Vérification de la paie

Rapport final de vérification
Octobre 2010

Sommaire

1.0 Contexte
2.0 Objectif, étendue, méthodologie et critères de la vérification
3.0 Principales constatations de la vérification
4.0 Conclusion

Annexe 1 : Critères de vérification et résumé des constatations
Annexe 2 : Acronymes et abréviations
Annexe 3 : Méthode d'échantillonnage

Sommaire

Contexte

Selon le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) de 2009-2010, les dépenses salariales de l'Agence canadienne de développement international (ACDI) ont atteint 195,8 millions de dollars, soit 79 % des dépenses de fonctionnement totales de l'Agence pour 2 119 employés.

L'administration de la paie à l'ACDI relève principalement de la Direction générale des ressources humaines (DGRH) et du Bureau du dirigeant principal des finances (BDPF). Il incombe au secteur des Relations de travail, rémunération et avantages sociaux de l'ACDI, dans la Direction générale des ressources humaines, d'administrer la paie et les avantages sociaux des employés de l'Agence, par l'entremise du Système régional de paye (SRP) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

Il appartient au BDPF d'enregistrer les règlements interministériels et les opérations de l'Agence relatives à la paie et de faire le rapprochement entre les salaires effectivement enregistrés dans le système financier et les sommes indiquées par TPSGC. Entre-temps, dans le cadre des efforts de coordination du BDPF, il incombe à chaque direction générale d'examiner les salaires réels par rapport au budget en se servant du Système de prévision salariales (SPS).

Objectif de la vérification

L'objectif de cette vérification est de fournir une assurance raisonnable que des mesures de contrôle suffisantes et efficaces sont en place pour assurer l'intégrité des opérations de paye.

Conclusion de la vérification

La vérification a constaté que des contrôles appropriés et efficaces ont été conçus. Ces derniers permettent d'atténuer les risques liés à la fiabilité des opérations de paye. Les petites améliorations opérationnelles possibles ont été signalées à l'Agence par l'entremise d'une lettre à la gestion.

Énoncé d'assurance

Je déclare, en ma qualité de dirigeant principal de vérification, que des procédés de vérification suffisants et appropriés ont été appliqués pour appuyer les conclusions formulées dans le présent rapport. Ces conclusions reposent sur une comparaison entre les circonstances telles qu'elles existaient au moment de la vérification et les critères de vérification préétablis approuvés par la direction. Cette conclusion ne s'applique qu'au sujet examiné. La mission de vérification a été planifiée et exécutée, et les résultats sont présentés conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.


Le dirigeant principal de la vérification

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1.0 Contexte

La vérification de la paie faisait partie du Plan de vérification triennal axé sur le risque (2009-2010 à 2011-2012) de l'ACDI, recommandé par le Comité de Vérification et approuvé par la Présidente le 28 avril 2009.

Selon le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) de 2009-2010, les dépenses salariales de l'Agence canadienne de développement international ont atteint 195,8 millions de dollars, soit 79 % des dépenses de fonctionnement totales de l'Agence pour 2 119 employés.

L'administration de la paie à l'ACDI relève principalement de la Direction générale des ressources humaines (DGRH) et du Bureau du dirigeant principal des finances (BDPF). Il incombe au secteur des Relations de travail, rémunération et avantages sociaux de l'ACDI, dans la Direction générale des ressources humaines, d'administrer la paie et les avantages sociaux des employés de l'Agence, par l'entremise du Système régional de paye (SRP) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

Il appartient au BDPF d'enregistrer les règlements interministériels et les opérations de l'Agence relatives à la paie et de faire le rapprochement entre les salaires effectivement enregistrés dans le système financier et les sommes indiquées par TPSGC. Entre-temps, dans le cadre des efforts de coordination du BDPF, il incombe à chaque direction générale d'examiner les salaires réels par rapport au budget en se servant du Système de prévision salariales (SPS).

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2.0 Objectif, étendue, méthodologie et critères de la vérification

2.1 Objectif

L'objectif de cette vérification est de fournir une assurance raisonnable que des mesures de contrôle suffisantes et efficaces sont en place pour assurer l'intégrité des opérations de paye.

2.2 Étendue

La vérification a porté sur les opérations de paye à l'Administration centrale, depuis la validation de l'autorisation appropriée pour amorcer l'opération jusqu'à son report dans le SRP et à son enregistrement final dans le système SAP FI pour la période allant du 1^er avril 2008 au 31 décembre 2009. La vérification s'est limitée à la validation des contrôles appropriés.

La vérification n'a pas porté sur ce qui suit :

• la validation des contrôles mis en place par TPSGC;
• le réexamen des calculs liés à des opérations de paie individuelles pour en valider l'exactitude ;
• la validation des données dans le système SAP HR et des mesures de contrôle liées au Système de prévision des salaires (SPS).

La phase d'exécution a duré de novembre 2009 à août 2010.

2.3 Méthodologie

La méthodologie suivante a été appliquée aux fins de la présente vérification, les vérificateurs ont :

• interviewé des membres de la DGRH et du BDPF pour comprendre le processus régissant les diverses opérations de rémunération et se familiariser avec les contrôles existants ;
• illustré à l'aide d'un graphique d'acheminement les processus et les contrôles en place ;
• dressé un tableau énumérant les méthodes de contrôle nécessaires pour atténuer les risques définis ;
• cerné les principaux contrôles essentiels pour enrayer chaque risque important, en se fondant sur le tableau susmentionné ;
• évalué l'efficacité de l'environnement de contrôle ;
• évalué et vérifié l'efficacité des principaux contrôles quant à leur conception et leur efficacité opérationnelle.

Afin s'assurer que l'objectif de la vérification avait été atteint, les vérificateurs ont corroboré les critères de vérification en validant les mesures de contrôle convenablement conçues et en confirmant l'efficacité opérationnelle de ces dernières pour atténuer le risque lié à tel ou tel critère donné.

2.4 Critères de vérification

Suite à l'examen préliminaire et à l'évaluation des risques et des contrôles, l'équipe a identifié des processus de contrôles pertinents et les ont reliés aux lignes d'enquêtes. Les entités vérifiées ont eu l'occasion de valider et d'approuver les critères de vérification suivants :

1. Les données sur les employés dans le système SAP FI et le SRP sont valables et exactes.
2. L'ACDI se conforme aux politiques pertinentes.
3. Les salariés sont payés conformément aux conditions d'emploi et aux conventions collectives.
4. Les données salariales sont enregistrées et reportées correctement.

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3.0 Principales constatations de la vérification

3.1 Les données sur les employés dans le système SAP FI et le SRP sont valables et exactes

Les vérificateurs ont surtout cherché à confirmer que les contrôles ont été bien conçus et qu'ils fonctionnent efficacement lorsqu'il s'agit pour l'Agence d'enregistrer et de valider les données sur les employés et d'en autoriser le report dans le SRP.

Dans l'ensemble, les mesures de contrôle de l'ACDI visent à fournir une assurance raisonnable que les changements faits dans le SRP sont effectués une fois que la documentation appropriée est reçue de la part des représentants autorisés et après que celle-ci a été vérifiée par les pairs.

En outre, la vérification a permis de confirmer que la capacité de modifier des données dans le SRP est limitée aux personnes qui ont été autorisées à y accéder, et cette autorisation est accordée en fonction des besoins et par le représentant autorisé.

3.2 L'ACDI se conforme aux politiques pertinentes

L'Agence est tenue de se conformer aux lois et aux politiques du Conseil du Trésor régissant les opérations de paie. Par conséquent, la vérification a visé principalement à confirmer que les responsables des opérations de paie sont au courant de toutes les lois et politiques pertinentes.

Les vérificateurs ont constaté qu'il existe des contrôles permettant de fournir une assurance raisonnable que les responsables des opérations de paie et du traitement des renseignements personnels des employés connaissent les lois et les politiques pertinentes grâce à des procédés de communication structurés et opportuns. Des documents attestent que des réunions régulières ont lieu pour discuter de questions sur les directives, offrir des conseils et assurer une formation permanente, surtout aux nouveaux employés. Le personnel est encouragé à consulter le bulletin de TPSGC par l'entremise du site Internet de ce ministère, afin d'approfondir leurs connaissances.

3.3 Les salariés sont payés conformément aux conditions d'emploi et aux conventions collectives.

L'opération de paye est créée, vérifiée et autorisée par le secteur des Relations de travail, rémunération et avantages sociaux de l'ACDI, par l'entremise du SRP, puis elle est traitée par TPSGC. La vérification a confirmé que les contrôles sont bien conçus et qu'ils fonctionnent efficacement lorsqu'il s'agit d'enregistrer et de valider les opérations de paye et d'en autoriser l'enregistrement et le paiement dans le SRP.

Les vérificateurs concluent que des contrôles appropriés existent pour :

• confirmer que les opérations de paie n'ont lieu qu'à la réception de la documentation requise ;
• établir que l'autorisation d'engager une opération est obtenue du représentant responsable ;
• fournir une assurance raisonnable que la paye des employés est calculée correctement ;
• établir que toutes les opérations sont vérifiées avant d'être enregistrées dans le système ;
• fournir une assurance raisonnable que les opérations sont enregistrées dans le SRP par un représentant autorisé à le faire ;
• fournir une assurance raisonnable que les employés sont payés comme il se doit et en temps opportun.

3.4 Les données salariales sont enregistrées et déclarées correctement.

Suite à la validation des opérations de paye, toutes celles qui se rapportent à une période donnée sont enregistrées dans les documents comptables de l'Agence grâce à un logiciel d'interface avec le système SAP. Par conséquent, la vérification a visé à confirmer que les contrôles sont bien conçus et qu'ils fonctionnent efficacement lorsqu'il s'agit d'enregistrer et de déclarer les salaires.

Les vérificateurs ont constaté qu'il existe des contrôles pour valider l'exactitude de l'enregistrement de la paie dans le système financier. Des contrôles permettent de rapprocher les opérations de paye reçues de TPSGC grâce à des rapprochements mensuels et à l'examen des relevés d'erreurs. L'Agence a aussi adopté des contrôles pour confirmer que les paiements et les recettes nécessaires de la part d'autres ministères et organismes fédéraux avaient eu lieu en ce qui concernait les employés mutés.

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4.0 Conclusion

La vérification a constaté que des contrôles appropriés et efficaces ont été conçus. Ces derniers permettent d'atténuer les risques liés à la fiabilité des opérations de paye. Les petites améliorations opérationnelles possibles ont été signalées à l'Agence par l'entremise d'une lettre à la gestion.

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Annexe 1 : Critères de vérification et résumé des constatations

Critères de vérification	A satisfait aux critères
	Essentiellement	En partie	Non
1. Les données sur les employés versées dans le système SAP (comptabilité financière) et le SRP sont valables et exactes.	■
2. L'ACDI se conforme aux politiques pertinentes.	■
3. Les salariés sont payés conformément aux conditions d'emploi et aux conventions collectives.	■
4. Les données salariales sont enregistrées et déclarées correctement.	■

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Annexe 2 : Acronymes et abréviations

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Annexe 3 : Méthode d'échantillonnage

Nombre de dossiers et de types d'opérations testés :

Afin de fournir une assurance raisonnable que des contrôles suffisants et efficaces sont bel et bien en place, l'équipe de vérification a :

• examiné le processus de la paie et identifié 35 principaux contrôles pour faire l'objet de tests supplémentaires
• exécuté 865 tests sur les échantillons choisis en se fondant sur 15 types d'opérations.

Détermination du nombre d'échantillons requis par type d'opération

L'équipe de vérification a employé une méthode généralement reconnue pour établir les tailles d'échantillon pour chaque type d'opération.

Cela dit, le tableau ci-dessous indique les tailles d'échantillon minimales utilisées dans le cadre de cette mission de vérification. Les vérificateurs ont exécuté des tests sur différentes tailles de population dans chacune des trois catégories indiquées dans le tableau, et ils ont employé la méthode d'échantillonnage suggérée pour chaque segment. L'extrapolation des conclusions sur l'ensemble de la population pour ces tailles d'échantillon et les tests s'y rapportant est basée sur un niveau de confiance de 90 %.

Taille de la population	Taille minimum d'échantillon
	Aucun écart	Un écart	Deux écarts
*0 - 100	s/o	s/o	s/o
101 - 500	23	35	45
More than 500	25	40	60

*Pour les populations avec moins de 100 éléments, on considère comme une bonne pratique d'échantillonnage de tester 10 % de la population actuelle.

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Formats de rechange

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