Avis aux agences d'exécution : RSSA (novembre 2008)

Si vous gérez des étudiants de l'ACDI ou si vous accueillez des stagiaires de l'ACDI, le message qui suit s'adresse à vous.

L'Unité de l'assistance technique (UAT) de la Direction de la gestion des marchés vient de mettre en place un nouveau contrat pour l'administration du Régime de soins de santé des étudiants et stagiaires de l'ACDI (RSSA). Ce nouveau contrat est administré par Groupe Conseil Cowan. Veuillez noter que par stagiaire, on entend « tout ressortissant étranger qui vient au Canada sous les auspices de l'ACDI », peu importe leur niveau de responsabilité.

Pour en savoir davantage sur la gestion des étudiants et stagiaires de l'ACDI, veuillez consulter Gestion des boursiers et boursières au Canada : Manuel de l'agence d'exécution.

De par ses règlements, l'ACDI est tenue de défrayer les soins de santé de ses étudiants et stagiaires durant leur séjour au Canada. La couverture du RSSA, le seul régime de soins de santé autorisé par l'ACDI, débute le jour de l'arrivée et prend fin le jour du départ. Dans certains cas, la couverture pourrait demeurer valide pour l'extérieur du Canada, lorsque le déplacement est approuvé au préalable par l'ACDI.

Afin de réduire les risques d'une utilisation inappropriée, plusieurs changements importants ont été apportés à ce Régime et nous vous invitons à prendre connaissance des nouvelles marches à suivre qui entrent en vigueur aujourd'hui.

Site Web sécurisé : un site Web a été conçu et est dédié exclusivement au Régime de soins de santé de l'ACDI (RSSA). Ce portail s'adresse principalement à quatre utilisateurs : les étudiants et stagiaires de l'ACDI, les Chargés de projet de l'ACDI, les agences d'exécution de l'ACDI et les fournisseurs de soins de santé du Canada.

Nous vous invitons à visiter le Régime de soins de santé de l'ACDI.

Pour le Chargé de projet

Autorisation : une autorisation écrite du Chargé de projet de l'ACDI est nécessaire pour autoriser une agence d'exécution à inscrire des individus dans le Système d'inscription électronique. Ces autorisations seront valides pour 12 mois. Au 11^e mois, le système va générer un courriel à la personne autorisée qui devra contacter le Chargé de projet pour un renouvellement.

Pour l'agence d'exécution

Inscription électronique : des changements ont été apportés au système d'inscription électronique; notamment, tous les mots de passe et noms d'utilisateurs émis avant le 1er janvier 2008 seront renouvelés prochainement. Les Chargés de projet de l'ACDI devront envoyer un courriel à Cowan pour chaque agence d'exécution qui a besoin d'un mot de passe.

Nouvelles cartes d'admissibilité : de nouvelles cartes ont été imprimées et puisque l'ACDI doit payer pour chaque carte d'admissibilité émise, la durée de la couverture ne sera plus limitée à un an comme auparavant mais doit couvrir la durée complète du séjour. Par exemple, si un étudiant doit séjourner au Canada pour quatre ans, la même carte sera valide pour quatre ans. L'agence d'exécution pourra d'abord indiquer une date de départ approximative qui pourra être modifiée ultérieurement, lorsque la date exacte sera connue.

À partir de maintenant, la personne qui fera les inscriptions électroniques pour l'agence d'exécution sera entièrement responsable de recevoir les cartes émises par Cowan et d'en assurer la distribution sécuritaire directement aux étudiants et stagiaires, sans passer par un intermédiaire. Ceci devrait réduire les risques d'erreur, de perte et de coûts à l'ACDI.

Il est important que les agences d'exécution continuent d'appliquer les règles de base suivantes :

• être vigilants sur les dates et les années de début et de fin de couverture;
• assurer la distribution des cartes de façon sécuritaire;
• toujours modifier la date de fin de couverture dès que la date départ est connue, ou si le séjour est écourté;
• si possible, au départ de l'étudiant ou du stagiaire, récupérer la carte et la détruire.

Nous apprécions votre collaboration et votre professionnalisme dans l'utilisation du Régime de soins de santé de l'ACDI (RSSA).

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à communiquer avec votre Chargé de projet, avec Cowan ou avec l'UAT.