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Rapport annuel de l'ACDI sur la Loi sur la protection des renseignements personnels 2008-2009
Table des matières
- Introduction / Mandat
- Structure organisationnelle (AIPRP)
- Délégation de pouvoirs
- Statistiques
- Sommaire du rapport statistique
- Évaluation des facteurs de la vie privée (EFVP)
- Couplage de données
- Formation
- Divulgation en vertu de l'article 8(2)(E) de la LPRP
- Divulgation en vertu de l'article 8(2)(F) et (G) de la LPRP
- Divulgation en vertu de l'article 8(2)(M) de la LPRP
- Aperçu de nouvelles et/ou mise à jour de politiques/procédures AIPRP)
- Sommaire des plaintes
- Sommaires des cas de cour fédérale
Introduction / Mandat
Conformément à l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels l'Agence canadienne de développement international (ACDI) dépose le présent rapport pour la période allant du 1er avril 2008 au 31 mars 2009.
Le rapport comprend un sommaire du rapport statistique, un aperçu de la structure organisationnelle de l'unité de l'AIPRP ainsi que des politiques institutionnelles la régissant, une description des activités de formation relatives à la protection des renseignements personnels, une brève description de la délégation des pouvoirs, les données essentielles sur les conseils en matière de renseignements personnels et sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, et un sommaire des plaintes et enquêtes dont l'ACDI a fait l'objet en matière de protection des renseignements personnels.
L'ACDI est la principale organisation fédérale responsable des politiques et de la programmation relative à l'assistance humanitaire et au développement. Elle a pour mandat de réduire la pauvreté, de promouvoir les droits de la personne et de favoriser le développement durable, conformément à la politique étrangère canadienne.
Le programme d'aide au développement du Canada fait la promotion des valeurs canadiennes : la compassion pour les plus démunis, la démocratie, la liberté, les droits de la personne, et la primauté du droit. Elle défend également les intérêts des Canadiens en contribuant à faire entendre la voix du Canada sur la scène internationale, en établissant des relations à long terme avec les économies émergentes, et en favorisant la paix et la sécurité mondiales. L'ACDI travaille de concert avec les partenaires du développement, les États fragiles, les pays en crise, les pays et régions sélectionnés, les institutions et le public canadien.
Structure organisationnelle (AIPRP)
L'unité de l'AIPRP compte maintenant dix (10) postes dont : une coordonnatrice, 3 analystes principaux, 4 analystes, un analyste subalterne ainsi qu'un commis. Cependant les départs de certains membres ont causé un manque d'effectifs au cours de l'exercice précédent.
Pour palier au manque d'effectifs au cours de l'exercice précédent (2007-08), l'unité de l'AIPRP a recruté des employés par le biais du processus de mutation et de compétition. Le processus de mutation permettait de combler, à l'automne 2008, le poste de conseillère principale en vie privée, de conseillère principale des opérations et d'analyste.
La coordonnatrice de l'AIPRP se rapporte à la secrétaire générale et a la responsabilité de superviser le travail et la qualité des documents communiqués par l'Agence.
L'équipe de l'AIPRP traite les demandes de la vie privée, les plaintes et les demandes informelles de l'Agence concernant l'application des politiques de confidentialité. Depuis l'ajout des nouveaux effectifs, elle se concentre plus sur la sensibilisation, la formation et la révision des processus d'attribution des tâches et de gestion des cas au sein de l'Agence. L'unité de l'AIPRP a débuté une initiative pilote afin d'améliorer le rendement des bureaux de première responsabilité (BPR) à répondre adéquatement et de façon ponctuelle aux demandes de la vie privée dans les délais prescrits par la Loi. Cette initiative pilote consiste à inciter les directions générales à identifier un agent de liaison qui assumera la responsabilité de transmettre des demandes aux BPR, d'effectuer un suivi assidu auprès des principaux intéressés, de coordonner leurs recommandations et de les acheminer dans les délais prescrits à l'unité de l'AIPRP. Cette initiative pilote s'est avérée un succès auprès des directions générales participantes, dont notamment le rendement en temps opportun du Groupe de travail sur l'Afghanistan, du Partenariat canadien, des Secteurs et Partenariats internationaux et de la Direction de l'information. Dans le prochain exercice (2009-10) nous irons de l'avant avec cette initiative afin de l'instaurer à travers toute l'Agence.
De plus, l'unité a l'intention de rédiger de nouvelles lignes directrices du processus de traitement des demandes de la vie privée au sein de l'Agence afin d'accroître l'efficacité et l'efficience du traitement des demandes. Ce nouveau mécanisme sera disponible lors du prochain exercice financier.
Délégation de pouvoirs
La présidente, le vice-président (affaires centrales), la secrétaire générale et la coordonnatrice ont les pleins pouvoirs. Or, le poste de vice-président (affaires centrales) n'existe plus à l'ACDI. Une révision des instruments de délégation est présentement en cours d'approbation afin de les actualiser aux besoins opérationnels présents. (Voir annexe B)
Statistiques
(Voir annexe A)
Sommaire du rapport statistique
i) Traitement des demandes faites au titre de la Loi sur protection des renseignements personnels
Au cours de la période allant du 1er avril 2008 au 31 mars 2009, l'ACDI a reçu et traité cinq (5) demandes au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels soumises en bonne et due forme.
En égard aux décisions concernant les demandes traitées, une demande a donné lieu à deux (2) divulgations complètes et deux (2) divulgations partielles des renseignements demandés. En ce qui a trait à la cinquième demande, elle ne pouvait être traitée car aucun document pertinent n'a été trouvé.
Les demandes ont été traitées dans les 30 jours suivant leur dépôt.
Évaluation des facteurs de la vie privée (EFVP)
Aucune évaluation des facteurs de la vie privée n'a été complétée en 2008-2009.
Couplage de données
NIL
Formation
En raison du manque de ressources humaines au sein de l'unité de l'AIPRP, les séances de formation et de sensibilisation relatives à l'application et l'interprétation des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont planifiées pour le prochain exercice financier.
Par contre, pour familiariser les nouveaux employés de l'ACDI à l'AIPRP, l'unité de la vie privée a participé aux séances de sensibilisation dans le cadre du cours « Bienvenue à l'ACDI ». Toutefois, afin d'être un chef de file en matière de formation, l'unité a conçu des séances de formation spécifiques pour chacun des intervenants organisationnels impliqués dans le traitement des demandes, dont notamment, une séance pour les cadres supérieurs, une autre pour les agents de liaison ainsi qu'une pour des sous-groupes d'employés. Ces séances de formation seront disponibles lors du prochain exercice financier (2009-10).
L'unité de l'AIPRP a l'intention d'offrir des sessions d'information obligatoires aux employés de l'Agence en 2009-2010.
Divulgation en vertu de l'article 8(2)(E) de la LPRP
NIL
Divulgation en vertu de l'article 8(2)(F) et (G) de la LPRP
NIL
Divulgation en vertu de l'article 8(2)(M) de la LPRP
NIL
Aperçu de nouvelles et/Mise à jour de politiques/Procédures (AIPRP)
L'unité de la vie privée a l'intention de réviser/élaborer la mise à jour de politiques et procédures en ce qui a trait à l'AIPRP pour l'Agence en 2009-2010.
De plus, l'unité de la vie privée a élaboré un plan d'action en ce qui a trait aux activités reliées aux renseignements personnels, dont une directive aux atteintes à la vie privée, une directive en ce qui a trait aux processus à suivre lors de l'élaboration d'une évaluation des facteurs de la vie privée et d'un processus pour l'application de l'article 8 de la LPRP etc.
Sommaire des plaintes
NIL
Sommaires des cas de cour fédérale
NIL
