Fonds pour les conférences

Description
Admissibilité
Critères d'évaluation
Modalités et conditions de financement
Présentation d'une demande
Informations additionnelles et liens
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Formulaire d'application
Formulaire du rapport post-conférence

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Description

Le Fonds des conférences appuie la participation de délégués admissibles à des conférences dont le thème présente un intérêt corporatif pour l'Agence canadienne de développement international (ACDI). Les conférences doivent porter directement sur une ou plusieurs des priorités de programme de l'ACDI (la gouvernance; la santé; l'éducation de base; le développement du secteur privé; la viabilité de l'environnement, auxquels s'applique le thème transversal de l'égalité entre les sexes) et chercher à influencer le développement durable dans les pays en développement et/ou en transition. En réponse aux exigences de l'ACDI, le Fonds des conférences peut privilégier les conférences qui ont trait à des domaines où l'ACDI est à renforcer sa programmation. Les conférences peuvent avoir lieu au Canada ou à l'étranger.

Le fonds de Financement des conférences versera une contribution financière maximale de 33 % du total des coûts de la conférence, jusqu'à concurrence de 200 000 $, pour la participation de délégués admissibles.

Veuillez noter que les propositions complètes doivent parvenir à l'ACDI au moins 16 semaines avant la date du début de la conférence.

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Admissibilité

Demandeurs admissibles
Événements admissibles
Délégués admissibles
Dépenses admissibles

Demandeurs admissibles

Seules les organisations peuvent présenter une demande de financement. Les organisations doivent être :

• canadiennes, étrangères ou internationales légalement constituées (y compris les ministères gouvernementaux) des secteurs public, volontaire ou privé;
• financièrement viables;
• l'organisateur ou un des partenaires organisateurs de la conférence proposée.

Remarque : Le Fonds des conférences examinera les demandes d'aide pour des conférences mettant à contribution plus d'une organisation. Toutefois, le Secrétariat ne peut signer d'accord qu'avec une seule personne juridique. Dans le cas d'une conférence mettant à contribution plus d'une organisation, un requérant responsable doit être désigné pour présenter la proposition et signer tout futur accord requis.

Les organisations suivantes ne sont pas admissibles à un financement :

• les organisations multilatérales, entre autres celles des Nations Unies et la Banque mondiale, qui obtiennent déjà un financement de base du gouvernement canadien;
• les organisations bénéficiant déjà d'un financement de l'ACDI pour un programme ou un projet directement lié au sujet sur lequel porte la conférence.

Événements admissibles

Sont au nombre des événements admissibles :

• conférences;
• ateliers;
• séminaires;
• congrès;
• forums;
• sommets;
• colloques.

Font partie des événements non admissibles :

• conférences recevant déjà une aide financière par l'entremise d'autres sources de l'ACDI;
• conférences qui portent essentiellement sur des questions liées à un seul pays ou propres à un seul pays admissible à l'aide de l'ACDI;
• éditions subséquentes de conférences périodiques (c.-à-d. qui s'inscrivent dans une série annuelle, 2e, etc., ou qui sont répétitives de nature) qui ont déjà été financées par le Fonds des conférences dans les 5 années précédentes;
• assemblées/réunions générales annuelles ou assemblées constituantes;
• événements de nature commerciale (les foires commerciales, par exemple);
• événements culturels (des concerts, des activités/représentations théâtrales, des événements sportifs, par exemple);
• cours/formation menant à l'obtention de crédits universitaires ou collégiaux;
• programmes de formation ou d'enseignement généraux;
• conférences ayant déjà fait l'objet d'un refus du Fonds des conférences dans les 12 derniers mois.

Délégués admissibles

Le Fonds pour les conférences fournit une aide aux organisations pour leur permettre d'inviter des délégués à prendre part à des conférences. Les délégués ne peuvent faire une demande d'aide directement. Ce sont les organisateurs de la conférence qui doivent soumettre une demande pour eux. Les délégués éventuels doivent être des citoyens de pays et de territoires où le Canada fournit de l'aide au développement (consultez le Rapport statistique sur l'aide publique au développement : Année financière 2005-2006 - tableau D-4).

Dépenses admissibles

• déplacement (le moyen le plus économique jusqu'à un billet d'avion en classe économique - aller-retour) à la conférence;
• Visas (coût réel - avec une autorisation préalable - et coût du voyage ou de l'hébergement lié à l'obtention du visa);
• hébergement à prix modéré (couvrant uniquement le prix de la chambre et les taxes);
• repas (s'ils ne sont pas inclus dans les frais d'inscription) et faux frais;
• frais d'inscription (lorsqu'ils sont clairement indiqués dans le budget proposé pour la conférence).

Dépenses non admissibles :

• tous les frais administratifs ou de service liés à la participation des délégués (à titre d'exemple, l'assurance médicale, les services de traduction, les photocopies, les frais de l'agent de voyage, les frais de déplacement ou d'hébergement engagés pour l'obtention d'un visa, etc.);
• toute autre dépense liée à la conférence (à titre d'exemple, les coûts de location de salle, les coûts reliés à la logistique, la production de publications reliées à la conférence, le coût des évaluations, etc.).

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Critères d'évaluation

Les demandes de financement seront évaluées en fonction d'une liste de critères, y compris les suivants :

• capacité de l'organisation d'entreprendre et de gérer la conférence proposée;
• capacité de l'organisation à apporter à la conférence une contribution, en argent ou en nature, et à obtenir des contributions d'autres donateurs;
• mesure dans laquelle la conférence permettra :
• de renforcer davantage les capacités des pays en développement et en transition;
• d'appuyer une ou plusieurs des priorités de programme de l'ACDI;
• d'aborder des enjeux sexospécifiques;
• de favoriser l'échange et le transfert de connaissances sur le développement durable;
• de contribuer au mandat de réduction de la pauvreté de l'ACDI.
• pertinence de la participation des délégués proposés, compte tenu du sujet de la conférence;
• pertinence du thème et du programme de la conférence, compte tenu des délégués des pays en développement et en transition; et
• équilibre hommes-femmes dans le choix de délégués proposés en vue d'un financement.

Le processus d'évaluation est complété par :

• les spécialistes techniques de l'ACDI; et
• les responsables des missions canadiennes à l'étranger, des bureaux régionaux de l'ACDI au Canada et d'autres ministères canadiens au besoin.

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Modalités et conditions de financement

Un financement aux conférences est accordé selon les critères suivants :

• Le montant maximal qui sera recommandé n'excédera pas 200 000 $ ou 33 % du coût total de la conférence, ce qui inclut les coûts prévus pour la participation des représentants de pays en développement et en transition.
• Le montant minimal d'une demande de contribution est de 10 000 $.
• L'aide financière est normalement fournie par l'entremise d'un accord de contribution. Cet accord est régi par des modalités et conditions et constitue un document juridiquement contraignant qui doit être signé par le requérant et l'ACDI avant que les paiements ne puissent être faits. La contribution de l'ACDI ne peut être utilisée que pour payer les dépenses engagées après la signature de l'accord par les deux parties.
• Après la conférence, le requérant doit remettre à l'ACDI un rapport financier et narratif.
• Le Secrétariat fait les paiements au titre de remboursements après avoir reçu et approuvé le rapport financier et narratif post-conférence. Il incombe donc aux requérants de gérer leurs fonds en conséquence. Cependant, le Secrétariat peut examiner des demandes d'avances en regard de dépenses admissibles prévues. Les requérants doivent indiquer le montant de ces dépenses et le moment auquel elles seront engagées.
• Le Secrétariat se réserve le droit de déterminer le montant et le calendrier des paiements.

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Présentation d'une demande

Les propositions peuvent être envoyées en tout temps au cours de l'année, mais doivent parvenir à l'ACDI au moins 16 semaines avant la date du début de la conférence. Une proposition devrait contenir 15 pages au plus, excluant les appendices. Elle devrait donner à l'ACDI une description concise et précise de votre conférence. Les propositions incomplètes ne seront pas considérées pour un financement.

Outre l'information requise dans le formulaire de dépot de demande (RTF 150 Ko) du Fonds des conférences, il faut fournir pour chaque demande les documents suivants :

• le formulaire de Déclaration relative au droit de compensation (voir appendice 2) (RTF 150 Ko)1;
• le formulaire de Déclaration de non-corruption1;
• une copie du certificat de constitution et des règlements administratifs de l'organisation qui soumet une demande2;
• un exemplaire des états financiers vérifiés des deux derniers exercices de l'organisation qui soumet une demande2.

Les organisations sont encouragées à fournir, le cas échéant, des exemplaires de leurs rapports annuels, bulletins d'information et brochures ou de toute autre publication dressant leur profil.

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Informations additionnelles et liens

Pour les conférences tenues au Canada, les participants à la conférence sont responsable de l'obtention des visas nécessaires. Lorsque vous invitez des délégués à participer à votre conférence, vous devez le faire assez rapidement pour que les participants obtiennent leur visa. Vous devez aussi fournir une lettre d'invitation écrite pour aider à l'obtention du visa. Le Fonds des conférences n'a aucun rôle dans la décision pour l'obtention d'un visa.

Voici quelques-uns des liens pertinents à l'information de base :

• Enjeux mondiaux
• Rapport statistique sur l'aide publique au développement : Année financière 2005-2006
• Égalité entre les femmes et les hommes
• Manuel en environnement pour les initiatives de développement communautaire
• La gestion axée sur les résultats
• Directive sur les voyages du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
• Autorisations spéciales de voyager
• Accord de contribution - modalités générales

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Pour plus de renseignements

Fonds des conférences
Section de l'engagement et formation
Direction de l'engagement des Canadiens
Direction générale du partenariat canadien
Agence canadienne de développement international
200, promenade du Portage, Gatineau (Québec)
Canada K1A 0G4

Télécopieur: (819) 953-6357


Les organisateurs de la conférence basés dans les régions canadiennes de l'Atlantique, des Prairies ou du Pacifique peuvent contacter le bureau régional de l'ACDI le plus près.

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Notes

1 : Les gouvernements et agences gouvernementales canadiens et étrangers sont exempts de cette condition.

2 : Les gouvernements et agences gouvernementales canadiens et étrangers, ainsi que les collèges, universités et cégeps financés publiquement sont exempts de cette condition. En ce qui a trait aux autres organisations, si ces documents ont déjà été soumis à l'ACDI dans la dernière année et qu'il n'y a aucun changement à la documentation, il n'est pas nécessaire de nous les retourner. Veuillez nous indiquer à quel fonds ces documents ont été soumis (par exemple, le Fonds autonome d'engagement du public) et la date approximative de la soumission.

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Formulaires

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Rapport statistique sur l'aide publique au développement : Année financière 2005-2006 (914 Ko, 76 pages)

Formulaire de dépot de demande

RTF, (151 Ko, 9 pages)
PDF, (90 Ko, 10 pages)

Formulaire du rapport post-conférence

RTF, (16 Ko, 1 pages)
PDF, (39 Ko, 2 pages)