordinateurs portatifs.		■
L'achat d'ordinateurs portatifs se fonde sur des besoins organisationnels documentés et approuvés.		■
Un inventaire exact et complet des stocks d'ordinateurs portatifs a été dressé.		■
Le nombre d'ordinateurs portatifs est suffisant pour combler efficacement les besoins.		■
Les prêts d'ordinateurs portatifs sont correctement consignés et surveillés.	■
Les ordinateurs perdus, volés ou endommagés sont signalés de façon adéquate.		■
L'utilisation des ordinateurs portatifs est surveillée afin d'en garantir l'efficacité et les appareils sont utilisés conformément aux Lignes directrices de l'ACDI relatives à l'utilisation des médias électroniques.	■
Les ordinateurs portatifs sont éliminés conformément aux politiques gouvernementales, après que toutes les données et tous les logiciels de l'ACDI en ont été supprimés.	■
Les ordinateurs portatifs sont gérés comme des éléments d'actif assujettis à un cycle de vie.		■

---

Annexe 2 : Sommaire des recommandations et plan d'action de la direction

N°	Recommandation	Responsabilité	Plans d'action proposés par la direction	Date cible
1	Le dirigeant principal des finances, avec l'aide du dirigeant principal de l'information, devrait préparer un document de politique ou un cadre de gestion relatif aux ordinateurs portatifs et veiller à sa mise en œuvre adéquate au moment opportun.	Dirigeant principal des finances	De concert avec le dirigeant principal de l'information, le dirigeant principal des finances évaluera les besoins en matière d'élaboration de politiques relatives aux ordinateurs portatifs, ébauchera les politiques nécessaires et les mettra en œuvre de façon adéquate et au moment opportun.	31 mars 2010
2	Le dirigeant principal des finances (DPF) devrait évaluer la nécessité d'avoir recours au matériel, aux biens et aux appareils de l'Agence, y compris les ordinateurs portables, et, au besoin, élaborer une politique générale pour faire en sorte qu'ils soient utilisés seulement à des fins professionnelles.	Dirigeants des directions générales	Le DPF consultera les directions générales pour déterminer quels articles sont les plus susceptibles d'être utilisés à des fins non professionnelles et pour évaluer le préjudice possible que cette utilisation causerait à l'Agence. Au besoin, une politique générale sera élaborée pour informer les utilisateurs et pour surveiller et restreindre l'utilisation de ces appareils à des fins professionnelles.	31 mai 2010
3	Avant l'achat de tout ordinateur portatif, les directions générales requérantes devraient remettre à la DGGIT une analyse de rentabilisation documentée et approuvée.	Chefs des DG	Les directions générales documenteront, dans leurs demandes de service, les motifs et les approbations à l'origine de leurs demandes d'achat d'ordinateurs portatifs.	Terminé
4	La Direction générale de la gestion de l'information et de la technologie devrait dresser et tenir à jour un inventaire panorganisationnel complet et exact des stocks d'ordinateurs portatifs qu'elle a achetés ou qu'elle a en sa possession. La réalisation d'un tel inventaire prévoirait la détermination des renseignements sur les appareils, les dates et les coûts d'achat, les propriétaires actuels et l'élimination éventuelle des appareils.	Dirigeant principal de l'information	La Direction générale de la gestion de l'information et de la technologie devrait dresser et tenir à jour un inventaire panorganisationnel complet et exact des stocks d'ordinateurs portatifs qu'elle a achetés ou qu'elle a en sa possession. La réalisation d'un tel inventaire prévoirait la détermination des renseignements sur les appareils, les dates et les coûts d'achat, les directions générales qui les utilisent et l'élimination éventuelle des appareils. Pour consolider davantage les contrôles dont ces appareils font l'objet, la DGGIT proposera de mettre de l'avant un projet consistant à établir un service centralisé de gestion des ordinateurs portatifs au sein de l'Agence. Si ce projet est approuvé, sa mise en œuvre pourrait se terminer d'ici le 31 mars 2010.	31 mars 2010
5	Chaque direction générale devrait dresser ou mettre à jour l'inventaire de ses stocks d'ordinateurs portatifs, puis confirmer l'existence de chacun de ces appareils au moyen d'une inspection matérielle.	Chefs des DG	Les directions générales ont mis à jour et continueront de mettre à jour l'inventaire de leurs stocks d'ordinateurs portatifs et en confirmeront périodiquement l'exactitude au moyen de vérifications matérielles.	Terminé
			La DGPG utilise actuellement une base de données MS Access normalisée en vue de regrouper les inventaires des stocks de matériel informatique de chaque direction régionale. Tous les ordinateurs portatifs seront inclus dans une base de données unique au sein de la DGPG.	30 septembre 2009

---

Annexe 3 : Sigles, Acronymes ou abréviations

DG

Directions générales et autres unités organisationnelles de l'ACDI

DPF

Dirigeant principal des finances

ACDI

Agence canadienne de développement international

DPI

Dirigeant principal de l'information

DGRHSC

Direction générale des ressources humaines et des services corporatifs

DGGIT

Direction générale de la gestion de l'information et de la technologie

TI

Technologie de l'information

TPSGC

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

SCT

Secrétariat du Conseil du Trésor

---

Formats de rechange

Note : Si vous ne pouvez accéder au format de rechange, veuillez visiter la page d'Aide.

Vérification interne de la gestion des ordinateurs portatifs (PDF 265 Ko, 16 pages)