Secrétariat général

Le Secrétariat général fournit une vaste gamme de services pour aider la ministre de la Coopération internationale, la présidente et le premier vice-président à remplir leur mandat. Il est composé de quatre groupes :

Table des matières

• Services ministériels
  • Unité de breffage
  • Unité des mémoires
  • Unité des relations parlementaires
  • Unité de la correspondance ministérielle et de la haute direction
• Accès à l'information et protection des renseignements personnels
• Secrétariat des comités de direction et du Conseil de leadership
• Services administratifs

Le Secrétariat général offre entre autres les services suivants :

• coordonner la circulation de l'information au sein du cabinet de la ministre
• jouer un rôle de chef de file dans les relations parlementaires
• coordonner la correspondance ministérielle et de la haute direction
• coordonner toutes les questions liées à la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l'ensemble de l'ACDI
• assurer la préparation du matériel de breffage pour les rencontres ministérielles et celles de la haute direction avec les partenaires ou lors d'événements publics, ainsi que les séances d'information internes
• fournir des outils et des renseignements appuyant la planification ministérielle
• fournir des services d'appui administratif au cabinet de la ministre ainsi qu'aux bureaux de la présidente et du premier vice-président
• assurer les services de secrétariat au Conseil de direction, au Comité de gestion et au Comité de planification et d'allocation des ressources
• assurer les services de secrétariat au Conseil de leadership

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Services ministériels

Les Services ministériels sont composés de quatre unités qui fournissent des produits et des services au cabinet de la ministre et à la haute direction. De plus, ils coordonnent et produisent divers calendriers de planification stratégique pour synchroniser les programmes de l'ACDI, de la ministre et de la présidente, les processus de décision et les activités de communication. Les quatre unités des Services ministériels sont les suivantes :

Unité de breffage

L'Unité de breffage coordonne et prépare des notes de breffage pour la ministre, la haute direction et le secrétaire parlementaire, tant dans le cadre de réunions non publiques avec des partenaires de l'ACDI que dans le cadre d'activités publiques (dont les comparutions devant des comités parlementaires, les conférences internationales et les visites de dignitaires internationaux). Elle coordonne le matériel requis pour les séances d'information internes, les rapports de suivi portant sur les rencontres bilatérales de la ministre, de la présidente et du premier vice-président, ainsi que la gestion d'un système de repérage de données pour toutes les rencontres auxquelles prennent part la ministre, la présidente et le premier vice-président. De plus, l'Unité coordonne et distribue le calendrier des grands événements ministériels utilisé pendant les réunions de planification des cadres supérieurs.

Unité des mémoires

L'Unité des mémoires assure la coordination et le suivi des mémoires à la ministre, à la présidente et au premier vice-président aux fins d'information et de décision.

Son objectif principal est de veiller à ce que les cadres supérieurs et l'ACDI reçoivent des services fiables, efficaces et de qualité. Ces services comprennent les suivants :

• la tenue de dossiers papier et électroniques
• le contrôle de qualité
• la surveillance
• la notification et la distribution
• la prestation de conseils sur les processus établis

Elle coordonne aussi la préparation des tableaux des mémoires, qui donnent à la direction de l'information sur les mémoires à des fins de planification.

Unité des relations parlementaires

L'Unité des relations parlementaires appuie la ministre dans toutes les activités liées au Parlement. Elle prépare la ministre pour la période de questions et coordonne la préparation des documents d'information en vue des audiences des comités parlementaires, des réponses aux questions écrites des parlementaires et des interventions dans le cadre de débats ou de déclarations à la Chambre. De plus, elle suit de près les travaux parlementaires et collabore avec la Direction générale des communications pour organiser des activités à l'intention des parlementaires.

Unité de la correspondance ministérielle et de la haute direction

L'Unité de la correspondance ministérielle et de la haute direction fournit des conseils linguistiques et assure la coordination, la rédaction, la révision, l'impression et le suivi de la correspondance ministérielle et de la haute direction. Elle est aussi responsable du contrôle de la qualité des traductions pour divers documents officiels comme les soumissions au Conseil du trésor, le Rapport sur les plans et priorités et le Rapport sur le rendement.

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Accès à l'information et protection des renseignements personnels

Le groupe chargé de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels fait valoir les intérêts des citoyens et remplit les obligations de l'ACDI en matière de transparence.

Le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels est responsable d'élaborer, de coordonner et de mettre en œuvre des politiques, des directives et des procédures pour assurer le respect de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les principales activités du groupe sont les suivantes :

• traiter les demandes soumises en vertu des deux lois
• agir à titre de porte-parole de l'ACDI dans ses relations avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, les commissaires à l'information et à la vie privée et les autres ministères et organismes du gouvernement pour ce qui est de l'application des deux lois à l'ACDI
• répondre aux demandes de consultation soumises par d'autres institutions fédérales relatives à des documents de l'ACDI qu'ils détiennent
• préparer des rapports annuels au Parlement et d'autres rapports exigés par la loi, de même que des documents demandés par les organismes centraux
• élaborer des politiques, des procédures et des directives pour la mise en œuvre ordonnée des deux lois à l'ACDI
• mieux faire connaître les deux lois pour s'assurer que l'ACDI répond avec souplesse à l'obligation imposée au gouvernement
• voir à ce que l'ACDI se conforme aux deux lois, de même qu'aux règlements, aux procédures et aux politiques connexes

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Secrétariat des comités de direction et du Conseil de leadership

Le Secrétariat des comités de direction et du Conseil de leadership fournit des services au Conseil de direction, au Comité de gestion et au Comité de planification et d'allocation des ressources, notamment les services suivants :

• la planification des ordres du jour
• l'organisation des réunions et des journées de réflexion
• la préparation des comptes rendus
• la logistique des réunions
• les communications courantes

Le Secrétariat fournit aussi des services au Conseil de leadership.

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Services administratifs

Les Services administratifs fournissent un appui administratif au cabinet de la ministre et au bureau de la présidente dans les domaines suivants :

• finances
• ressources humaines
• gestion du matériel
• soutien à la gestion de l'information et de la technologie
• aménagement des locaux
• services de réception