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Divulgation proactive
Rapport annuel de l'ACDI sur l'accès à l’information 2008-2009
1. Introduction / mandat
2. Structure organisationnelle
3. Délégation de pouvoirs
4. Statistiques
5. Sommaire du rapport statistique
6. Formation
7. Aperçu de nouvelles et/ou mise à jour de politiques/procédures (AIPRP)
8. Sommaire des plaintes
9. Sommaires des cas de cour fédérale
1. Introduction/Mandat
Conformément à l'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information, l'Agence canadienne de développement international (ACDI) soumet au Parlement le présent rapport pour la période du 1er avril 2008 au 31 mars 2009.
Le rapport comprend un sommaire du rapport statistique, un aperçu de la structure organisationnelle de l'unité de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) ainsi que des politiques institutionnelles la régissant, une description des activités de formation ayant trait à l'accès à l'information, les données essentielles sur les plaintes et les enquêtes dont l'Agence a fait l'objet et une brève description de la délégation de pouvoirs (en annexe).
L'ACDI est le principal organisme gouvernemental responsable des politiques et des programmes en matière de développement et d'action humanitaire. Elle a pour mandat de réduire la pauvreté, de promouvoir les droits de la personne et d'appuyer le développement durable d'une manière compatible avec la politique étrangère du Canada.
Le programme d'aide au développement mis en œuvre par le Canada exprime concrètement les valeurs canadiennes : la compassion pour les plus démunis, la démocratie, la liberté, les droits de la personne et la primauté du droit. Il assure également la promotion des intérêts des Canadiens et Canadiennes en aidant le Canada à faire entendre sa voix sur la scène internationale, en permettant l'établissement de relations à long terme avec les économies émergentes et en appuyant la paix et la sécurité mondiales. L'ACDI travaille avec des partenaires du développement, des États fragiles et des pays en crise, les pays et les régions choisis, des institutions et le public canadien.
2. Structure organisationnelle
L'unité de l'AIPRP compte maintenant dix (10) postes dont : une coordonnatrice, 3 analystes principaux, 4 analystes, un analyste subalterne ainsi qu'un commis. Cependant, les départs de certains membres ont causé un manque d'effectifs au cours de l'exercice précédent (2007-08), qui s'est poursuivi au début du présent exercice (2008-09), empêchant ainsi l'unité de répondre en temps voulu aux demandes et de venir à bout de l'arriéré (50 % de l'arriéré a été complété) des exercices précédents.
Pour palier au manque d'effectifs au cours de l'exercice précédent (2007-08), l'unité de l'AIPRP a recruté des employés par le biais du processus de mutation et de compétition. Le processus de mutation permettait de combler, à l'automne 2008, le poste de conseillère principale en vie privée, de conseillère principale des opérations et d'analyste.
La coordonnatrice de l'AIPRP se rapporte à la secrétaire générale et a la responsabilité de superviser le travail et la qualité des documents communiqués par l'Agence.
L'équipe de l'AIPRP traite les demandes d'accès à l'information, les plaintes et les demandes informelles de l'Agence concernant l'application des politiques de confidentialité. Depuis l'ajout des nouveaux effectifs, elle se concentre plus sur la sensibilisation, la formation et la révision des processus d'attribution des tâches et de gestion des cas au sein de l'Agence. L'unité de l'AIPRP a débuté une initiative pilote afin d'améliorer le rendement des bureaux de première responsabilité (BPR) à répondre adéquatement et de façon ponctuelle aux demandes d'accès à l'information dans les délais prescrits par la Loi. Cette initiative pilote consiste à inciter les directions générales à identifier un agent de liaison qui assumera la responsabilité de transmettre des demandes aux BPR, d'effectuer un suivi assidu auprès des principaux intéressés, de coordonner leurs recommandations et de les acheminer dans les délais prescrits à l'unité de l'AIPRP. Cette initiative pilote s'est avéré un succès auprès des directions générales participantes, dont notamment le rendement en temps opportun du Groupe de travail sur l'Afghanistan, du Partenariat canadien, des Secteurs et Partenariats internationaux et de la Direction de l'information. Dans le prochain exercice (2009-10), nous travaillerons à instaurer cette initiative à travers toute l'Agence.
De plus, l'unité a rédigé de nouvelles lignes directrices du processus de traitement des demandes d'accès à l'information au sein de l'Agence afin d'accroître l'efficacité et l'efficience du traitement des demandes. Ce nouveau mécanisme sera opérationnel lors du prochain exercice financier.
3. Délégation de pouvoirs
La présidente, le vice-président (affaires centrales), la secrétaire générale et la coordonnatrice ont les pleins pouvoirs. Or, le poste de vice-président (affaires centrales) n'existe plus à l'ACDI. Une révision des instruments de délégation est présentement en cours d'approbation afin de les actualiser aux besoins opérationnels présents. (Voir annexe B).
4. Statistiques
(Voir annexe A)
5. Sommaire du rapport statistique
i) Traitement des demandes faites au titre de la Loi sur l'accès à l'information
Au cours de la période allant du 1er avril 2008 au 31 mars 2009, l'ACDI a reçu 150 demandes au titre de la Loi sur l'accès à l'information auxquelles s'ajoutaient 102 demandes reportées de l'exercice financier précédent (2007-08), ce qui fait un total de 252 demandes à traiter pendant l'exercice financier (2008-09). Il s'agit d'une diminution de 11 % par rapport à l'année antérieure (2007-08).
Pendant l'exercice financier (2008-09), 168 demandes ont été traitées et 84 ont été reportées à l'exercice financier 2009-2010. Des 168 demandes traitées, il est à noter que le délai de traitement a été d'au moins 30 jours pour 80 demandes, entre 31 et 60 jours pour 20 demandes, entre 61 et 120 jours pour 21 demandes et que, finalement, il a été de plus de 121 jours pour 47 demandes. L'unité de l'AIPRP a aussi mené 86 consultations interministérielles - une diminution de 17 % par rapport à l'année antérieure. En 2008-2009, 63,7 % des demandes traitées l'ont été selon les délais législatifs, ce qui constitue une importante baisse de rendement par rapport à l'année antérieure (2007-08). Ce constat avait été fait lors du précédent dépôt du rapport annuel 2007-2008. De plus, il serait important de noter l'augmentation du nombre de pages à réviser durant l'année 2008-09; de 17,161 pages l'année précédente (2007-08) à 36,199 pour la période visée par ce rapport. Le tableau 1 ci-dessous fait la comparaison sur quatre ans entre l'exercice financier actuel et les précédents.
| 2005-2006 | 2006-2007 | 2007-2008 | 2008-2009 | |
|---|---|---|---|---|
| Demandes traitées pendant la période visée | 121 | 128 | 179 | 168 |
| Demandes traitées selon les délais législatifs | 94 | 112 | 134 | 107 |
| % de demandes traitées selon les délais législatifs | 77,7 % | 87.5 % | 74.9 % | 63.6 % |
La baisse du nombre de demandes traitées selon les délais législatifs en 2008-2009 s'explique par le taux de roulement élevé d'effectifs, une augmentation du volume de documents (36,199 pages comparativement à 17,161 l'année précédente) ainsi que par les retards dans les consultations interministérielles.
Malheureusement, le problème d'arriéré existe toujours. Nous avons cependant complété plus de 50 % de l'arriéré durant l'exercice 2008-09. Des 84 demandes reportées à l'exercice financier de 2009-2010, 48 demandes ont été reçues par l'ACDI lors de la crise en 2005-06 ainsi qu'en 2006-07. On s'attend à une amélioration du rendement général de l'unité de l'AIPRP en 2009-2010 suite à la révision d'un certain nombre de ses procédures et à la présentation de sessions d'information qui seront obligatoires à l'Agence.
En ce qui concerne la nature des demandes faites au titre de la Loi sur l'accès à l'information, la majorité d'entre elles portent sur des programmes de développement, dont des rapports de projet et des vérifications, des contrats, des documents d'appel d'offres et des renseignements sur les secteurs et les pays.
ii) Provenance des demandes
Les catégories de demandeurs et le nombre correspondant de demandes présentées en 2008-2009 sont détaillés dans le tableau suivant :
| Organismes | 16 |
| Médias | 35 |
| Public | 52 |
| Secteur commercial | 42 |
| Secteur universitaire | 5 |
iii) exceptions invoquées
Au chapitre des demandes traitées au cours du présent exercice, la majorité des exceptions invoquées, soit dans 73 cas, relevaient du paragraphe 19(1) portant sur la protection des renseignements personnels d'individus. L'article 20, qui porte sur les renseignements techniques et financiers de tierces parties, a été invoqué à 42 reprises. L'article 21 (avis et recommandations) a été invoqué dans 22 cas. Et le paragraphe 15(1), portant sur la conduite des affaires internationales et/ou la défense du Canada, a été invoqué dans 17 cas. Toutes les autres exceptions ont été invoquées dans moins de huit cas.
6. Formation
En raison du manque de ressources humaines au sein de l'unité de l'AIPRP, les séances de formation et de sensibilisation relatives à l'application et l'interprétation des dispositions de la Loi sur l'accès à l'information ont été peu nombreuses au cours de l'exercice 2008-2009. Pour familiariser les nouveaux employés de l'ACDI à l'AIPRP, l'unité de l'accès à l'information a participé aux séances de sensibilisation dans le cadre du cours « Bienvenue à l'ACDI ». Toutefois, afin d'être un chef de file en matière de formation, l'unité d'accès à l'information a conçu des séances de formation spécifiques pour chacun des intervenants organisationnels impliqués dans le traitement des demandes, dont notamment, une séance pour les cadres supérieurs, une autre pour les agents de liaison ainsi qu'une pour des sous-groupes d'employés. Ces séances de formation seront disponibles lors du prochain exercice financier (2009-10).
L'unité de l'AIPRP a l'intention d'offrir des sessions d'information obligatoires aux employés de l'Agence en 2009-2010.
7. Aperçu de nouvelles et/ou mise à jour de politiques/procédures (AIPRP)
Tel que prescrit par la politique de divulgation du gouvernement du Canada, plusieurs documents sont communiqués au public de façon informelle ou affichés sur le site Internet de l'ACDI, entre autres des informations détaillées sur l'engagement de l'ACDI en Afghanistan, les vérifications et les évaluations terminées, les frais d'hospitalité de la ministre, le personnel exonéré, les centres de responsabilité et des informations sommaires sur tous les contrats de plus de 10,000 $ ainsi que sur toutes les subventions et contributions de plus de 25,000 $. En outre, l'ACDI a lancé un nouvel outil électronique appelé Banque de projets qui permet au public de chercher et de produire des rapports sur tous les projets et pays soutenus par l'ACDI.
L'unité de l'accès à l'information a l'intention de réviser/élaborer la mise à jour de politiques et procédures en ce qui a trait à l'AIPRP pour l'Agence en 2009-2010.
8. Sommaire des plaintes
Treize (13) plaintes ont été déposées au cours de l'exercice 2008-2009 pour les motifs suivants, notamment l'omission de communiquer dans les délais prescrits, la prorogation des délais de communication et les allégations de présomption de refus de communiquer les documents demandés en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.
Suite aux enquêtes effectuées par le Commissariat à l'information, l'unité a pu compléter six (6) plaintes dont une (1) était fondée, deux étaient non justifiées et trois ont été abandonnées.
9. Sommaires de cas de cour fédérale
Aucun
