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Divulgation proactive
Vérification de suivi – Mise en oeuvre des recommandations issues de vérifications internes
Rapport final de vérificationOctobre 2010
1.0 Contexte
2.0 Objectif, portée de la vérification et démarche suivie pour la faire
3.0 Énoncé d'assurance
4.0 Conclusion de la vérification
Annexe 1 : Liste des rapports de vérification approuvés en 2007-2008
Annexe 2 : Tableau des recommandations évaluées
Annexe 3 : Barème d'évaluation ― Mise en oeuvre des recommandations
Annexe 4 : Acronymes et abréviations
1.0 Contexte
La vérification de suivi ayant porté sur les recommandations mises en œuvre à l'issue de vérifications internes a été incluse dans le Plan triennal de vérification axé sur le risque dressé par l'Agence canadienne de développement international (ACDI) pour les années 2009 à 2012. Le président a approuvé ce plan le 28 avril 2009.
Conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et aux Normes Internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l'Institute of Internal Auditors (IIA), les ministères sont tenus d'adopter des mesures pour veiller à ce qu'un suivi efficace soit donné aux plans d'action de la direction. Le Bureau du dirigeant principal de la vérification (BDPV) a examiné les recommandations à risque élevé considérées comme ayant été pleinement mises en œuvre par la direction.
2.0 Objectif, portée de la vérification et démarche suivie pour la faire
2.1 Objectif
La vérification avait pour objectif de fournir une assurance raisonnable que les plans d'action de la direction (dressés en réponse aux recommandations issues de vérifications internes antérieures) avaient été réalisés comme il en avait été convenu.
2.2 Portée
La vérification s'est limitée aux sept rapports de vérification interne approuvés en 2007-2008 (voir l'annexe 1) et elle a porté sur les 38 recommandations considérées comme ayant été pleinement mises en œuvre par la direction. Aux fins de la vérification de suivi, on a choisi dix recommandations en fonction de facteurs de risque compatibles avec ceux décrits dans les Normes Internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l'IIA.
On s'est servi des facteurs de risque suivants pour cerner les recommandations à risque élevé :
- Importance relative : L'activité ou le programme faisant l'objet de la vérification entraîne des frais importants qui représentent une forte part du budget de l'ACDI.
- Conséquence du non-règlement du problème : Si l'on ne met pas bien en œuvre la recommandation, non seulement l'activité ou le programme faisant l'objet de la recommandation risque d'en souffrir, mais aussi l'ACDI.
- Pertinence : La recommandation a été mise en œuvre récemment et demeure pertinente pour l'ACDI, étant donné que la situation n'a pas changé.
La présente vérification de suivi n'a pas pour but de revoir des questions soulevées dans des rapports antérieurs, mais plutôt d'examiner et d'évaluer les éléments prouvant que la direction a bel et bien mis en œuvre les plans d'action qu'elle a dressés en réponse aux recommandations approuvées issues des vérifications.
Les vérificateurs ont examiné et analysé les faits attestant que la direction avait donné suite à ses plans d'action. Pour cela, ils ont :
- interviewé le personnel chargé d'appliquer les recommandations;
- examiné divers documents d'appui;
- effectué des contrôles par sondage pour évaluer l'efficacité des mesures adoptées par la direction.
3.0 Énoncé d'assurance
Je déclare, en ma qualité de dirigeant principal de vérification, que des procédés de vérification suffisants et appropriés ont été appliqués pour appuyer les conclusions formulées dans le présent rapport. Ces conclusions reposent sur une comparaison entre les circonstances telles qu'elles existaient au moment de la vérification et les critères de vérification préétablis approuvés par la direction. Cette conclusion ne s'applique qu'au sujet examiné. C'est conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada que la mission de vérification a été planifiée et exécutée, et que les résultats ont été présentés.
Dirigeant principal de la vérification
4.0 Conclusion de la vérification
Les vérificateurs concluent que, sur les dix recommandations formulées, cinq ont été pleinement mises en œuvre, quatre l'ont été en grande partie, et une est désormais désuète. L'annexe 2 décrit le degré de mise en œuvre de chaque recommandation. Les quatre recommandations qui ne sont pas mises en œuvre entièrement seront ajoutées à la liste des recommandations encore en suspens et dont les résultats du suivi sont régulièrement communiqués au Comité de la vérification, aux fins d'examen.
À la lumière de ces constatations, le BDPV travaille présentement à l'élaboration et à la mise en œuvre d'un nouveau processus plus efficace pour assurer un suivi des recommandations; le processus fait intervenir des coordonnateurs désignés de la vérification dans chaque direction générale. Ce nouveau mécanisme de coordination encouragera aussi une communication continue entre le BDPV et les directions générales et améliorera l'intégration des plans d'action entre ces dernières, dans les cas où les recommandations impliqueront un partage des responsabilités. Faisant fond sur le processus de suivi actuel, le BDPV renforcera la démarche en créant des outils d'appui, des bases de données et des guides pour les directions générales.
Annexe 1 : Liste des rapports de vérification approuvés en 2007-2008
| Rapport de vérification | Date d'approbation | Recommandations | Recommandations mises en œuvre en date du 26 août 2009 |
|---|---|---|---|
| 1. Programme du Fonds canadien d'initiatives locales | Avril 2007 | 18 | 16 |
| 2. Programme du Mozambique | Juillet 2007 | 7 | 4 |
| 3. Systèmes de dépenses d'aide | Juillet 2007 | 13 | 6 |
| 4. Application de la Directive du Cabinet sur l'évaluation environnementale des projets de politiques, de plans et de programmes à l'ACDI | Juillet 2007 | 7 | 6 |
| 5. Heures supplémentaires | Septembre 2007 | 10 | 3 |
| 6. Fonds d'investissement du Canada pour l'Afrique | Septembre 2007 | 2 | 1 |
| 7. Programme de la Chine | Janvier 2008 | 6 | 2 |
Annexe 2 : Tableau des recommandations évaluées
A ― Recommandations pleinement mises en œuvre (Niveau 5)
| Titre du rapport de vérification et date | Recommandation | Responsabilité | Conclusion |
|---|---|---|---|
| Programme du Fonds canadien d'initiatives locales (FCIL) (Avril 2007) | 13. Le chef de l'aide devrait s'assurer que le rapport annuel inclut l'information requise selon l'annexe E des lignes directrices concernant le rapport de fin d'exercice du programme FCIL. | Vice-président principal - Programmes géographiques | Selon les rapports d'examen de fin d'exercice sur les programmes du FCIL, pour 2008-2009, le contenu et la présentation répondent aux exigences énoncées dans les Lignes directrices sur le Fonds canadien d'initiatives locales. |
| Programme du Mozambique (Juillet 2007) |
5. Le directeur du programme devrait déterminer et documenter chaque année les risques inhérents à la gestion du programme ainsi que les stratégies d'atténuation connexes par le biais d'un processus officiel et veiller à ce que ces dernières soient tenues à jour en procédant régulièrement à des examens et à des mises à jour. | Vice-président principal - Programmes géographiques |
Le Programme du Mozambique a créé son profil de risque conformément au processus de détermination et au programme de contrôle du risque, tels qu'ils ont été définis par l'Agence. Ce profil de risque comprend trois éléments clés qui ont été transmis par le Programme :
|
| 7. Le directeur du programme du Mozambique devrait élaborer, conjointement avec d'autres donateurs, un processus visant à établir des cadres de référence des groupes de travail des parties intéressées ainsi que des plans pour des missions conjointes de suivi sur les lieux et diffuser les résultats. |
Le Groupe d'étude sur les groupes de travail et la répartition du travail, composé de donateurs au Mozambique, dont le Canada, a produit un document décrivant une gamme de pratiques exemplaires pour la mise sur pied et l'opérationnalisation des groupes de travail. L'objectif de ce groupe d'étude consiste à améliorer la fonctionnalité des groupes de travail relativement à la prestation de l'aide au Mozambique.
Le même groupe d'étude a rédigé un document sur un mécanisme destiné à maximiser l'utilisation de missions conjointes par différents partenaires. Le document comprend une définition claire de ce que sont les missions conjointes et leur concrétisation opérationnelle. |
||
| Systèmes de dépenses d'aide (Juillet 2007) |
4. Il est recommandé que la Direction des finances transmette des instructions selon lesquelles, peu importe la situation, la commande doit tout d'abord être créée dans le Système d'information de l'Agence, avant la signature de l'accord de subvention ou de contribution, ou du marché. | Dirigeant principal des finances | Les instructions ont d'abord été publiées dans l'intranet de l'Agence en décembre 2007, et elles ont été révisées en octobre 2008. En outre, la Direction générale du dirigeant principal des finances les a incluses dans le manuel de formation intitulé « Introduction à la gestion financière » utilisé à l'Agence. Des contrôles par sondage visant des opérations contractuelles montrent que 93,5 % d'entre elles sont conformes aux règlements. |
| 12. The Finance Division should re-write the procedures for specimen signature cards to ensure that they reflect the actual operating system and that they reflect the certification requirements. | La Direction générale du dirigeant principal des finances a élaboré et adopté officiellement une nouvelle procédure à suivre pour remplir les fiches types de signature. La nouvelle procédure a été publiée dans l'intranet de l'Agence en janvier 2008 et elle décrit clairement le processus; elle comprend des mesures de contrôle dont l'objet est de prévenir les problèmes éventuels relevés pendant la vérification. La nouvelle procédure va dans le sens des critères d'attestation énoncés par le Conseil du Trésor dans sa Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses. |
B ― Recommandations mises en œuvre en grande partie (Niveau 4)
| Titre du rapport de vérification et date | Recommandation | Responsabilité | Plan d'action de la direction | Date visée |
|---|---|---|---|---|
| Fonds canadien d'initiatives locales (Avril 2007) |
3. Le chef de mission devrait s'assurer que les FCIL font l'objet d'une stratégie annuelle qui tient compte des priorités d'aide dans le pays, des contraintes de déplacement et de l'utilisation possible des autres ressources de la mission dans le suivi de projet. | Vice-président principal - Programmes géographiques |
Deux étapes à franchir pour assurer la mise en œuvre :
|
Le 30 nov. 2010 |
| 12. Le chef de l'aide devrait revoir périodiquement les dossiers de projet afin de s'assurer de leur contenu et de la qualité du suivi de projet, incluant la production du rapport final de projet par le coordonnateur. |
Trois étapes à franchir pour assurer la mise en œuvre :
|
Le 30 nov. 2010 | ||
| 18. Le chef de l'aide devrait effectuer une analyse des risques reliés aux orientations données au FCIL pour les pays dont il a la responsabilité. De plus, il devrait s'assurer que tout projet qui lui est proposé (ou au comité d'examen) inclut une revue et une évaluation des risques ainsi qu'une description des mesures d'atténuation appropriées. | Deux étapes à franchir pour assurer la mise en œuvre : | Le 30 nov. 2010 | ||
| Systèmes de dépenses d'aide (Juillet 2007) |
5. Il est recommandé que la Direction de la gestion des marchés veille à ce que l'accès spécial servant à l'activation des commandes ne soit donné qu'au personnel responsable des marchés. | Dirigeant principal des finances | Un document sur les profils et les droits d'accès a été rédigé et est prêt à être approuvé. Le document désigne les profils d'utilisateur et les divers droits d'accès correspondants et il porte sur des éléments tels que la séparation des fonctions, le niveau de sécurité et la formation nécessaire. Le document décrit aussi un processus à l'intention des utilisateurs voulant obtenir des droits d'accès pour la gestion des marchés, des subventions et des contributions. Un rapport décrivant les droits d'accès des utilisateurs sera rédigé afin de garantir un contrôle approprié. | Le 31 mars 2011 |
1 Pour envoyer les messages aux chefs de mission, il faudra la collaboration des fonctionnaires du MAECI.
C ― Recommandation périmée
| Titre du rapport de vérification et date | Recommandation | Responsabilité | Conclusion |
|---|---|---|---|
| Programme du Mozambique (Juillet 2007) | 4. Le directeur de programme devrait veiller à ce que, pour les projets traditionnels, le rapport annuel sur le rendement du projet démontre que les risques inhérents au projet ont fait l'objet d'un examen critique et qu'ils ont été mis à jour, au besoin. | Vice-président principal - Programmes géographiques | Depuis 2009-2010, un nouvel outil appelé Outil de suivi et de rapport sur les investissements remplace le rapport annuel sur le rendement des projets. Les risques inhérents au projet doivent maintenant être signalés par l'entremise du registre des risques (outil qui n'existait pas au moment de la vérification originale). Comme il y a maintenant de nouveaux outils et que les rapports sur le rendement des projets ne sont plus produits, la recommandation est périmée. |
Annexe 3 : Barème d'évaluation ― Mise en œuvre des recommandations
Les cotes suivantes servent à évaluer la mesure dans laquelle une recommandation a été mise en œuvre :
Niveau 1 : Progrès minime ou négligeable
Entrent dans cette catégorie les mesures telles que la mise sur pied d'un nouveau comité, la tenue de réunions et l'élaboration de plans non officiels.
Niveau 2 : Stade de la planification
Si l'entité a établi des plans en bonne et due forme pour opérer des changements organisationnels, que ces plans ont été approuvés au niveau de gestion approprié (à un niveau suffisamment élevé, d'habitude celui du Comité exécutif ou l'équivalent) et que ces plans s'accompagnent d'un échéancier acceptable et de l'affectation de ressources appropriées, on dit que l'entité est parvenue au stade de la planification.
Niveau 3 : Préparation en vue de la mise en œuvre
Si l'entité a commencé à préparer la mise en œuvre d'une recommandation en embauchant ou en formant du personnel, ou encore en mettant au point et en acquérant les ressources nécessaires à cette fin, on doit juger qu'elle a atteint le stade de la préparation.
Niveau 4 : Mise en œuvre en bonne partie
Si les procédures et les mécanismes nécessaires sont en place et qu'ils ont été intégrés dans au moins certaines parties de l'organisme et que l'on constate que certains résultats ont été obtenus, il faut conclure que la mise en œuvre de la recommandation a eu lieu en bonne partie. En outre, l'entité a sans doute dressé un plan à court terme et un échéancier pour réaliser la mise en œuvre complète.
Niveau 5 : Mise en œuvre complète
Si l'entité dispose de procédures et de mécanismes qui fonctionnent comme prévu et que ceux-ci ont été pleinement mis en œuvre, elle est parvenue au stade de la mise en œuvre complète.
Recommandation périmée
L'entité considère la recommandation comme étant périmée ou n'ayant plus de pertinence lorsque des circonstances imprévues ou un nouveau processus ou programme a enlevé tout à-propos à la question.
Annexe 4 : Acronymes et abréviations
FCIL
Fonds canadien d'initiatives locales
ACDI
Agence canadienne de développement international
CDA
Chefs de l'aide
CDM
Chefs de mission
AC
Administration centrale
BDPV
Bureau du dirigeant principal de la vérification
DPGRS
Direction de la planification géographique, des résultats et des spécialistes
Formats de rechange
Note : Si vous ne pouvez accéder au format de rechange, veuillez visiter la page d'Aide.
Vérification de suivi - Mise en oeuvre des recommandations issues de vérifications internes (PDF 151 Ko, 12 pages)