Vérification de l'Unité de la conformité financière et du processus de vérification des bénéficiaires

Liste des acronymes et des abréviations

ACDI

Agence canadienne de développement international

BCG

Bureau du contrôleur général du Canada

BVG

Bureau du vérificateur général du Canada

CGF

Conseiller en gestion financière

CT

Conseil du trésor

DGGRC

Direction générale de la gestion du rendement et des connaissances

ICCA

Institut canadien des comptables agréés

LGFP

Loi sur la gestion des finances publiques

SCT

Secrétariat du Conseil du trésor

UERF

Unité d'évaluation des risques financiers

UCF

Unité de la conformité financière

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Sommaire

Introduction

La vérification interne de l'Unité de la conformité financière (UCF) et du processus de vérification des bénéficiaires figurait dans le plan de travail annuel de la Direction de la vérification interne pour 2004-2005. En outre, le Bureau du vérificateur général a recommandé que l'Agence réalise une vérification interne du processus de vérification des bénéficiaires et de l'UCF.

Les objectifs de la vérification étaient de déterminer :

• si la structure, la gestion et les ressources de l'UCF lui permettent d'appuyer comme il convient la fonction de vérification des bénéficiaires;
• si l'Agence reçoit un niveau d'assurance suffisant que les bénéficiaires des contributions et des contrats utilisent les fonds aux fins prévues, que leurs dépenses sont justifiées et qu'ils respectent les modalités des accords de contribution ou des contrats.

On s'est penché dans le cadre de la vérification sur l'organisation et les activités actuelles de l'UCF. On a ainsi examiné la sélection, la tenue et le suivi des vérifications prévues dans les plans de vérification de 2001-2002, 2002-2003 et 2003-2004, de même que le processus de sélection utilisé pour le plan de vérification de 2004-2005.

Des entrevues additionnelles dans le cadre de la vérification et un examen de documents ont eu lieu de septembre à novembre 2005 pour donner suite aux commentaires de l'UCF sur la version préliminaire du rapport de vérification.

Conclusion de la vérification

Les vérifications de l'UCF donnent à l'Agence une assurance quant au degré de conformité aux modalités des accords vérifiés. Cependant, les résultats ne peuvent pas s'appliquer à l'ensemble des accords conclus par l'Agence.

La direction n'a pas encore déterminé le niveau optimal d'assurance qu'elle a besoin d'obtenir du processus de vérification des bénéficiaires pour l'ensemble de l'Agence. Une fois cela établi, cela aidera à déterminer si la structure, la gestion et les ressources de l'UCF lui permettent d'appuyer comme il convient la fonction de vérification des bénéficiaires.

Des contrôles stratégiques sont en place pour suivre les redressements¹, justifier le renoncement à ceux-ci et vérifier le remboursement des redressements maintenus. Toutefois, comme aucune méthode de sélection fondée sur le risque n'est appliquée pour les accords au niveau des directions générales de programmes, il se peut que des accords présentant un risque élevé n'aient pas été choisis pour la vérification.

On a en outre identifié un certain nombre d'éléments du système de contrôle qui pourraient être renforcés pour améliorer la qualité des vérifications et accroître la capacité de l'Agence à interpréter les résultats de ses vérifications. Parmi les mesures pouvant être prises, mentionnons : définir l'étendue de la vérification pour les vérificateurs, établir une infrastructure pour que l'UCF présente en temps voulu des rapports à la direction de l'Agence et obtenir l'approbation de l'UCF pour la renonciation à tout redressement.

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1. 0 Introduction

1.1 Contexte

La vérification des accords est une exigence de la politique du SCT. Cette politique² recommande également que les ministères suivent les procédures suggérées dans le Guide de vérification des contributions fédérale³.

L'Unité de la conformité financière (UCF) est chargée de coordonner les vérifications des bénéficiaires d'accords de contribution et de contrats, afin de s'assurer que les dépenses réclamées par l'organisme bénéficiaire sont bien conformes à l'accord de contribution ou au contrat.

Même si elle relève de la Direction des finances de la Direction générale des ressources humaines et des services corporatifs, l'UCF a pour rôle d'aider les directions générales de programmes à s'acquitter de leur obligation de rendre des comptes grâce à la vérification des bénéficiaires et de fournir à la haute direction l'assurance que les paiements effectués sont conformes aux modalités des accords de contribution et des contrats. La Politique sur les paiements de transfert⁴ prévoit que la vérification des bénéficiaires sera effectuée par un service de vérification ministériel, et l'UCF remplit cette fonction. L'UCF vérifie les accords de contribution et les contrats financés par le crédit de l'aide.

Au début de l'année civile, habituellement fin janvier ou début février, l'UCF envoie une lettre d'appel aux directions générales de programmes dans le but d'informer les gestionnaires et de les aider à déterminer quels contrats et accords de contribution ils veulent voir inclus dans le plan de vérification annuel. L'UCF établit le plan de vérification avec l'aide des directions générales. Des agents de vérification sont ensuite engagés à contrat par l'UCF pour réaliser les vérifications. Ces agents sont choisis à partir d'une liste de candidats présélectionnés qui a été établie à l'issue d'un accord d'offre permanente. Ces conventions permettent à des sociétés de vérification régionales et nationales de participer aux vérifications, selon la complexité, l'emplacement et l'étendue des activités de l'agent d'exécution.

À l'issue du travail de vérification sur place, les agents de vérification soumettent un rapport préliminaire à la direction de l'organisme bénéficiaire, qui a alors la possibilité de répondre à tout redressement proposé par les agents de vérification. La version finale du rapport est ensuite rédigée et contient les réponses du bénéficiaire ou de l'entrepreneur. Cinq exemplaires du rapport sont remis à l'UCF.

L'UCF embauche également des agents de vérification pour les visites initiales chez les organismes bénéficiaires, une fois que les deux parties ont signé l'accord. Plus précisément, une visite initiale constitue une tentative de clarifier les modalités des accords de l'ACDI ainsi que les attentes de cette dernière au regard de la présentation de rapports financiers et de documents justificatifs satisfaisants. Ces visites sont réalisées afin de limiter ou d'éviter de futurs redressements après vérification qui résultent d'une mauvaise interprétation de l'accord ou de l'absence de données satisfaisantes⁵.

Parfois, des employés de l'UCF accompagnent les agents de vérification ou les consultants de l'Unité lorsqu'ils effectuent leur visite initiale sur place. Le nombre de visites initiales a augmenté d'année en année au cours de la période visée, passant de 53 en 2001-2002 à 91 en 2003-2004⁶.

1.2 Mandat de vérification

La présente vérification était prévue dans le plan de vérification interne annuel de 2004-2005. Elle a été sélectionnée en fonction du risque et fait partie du plan de vérification cyclique de l'Agence. Qui plus est, le Bureau du vérificateur général a recommandé dans son rapport de 1999 que l'Agence réalise une vérification interne du processus de vérification des bénéficiaires et de l'UCF.

1.3 Objectifs de la vérification⁷

La présente vérification porte tant sur l'UCF que sur la vérification des bénéficiaires et consiste à déterminer dans quelle mesure les bénéficiaires ont respecté les modalités des accords de contribution et des contrats. Plus précisément, la présente vérification visait à déterminer :

• si la structure, la gestion et les ressources de l'UCF lui permettent d'appuyer comme il convient la fonction de vérification des bénéficiaires;
• si l'Agence reçoit un niveau d'assurance suffisant que les bénéficiaires des contributions et des contrats utilisent les fonds aux fins prévues, que leurs dépenses sont justifiées et qu'ils respectent les modalités des accords de contribution ou des contrats.

1.4 Étendue et stratégie de la vérification⁸

On s'est penché dans le cadre de la vérification sur l'organisation et les activités actuelles de UCF. On a ainsi examiné la sélection, la tenue et le suivi des vérifications prévues dans les plans de vérification de 2001-2002, 2002-2003 et 2003-2004, de même que le processus de sélection utilisé pour le plan de vérification de 2004-2005.

La vérification portait sur les activités de l'Unité de la conformité financière ainsi que sur le processus de vérification des bénéficiaires dans les directions générales qui utilisent ou pourraient utiliser les services de l'Unité. On n'a pas tenté de déterminer dans quelle mesure l'UCF limite ses activités de vérification aux accords liés à des paiements de transfert au titre de l'aide.

La vérification incluait, sans s'y limiter, un suivi des observations formulées par le Bureau du vérificateur général (BVG) dans son rapport de vérification de 1999⁹ qui avaient trait à l'Unité de la conformité financière et à la fonction de vérification des contrats et des accords de contribution. La vérification ne comportait pas d'évaluation de la qualité des rapports de vérification préparés par les divers agents de vérification engagés à contrat par l'UCF. De même, elle ne déterminait pas le bien-fondé des redressements recommandés par les agents de vérification, puisque cette question a fait récemment l'objet d'un rapport du BVG.

La vérification a porté aussi sur la façon dont l'Agence applique les dispositions pertinentes de la Politique sur les paiements de transfert et le Guide de vérification des contributions fédérales lorsqu'elle détermine si les bénéficiaires respectent les accords de contribution et les contrats.

La vérification a été réalisée entre janvier 2005 et mars 2006. Les tests ont été faits sur des vérifications choisies parmi celles figurant dans le Système d'information de l'Agence en février 2005. Des entrevues additionnelles dans le cadre de la vérification et un examen de documents ont eu lieu de septembre à novembre 2005 pour donner suite aux commentaires de l'UCF sur la version préliminaire du rapport de vérification complétée en mai 2005.

1.5 Critères de vérification

Les critères utilisés pour évaluer l'Unité de la conformité financière sont regroupés selon deux catégories : (1) l'UCF en tant qu'organisation et (2) le niveau d'assurance fourni par les vérifications tel qu'indiqué ci-dessous. La direction de l'UCF a discuté et approuvé les critères avant que l'on n'entame les procédures de vérification détaillées.

L'UCF en tant qu'organisation - Déterminer si la structure, la gestion et les ressources de l'Unité lui permettent d'appuyer comme il convient la fonction de vérification des bénéficiaires.

• Mandat et niveau d'assurance souhaité
  • Critère 1.1 : Le mandat et les objectifs de l'UCF sont clairement compris par le personnel et la direction de l'Unité.
• Processus de sélection fondé sur le risque
  • Critère 1.2 : La méthode d'échantillonnage garantit que les résultats pourront être extrapolés à l'ensemble des ententes et contrats en vigueur au moment de la vérification.
• Politiques et procédures
  • Critère 1.3 : L'UCF a établi des politiques, des procédures et des pratiques qui indiquent la façon de procéder au personnel et à la direction.
• Structure organisationnelle et dotation en personnel
  • Critère 1.4 : L'UCF est dotée d'un personnel expérimenté et qualifié, dont le dévouement et les connaissances lui permettent de remplir ses tâches de manière satisfaisante.
• Ressourcement
  • Critère 1.5 : L'UCF a les ressources financières (dollars) et humaines (ETP) pour remplir son mandat.

Niveau d'assurance fourni par les vérifications - Évaluer si l'Agence reçoit un niveau d'assurance suffisant sur le fait que les bénéficiaires des contributions et des contrats utilisent les fonds aux fins prévues et que leurs dépenses sont justifiées, et déterminer s'ils respectent les modalités des accords de contribution ou des contrats.

• Contrôle de la qualité des vérifications sélectionnées et extrapolation des résultats
  • Critère 2.1 : Des vérifications des bénéficiaires sont effectuées régulièrement sur un large éventail d'accords et de contrats et la méthode d'échantillonnage permet d'extrapoler les résultats à tous les accords et contrats en vigueur au moment de la vérification.
  • Critère 2.2 : Des procédures de suivi sont en place pour cerner les leçons tirées de l'expérience.
• Contrôle de la qualité du travail effectué
  • Critère 2.3 : Un système de contrôle de la qualité est en place pour faire en sorte que le travail des agents de vérification et les rapports en résultant répondent aux exigences de l'Agence.
  • Critère 2.4 : Des procédures de suivi sont en place pour cerner les leçons tirées de l'expérience.
• Rapports annuels
  • Critère 2.5 : L'UCF fait rapport de ses activités au moins une fois par an à la direction de l'Agence et lui donne son avis quant à la prudence et à la probité dont font preuve les bénéficiaires pour rendre compte des fonds qui leur sont transférés par l'Agence et quant à la façon dont ils respectent les modalités des accords ou contrats.
• Suivi
  • Critère 2.6 : Les résultats des vérifications sont communiqués à l'UCF et le gestionnaire de programme prend les mesures appropriées.
  • Critère 2.7 : L'UCF « approuve » les mesures correctives proposées par la direction du programme en réponse aux redressements indiqués dans le rapport soumis par l'agent de vérification.

1.6 Activités de vérification de l'UCF

L'UCF remplit une importante exigence de la politique pour l'ACDI. Étant une des plus grandes utilisatrices des paiements de transfert au gouvernement fédéral, l'Agence compte sur l'UCF pour assurer la vérification des bénéficiaires, tâche qui sinon devrait être effectuée par le personnel de programme de l'ACDI. Les activités de vérification de l'UCF décrites à l'Annexe 1 donnent une indication du nombre de vérifications figurant dans la base de données. Aucun changement n'est survenu à l'Unité pendant la période visée, que ce soit au chapitre des ressources financières (4,2 M$) ou des quatre employés chargés de la vérification. Une fois qu'un contrat est signé pour une vérification, les principaux renseignements sont entrés dans la base de données de l'UCF qui, comme l'indique l'UCF, est une application dBase en usage depuis de nombreuses années. Quelques inconsistances ont été repérées dans les pratiques de gestion de la base de données de l'UCF. Elles sont abordées plus loin dans ce rapport à la Section 3.3. À cause de cela, il n'est pas possible de déterminer le nombre exact de contrats accordés pour des vérifications.

Le tableau ci-dessous montre que le montant de 88 p. cent de l'ensemble des contrats et accords de contribution signés par l'ACDI était en dessous d'un million de dollars.

On trouvera également dans le tableau des renseignements sur les montants vérifiés pendant une période de trois ans et sur les montants demandés par les bénéficiaires et étant sujet à vérification. Une réduction budgétaire unique de 15 p. cent a une incidence directe sur le niveau d'activité plus bas en 2003-2004.

Accords de contribution et contrats de moins de 1 M$
Année	Nombre	% des accords	M$	% du montant total
2001-02	1 908	90 %	202	16 %
2002-03	1 420	89 %	173,8	16 %
2003-04	1 243	89 %	140,4	12 %
Accords de contribution et contrats de plus de 1 M$1080,90
Année	Nombre	% des accords	M$	% du montant total
2001-02	208	10 %	1 080,80	84 %
2002-03	173	11 %	883,5	84 %
2003-04	157	11 %	998,1	88 %
Ensemble des accords de contribution et contrats
Année	Nombre	% des accords	M$	% du montant total
2001-02	2 116	100 %	1 282,80	100 %
2002-03	1 593	100 %	1 057,30	100 %
2003-04	1 400	100 %	1 138,50	100 %

Récapitulation des accords de contribution et des contrats par exercice¹⁰

Année	Montants déclarés par les bénéficiaires et faisant l'objet d'une vérification (M$)	Montant vérifié11 (M$ )
2001-2002	499,7	477,6
2002-2003	442,2	389,9
2003-2004	250,3	198,9

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2.0 Organisation de l'UCF - Observations et recommandations

Premier objectif de la vérification

2.1 Mandat et niveau d'assurance souhaité

Critère 1.1 : Le mandat et les objectifs de l'UCF sont clairement compris par le personnel et la direction de l'Unité.

Constatation

Le personnel et la direction comprennent clairement le mandat et les objectifs de l'Unité. Ils ne sont cependant pas capables d'identifier le niveau de vérification (niveau d'assurance) requis pour fournir à la direction l'assurance que les paiements sont conformes aux conditions indiquées dans les accords de contribution et les contrats.

Analyse

L'UCF est chargée de coordonner les vérifications des bénéficiaires des accords de contribution et des contrats pour veiller à ce que les dépenses rapportées par les organismes bénéficiaires sont conformes aux accords de contribution et aux contrats.

Bien qu'elle relève de la Direction des finances, qui fait elle-même partie de la Direction générale des ressources humaines et des services corporatifs, la fonction de l'UCF est d'aider les divisions de programmes à rendre des comptes par le biais de vérifications des bénéficiaires et de fournir à la haute direction l'assurance que les paiements sont conformes aux conditions des accords de contribution et des contrats. La Politique sur les paiements de transfert prévoit que la fonction de vérification des bénéficiaires sera remplie par un groupe ministériel de vérification et l'Unité remplit cette fonction. L'UCF opère des vérifications sur les accords de contribution et les contrats accordés par le crédit de l'aide.

La vérification des accords est une exigence de la Politique sur les paiements de transfert du SCT. Il est en outre recommandé dans cette politique que les ministères suivent les procédures suggérées dans le Guide de vérification des contributions fédérales. Il est spécifié dans ce guide que les ministères sont tenus de veiller à ce qu'un cadre de vérification en fonction du risque soit en place, pour :

• déterminer quels accords doivent être vérifiés,
• sélectionner les vérificateurs,
• faire en sorte que les vérifications correspondent aux exigences des programmes,
• coordonner les vérifications pour les bénéficiaires/entrepreneurs communs,
• fixer les mesures de suivi pour les constatations.

Les décisions concernant la sélection et l'exclusion des accords à vérifier varient selon les gestionnaires de programmes et les divisions en fonction de leur tolérance personnelle des risques. Du point de vue de l'Agence, il n'y a aucune indication du nombre de vérifications que devrait faire l'UCF chaque année. Cela ne peut pas être déterminé tant que l'Agence n'aura pas convenu du niveau d'assurance qu'elle a besoin d'obtenir du processus de vérification des bénéficiaires.

L'identification de la tolérance du risque et du degré d'assurance qui conviennent est particulièrement importante si l'on tient compte du fait qu'il sera bientôt obligatoire pour le ministère d'avoir des états financiers vérifiés. Le président devra également présenter au Contrôleur général un rapport annuel sur l'état des contrôles internes et de la gestion des risques au sein de l'Agence.

Lorsqu'elle prépare le plan de vérification annuel, l'UCF devrait réfléchir à la somme de travail qui sera nécessaire pour apporter à la direction l'assurance dont elle a besoin, au lieu de préparer un plan avec des prévisions de dépenses correspondant aux montants indiqués dans son budget annuel. L'UCF enverra normalement une lettre d'appel aux divisions de programmes leur demandant une liste des accords et des contrats à inclure dans le plan de vérification annuel. Les divisions de programme préparent les listes sans faire référence aux exigences des politiques. Bien que ce soit l'une des exigences de la politique du SCT, aucune approche fondée sur le risque n'est utilisée par les gestionnaires de programmes.

Recommandation

• 1. La Direction des finances, avec l'approbation du Comité de direction, devrait déterminer le niveau d'assurance dont l'Agence a besoin pour le processus de vérification des bénéficiaires.

Réponse de la direction

2.2 Processus de sélection fondé sur le risque

Critère 1.2 : La méthode d'échantillonnage assure que les résultats pourront être extrapolés à l'ensemble des accords et contrats en vigueur au moment de la vérification.

Constatation

En l'absence d'une méthode cohérente d'échantillonnage reposant sur une sélection fondée sur le risque, il n'est pas possible d'extrapoler les résultats ou de tirer des conclusions plus générales des accords vérifiés.

L'UCF a mandaté un grand nombre de vérifications d'accords conclus par toutes les directions générales de programmes de l'ACDI dont la valeur variait considérablement. Cependant, en raison de diverses lacunes dans la méthode d'échantillonnage des accords de l'UCF, les constatations de la vérification ne peuvent être utilisées pour déterminer la conformité des autres accords conclus par l'ACDI.

Analyse

Au début de l'année civile, habituellement à la fin de janvier ou au début de février, l'UCF envoie une lettre d'appel aux directions générales de programmes dans le but d'informer les gestionnaires et de les aider à déterminer les contrats et accords de contribution qu'ils veulent voir inclus dans le plan de vérification annuel¹² Cette lettre rappelle aux gestionnaires de programme la Politique en matière de vérification de contrats et accords de contribution pour faire en sorte que :

• tous les accords d'une valeur égale ou supérieure à 5 M$ fassent l'objet d'une vérification annuelle;
• tous les accords d'une valeur égale ou supérieure à 3 M$ fassent l'objet d'une vérification la première année, après le début des activités;
• tous les accords d'une valeur égale ou supérieure à 1 M$ fassent l'objet d'une visite initiale;

Outre les critères susmentionnés, on demande aux directions générales de se reporter à la Politique 610 de l'ACDI en matière de vérification de contrats et accords de contribution qui énonce d'autres facteurs de risque à prendre en compte pour sélectionner les accords à vérifier; on peut citer comme facteurs de risque les accords qui sont réputés présenter des problèmes, les accords ou organismes d'exécution qui n'ont jamais fait l'objet d'une vérification, les agents d'exécution ayant une expérience limitée de collaboration avec l'ACDI et de questions complexes et les projets pour lesquels on a déjà effectué des redressements.

L'UCF établit le plan de vérification avec l'aide des directions générales. Des agents de vérification sont ensuite engagés à contrat par l'UCF pour réaliser les vérifications. Ces agents sont choisis à partir d'une liste de candidats présélectionnés qui a été établie à l'issue d'un accord d'offre permanente. Ces conventions permettent à des sociétés de vérification régionales et nationales de participer aux vérifications, selon la complexité, l'emplacement et l'étendue des activités de l'agent d'exécution. Environ 180 vérifications sont effectuées chaque année et des accords de toutes les divisions de programmes sont vérifiés. L'analyse de ces vérifications est résumée ci-dessous.

Bien que les montants des accords varient d'environ 15 000 $ à 48 millions $¹³, l'UCF indique que, dans la pratique, les accords de moins de 100 000 $ ne sont généralement pas retenus pour une vérification.

En ce qui concerne l'échantillonnage, le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit des directives pour l'échantillonnage des accords à vérifier. Sa Politique sur les paiements de transfert indique que les ministères doivent établir un cadre de vérification fondé sur les risques pour la vérification des contributions qui permette de déterminer quels bénéficiaires doivent être vérifiés.Le Guide de vérification des contributions fédérales du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) - Partie I prévoit qu'il incombe aux gestionnaires de programme de déterminer quels bénéficiaires doivent faire l'objet d'une vérification. La méthode d'échantillonnage fournie aux directions générales est conforme à la Politique du Secrétariat du Conseil du Trésor et au Guide de vérification des contributions fédérales. Même si la méthode d'échantillonnage définie dans la Politique en matière de vérification de contrats et accords de contribution de l'Agence est conforme à la Politique du Conseil du Trésor, la vérification a décelé un certain nombre de lacunes dans le processus de sélection fondé sur le risque pour ce qui est des accords. Ces lacunes empêchent d'extrapoler les conclusions de la vérification aux autres accords. Parmi ces lacunes, mentionnons :

• L'application occasionnelle et facultative de la politique : Bien que les directions générales doivent inclure systématiquement les accords de plus de 3 M$ dans les vérifications à effectuer, l'UCF est obligée de modifier les plans de vérification pour inclure ceux qu'elles ont omis. La Politique de l'Agence en matière de vérification de contrats et accords de contribution propose également d'autres critères de risque à prendre en considération, mais ne fournit pas une liste précise. Par conséquent, la Politique permet aux directions générales de choisir leurs propres critères de risque. En l'absence d'une application systématique de ceux-ci, il est difficile de déterminer le degré de conformité des accords qui n'ont pas été vérifiés.
  
  
• L'absence d'examen de l'efficacité des critères de risque : L'UCF n'évalue pas la validité et l'efficacité des critères de risque utilisés pour déterminer les accords qui posent un risque plus élevé. En principe, de bons critères de risque permettraient de cibler les accords qui sont jugés les plus à risque et devraient permettre de relever de plus nombreux cas de non-conformité. Les autres accords, c'est-à-dire les accords non retenus pour la vérification devraient présenter un degré de conformité plus élevé. Certaines analyses statistiques ont été effectuées à propos des taux d'erreur (p. ex., les taux de redressement) à partir des vérifications réalisées au moyen d'une méthode d'échantillonnage fondée sur le risque. L'analyse a fait ressortir les taux d'erreur pour les diverses fourchettes de valeur des accords. Cette information peut servir de critère pour déterminer les accords présentant le plus grand risque. Si une forte proportion des redressements vise des accords d'une certaine valeur, ces accords peuvent être considérés comme comportant un risque et se voir attribuer un coefficient de pondération plus élevé dans le cadre de la méthode de sélection fondée sur le risque.
  
  
• L'absence de vérification des accords sélectionnés au hasard : Pour compléter l'échantillon fondé sur le risque, l'UCF ajoute à son plan de la vérification un échantillonnage aléatoire d'accords. Cette pratique pourrait servir à vérifier l'efficacité des critères fondés sur le risque utilisés pour sélectionner d'autres vérifications et contrôler les autres accords qui ne sont pas choisis par les directions générales. Elle ferait en sorte que les accords qui sont systématiquement considérés comme à faible risque puissent malgré tout être sélectionnés à des fins de vérification pendant la durée de l'accord. Il a été constaté que la vérification d'un certain nombre d'accords sélectionnés au hasard avait été annulée et qu'aucun autre accord ne leur a été substitué. En particulier, en 2003-2004, la vérification de tous les accords sélectionnés au hasard a été annulée. Selon le plan de travail, trois autres accords ont été sélectionnés au hasard pendant l'exercice, dont deux ont été rejetés. Au cours de l'exercice en question, on a procédé à des compressions budgétaires importantes, ce qui a entraîné le rejet par l'UCF de la plupart des accords sélectionnés au hasard pour une vérification.

Si l'UCF utilise les constatations de la vérification pour évaluer le degré de conformité des autres accords, cette évaluation doit être assortie de réserve et on doit signaler les lacunes de l'actuelle méthode de sélection des accords. Il faudrait indiquer le manque d'uniformité dans son application et préciser quelle interprétation elle peut ou non fournir ainsi que toute hypothèse que le lecteur doit prendre en considération.

Recommandation

• 2. L'UCF devrait confirmer la pertinence et l'efficacité de l'actuelle méthode de sélection fondée sur le risque afin de fournir une assurance raisonnable que les accords présentant le risque le plus grand sont sélectionnés pour la vérification.

Réponse de la direction

2.3 Politiques et procédures

Critère 1.3 : L'UCF est dotée actuellement de politique, de procédures et de pratiques qui indiquent la façon de procéder au personnel et à la direction.

Constatation

Les politiques et les procédures de l'UCF sont dépassées. Des explications et des directives additionnelles faciliteraient la tâche des vérificateurs en leur donnant une base commune comme point de départ, ce qui assurerait que des composantes des vérifications ne soient pas laissées de côté, préciserait les attentes et garantirait la cohérence.

Analyse

En plus des observations faites sur les politiques et les procédures dans d'autres sections du présent rapport, l'UCF a mis à jour son guide pour les vérifications et il contient des directives détaillées à l'intention des agents de vérification sur le terrain et au sein de l'UCF. Ses politiques sont communiquées au personnel et à l'Agence.

L'examen des politiques et procédures établies par l'UCF montre que le Guide de vérification des contrats et accords de contribution des programmes bilatéraux date de février 1991. Ce document aide les agents de vérification à réaliser les vérifications des bénéficiaires. Il renferme des descriptions détaillées et des conseils pour interpréter les dispositions des accords de contribution de l'ACDI ainsi que des consignes concernant l'examen des dépenses effectuées par les bénéficiaires.

Recommandation

• 3. L'UCF devrait revoir et mettre à jour ses politiques et procédures publiées afin de s'assurer qu'elles tiennent compte des politiques actuelles et des leçons tirées de l'expérience.

Réponse de la direction

2.4 Structure organisationnelle et dotation en personnel

Critère 1.4 : L'UCF est doté d'un personnel expérimenté et qualifié, dont le dévouement et les connaissances lui permettent de remplir ses tâches de manière satisfaisante.

Constatation

L'UCF a changé au fil des ans pour s'adapter à la demande grandissante pour ses services. Par conséquent, plusieurs questions se posent maintenant quant à son organisation et à sa structure. Qui plus est, les descriptions de postes de l'UCF ne sont pas à jour et ne reflètent pas pleinement le travail réalisé à présent par le personnel.

Analyse

La première étape dans la conception d'un cadre de gestion des ressources humaines consiste à analyser l'organisation et à concevoir une infrastructure de postes qui corresponde le mieux possible à la façon dont l'organisation s'acquittera de son mandat et atteindra les résultats.

Les descriptions de poste devraient être mises à jour pour refléter pleinement les tâches entreprises par le personnel de l'UCF. Les exigences en matière d'autorisation de sécurité ne sont pas cohérentes entre les divers postes au sein de l'Unité. Le travail accompli par les agents à la vérification titulaire est virtuellement le même que celui fait par les agents principaux de vérification. Le niveau d'effort, les responsabilités et la complexité du travail pour tous les postes de l'UCF sont souvent très différents de ce qu'ils étaient lorsque les descriptions de poste ont été préparées pour la première fois.

L'organigramme de l'UCF montre la structure de rapport et les différents niveaux de titularisation.


Les agents de programme, sauf quelques exceptions mineures, ont félicité le personnel de l'UCF pour leurs communications, leurs conseils et leur assistance pour résoudre les redressements après vérification.

Le traitement équitable des employés repose essentiellement sur l'existence de postes correctement évalués et classifiés. L'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada, dans sa grande initiative de politique, le Cadre concernant la gestion axée sur les compétences dans la fonction publique du Canada, indique que le système de gestion des ressources humaines à la fonction publique du Canada est fondé sur les postes. Autrement dit, des postes officiellement constitués, assortis d'une description claire des tâches, constituent les piliers de la gestion des ressources humaines.

Le niveau d'activité de vérification qui convient n'ayant pas encore été déterminé (comme indiqué dans la section sur le Mandat, plus haut), on ne sait pas non plus quelle serait la « bonne taille » pour l'UCF, en termes de personnel et de budget. Dans le contexte de la Loi fédérale sur la responsabilité qui a été proposée, et du fait que l'Agence est tenue de présenter des états financiers vérifiés, il est clair que l'on comptera de plus en plus sur les résultats des vérifications de l'UCR pour appuyer l'affirmation par les organismes qu'ils ont reçu les assurances nécessaires.

Recommandation

• 4. La Direction des ressources humaines devrait analyser les emplois et évaluer les postes à l'UCF pour régler les questions concernant les descriptions de poste et les classifications actuelles.

Réponse de la direction

2.5 Niveau de ressources

Critères 1.5 : L'UCF possède les ressources financières (dollars) et humaines (ETP) pour remplir son mandat.

Constatation

La vérification ne permet pas de déterminer si l'UCF dispose des ressources financières et humaines optimales pour fournir à la direction un niveau d'assurance adéquat, car la direction de l'Agence n'a pas encore déterminé le niveau d'assurance qu'elle voulait obtenir.

Les ressources que devrait avoir l'UCF ne peuvent être établies tant que l'on n'aura pas fait une révision des services votés pour l'UCF.

Analyse

Avant 2002-2003, le financement de l'UCF était assuré par des transferts budgétaires directs du budget de l'aide des directions générales de programmes. Les montants transférés dépendaient des besoins financiers établis par l'UCF pour la réalisation des vérifications (environ 200 par an) qui avaient été demandées par les directions générales de programmes en réponse à la lettre d'appel envoyée par l'Unité.

À partir de 2002-2003, le budget alloué à l'UCF est fondé sur les transferts directs effectués en 2001-2002. La différence réside dans le fait que maintenant l'Agence a transféré tous les fonds fournis à l'UCF de son budget de l'aide au budget de fonctionnement afin de se conformer à la Politique sur les paiements de transfert. En effet, celle-ci prévoit que le coût des activités de vérification entreprises relativement aux paiements de transfert doit être imputé au crédit pour les dépenses de fonctionnement du ministère.

Un plan de vérification annuel est préparé par l'UCF, qui s'efforce d'inclure les accords et contrats les plus importants (c.-à-d. représentant la valeur monétaire la plus élevée). Pour ce qui est du risque, l'UCF se fie aux évaluations réalisées par les agents de programme.

Le personnel de programme a en outre indiqué que, si les effectifs de l'Unité devaient augmenter, on attendrait d'elle qu'elle soit plus à même de traiter les demandes d'aide des gestionnaires de programme.

Une analyse organisationnelle telle que définie par l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada devrait être entreprise pour assurer que l'UCF ait la capacité organisationnelle nécessaire pour fournir à l'Agence le service dont elle a besoin. Le niveau de ressources qui convient devrait être déterminé à la suite d'une révision des services votés pour l'organisation de l'UCF. Aucun changement dans les ressources humaines de l'Unité ne devrait avoir lieu avant qu'une évaluation complète des besoins n'ait été faite en conjonction avec l'analyse recommandée ci-dessus.

Recommandation

• 5. Le directeur général des Finances devrait préparer une analyse de cas pour appuyer la demande d'un niveau de ressource adéquat d'après les résultats de la révision des services votés.

Réponse de la direction

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3.0 Niveau d'assurance fourni par les vérifications - Observations et Recommandations

Deuxième objectif de la vérification

3.1 Contrôle de la qualité des vérifications sélectionnées et extrapolation des résultats

Critère 2.1 : Des vérifications des bénéficiaires sont effectuées régulièrement sur un large éventail d'accords et de contrats, et la méthode d'échantillonnage permet d'extrapoler les résultats à tous les accords et contrats en vigueur au moment de la vérification.

Critère 2.2 : Des procédures de suivi sont en place pour cerner les leçons tirées de l'expérience.

Constatation

Les vérifications qui sont effectuées ne permettent pas l'extrapolation des résultats à l'ensemble des accords du fait d'incohérences dans les méthodes utilisées par les différentes divisions de programmes pour sélectionner des accords pour une vérification ou pour les exclure.

Analyse

Processus de l'UCF pour la sélection des vérifications

L'UCF remplit une importante exigence de la politique pour l'ACDI. Étant l'une des plus grandes utilisatrices des paiements de transfert au gouvernement fédéral, l'Agence compte sur l'UCF pour assurer la vérification des bénéficiaires, tâche qui sinon devrait être effectuée par le personnel de programme de l'ACDI.

Des vérifications sont proposées avant le début de l'exercice dans le cadre de la planification annuelle. Les directions générales établissent une liste d'accords à vérifier en se fondant sur les critères de risques énoncés dans la lettre d'appel de l'UCF, les vérifications qui ont été reportées l'exercice précédent sont ajoutées à cette liste et un échantillonnage aléatoire de vérifications (environ 10) est sélectionné par l'UCF. De plus, des vérifications spéciales qui sont demandées pendant l'année viennent s'ajouter.

L'UCF détermine si un accord sera ou non vérifié et peut en rejeter un pour diverses raisons, comme sa faible valeur monétaire. En outre, les agents ou gestionnaires de programme des directions générales peuvent demander qu'une vérification soit annulée. Cette demande est transmise à l'UCF par courriel. Certaines vérifications sont reportées à l'exercice suivant, souvent parce que des fonds insuffisants ont été dépensés à date. En effet, si davantage de fonds ont été dépensés avant la vérification, celle-ci peut porter sur des sommes plus importantes, ce qui permet de fournir à l'Agence un plus grand degré de certitude quant au respect des modalités. La vérification de certains des accords proposés est reportée plus d'une fois.

L'établissement du calendrier des vérifications dépend de plusieurs facteurs comme le montant de la contribution dépensé, les ressources disponibles, le calendrier de mise en oeuvre du programme du bénéficiaire ou le regroupement de vérifications par zones géographiquement rapprochées afin de diminuer le coût de déplacement. Des vérifications demandées sont parfois annulées pour diverses raisons, telles que la pertinence d'effectuer la vérification.

Les activités de vérification décrites à l'Annexe 1 donnent une indication du nombre de vérifications figurant dans la base de données. Aucun changement n'est survenu à l'Unité pendant la période visée, que ces oit au chapitre des ressources financières (4,2 M$) ou des quatre employés chargés de la vérification. Notre examen de la base de données pour les exercices 2001-2002 et 2003-2004 indique un déclin dans le nombre de vérifications commandées pendant cette période, une baisse de 30 % et un passage de 204 à 140 ainsi qu'un déclin de 15 % du nombre de commandes (de 166 à 141) et une baisse de 20% des montants payés aux évaluateurs (de 3,9 M$ à 3,1 M$. Ces baisses sont dues à des restrictions budgétaires pendant l'exercice 2003-2004 et ne reflètent pas une tendance à une baisse d'activité. En 2004-2005, le budget a été rétabli dans sa totalité et l'activité est remontée à environ 180 vérifications d'accords et contrats sélectionnés parmi les quelques 1 200 accords de contribution et contrats.

L'information ci-dessous est présentée chronologiquement pour montrer la progression, depuis la planification jusqu'à la conduite des vérifications.

Le niveau d'activité de l'UCF

Le niveau d'activité de vérification de l'UCF est élevé. Les données figurant dans l'annexe 1 sont tirées des plans de travail annuels et de la base de données de l'Unité. On note un manque d'uniformité dans les données, tant dans les plans de travail que dans la base de données. D'autres sources d'information ont été examinées afin d'avoir un aperçu de l'activité de vérification de l'UCF.

Le plan de travail

Le plan de travail sert à trier les nombreuses demandes reçues par les directions générales et à aider l'UCF à effectuer les analyses, à planifier le calendrier et à prendre les décisions concernant la passation de marché pour des services de vérification. Une fois que la période de planification arrive à son terme et que la plupart des décisions sont prises, le plan de travail n'est plus mis à jour parce qu'il n'est plus d'aucune utilité pour l'UCF.

La base de données

Une fois que les contrats de vérification sont attribués, l'information clé est entrée dans la base de données de l'UCF, une application dBase selon celle-ci, qui est en place depuis de nombreuses années. Un manque de cohérence a été relevé dans les pratiques de mise à jour de la base de données de l'UCF, dont il est question plus loin dans ce rapport à la section 3.3. Par conséquent, il a été impossible d'établir le nombre précis de contrats de vérification attribués.

Les commandes

La vérification de l'UCF a porté sur d'autres paramètres pour valider et confirmer le nombre approximatif de contrats de vérification attribués par exercice. Ainsi, cette information a été obtenue d'un rapport qui indiquait les commandes subséquentes à des accords d'offre permanente pour l'UCF qui a été préparé par l'unité chargée de la passation des marchés. Ce rapport n'est pas complet dans la mesure où il ne précise pas le nombre de contrats de vérification passés, étant donné que le nombre total des commandes subséquentes incluent : les contrats distincts pour des vérifications distinctes, les contrats distincts pour de multiples vérifications, les contrats pour des visites initiales et les contrats de services professionnels qui ne sont pas liés à une vérification en particulier.

Les transactions financières dans le SAP

La vérification de l'UCF a aussi englobé l'information sur les transactions financières dans le système financier SAP de l'ACDI. En supposant que l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) est respectée, les paiements effectués pendant l'année indiquent les activités de vérification menées à terme.

Les données pour les exercices examinés

Les sources d'information pour l'exercice 2003-2004 ont été examinées afin de valider la fiabilité des données et de comprendre la façon dont on trouvait l'information. Les conclusions concernant les sources d'information et les pratiques de mise à jour des données ont servi à établir les chiffres pour les deux exercices précédents. Les statistiques sont tirées tant de la base de données que du plan de travail pour montrer l'évolution du cycle de planification de la vérification et établir le nombre relatif d'accords rejetés et de vérifications reportées.

Les vérifications reportées

Sur la base d'un échantillonnage, les demandes de vérification qui ont été reportées ont été examinées afin de déterminer si les vérifications avaient été réalisées l'année suivante. Il a été constaté qu'effectivement les vérifications reportées avaient été effectuées l'année suivante, sauf dans un cas où la vérification a été reportée à deux reprises avant qu'un contrat de vérification ne soit attribué.

Recommandation

• 6. L'UCF devrait établir un mécanisme pour assurer une application uniforme de la méthode de sélection fondée sur le risque au niveau des directions générales de programmes afin que les résultats des vérifications puissent être extrapolées pour interpréter le degré de conformité des autres accords conclus par l'ACDI.

Réponse de la direction

3.2 Controle de la qualité du travail effectué

Critère 2.3 : Un système de contrôle de la qualité est en place pour faire en sorte que le travail des agents de vérification et les rapports en résultant répondent aux exigences de l'Agence.

Critère 2.4 : Des procédures de suivi sont en place pour cerner les leçons tirées de l'expérience.

Constatation

Les vérifications des accords respectent les normes de vérification acceptées par l'industrie. De nombreuses vérifications sont réalisées par des cabinets d'experts-comptables qui sont tenus par leurs organes directeurs de respecter une norme de qualité. D'autres vérifications sont effectuées par des comptables professionnels travaillant pour Conseils et Vérification Canada. Néanmoins, il existe un certain nombre de domaines où le système de contrôle devrait être renforcé, à savoir : définir la portée des vérifications et se réserver le droit d'examiner les documents de travail.

Analyse

Certaines importantes mesures d'assurance de la qualité sont mises en oeuvre à l'UCF pour veiller à ce que le travail de vérification soit de qualité acceptable. Premièrement, les vérifications de l'ACDI sont réalisées par des cabinets d'expertise comptable qui respectent les normes professionnelles établies par leur association. La majorité des agents de vérification sont des experts-comptables qui sont membres de leur association provinciale de comptables agréés. D'autres sont des comptables professionnels travaillant pour Conseils et Vérification Canada. Les associations provinciales disposent d'un programme d'inspection professionnelle pour faire en sorte que tous les membres actifs dans le domaine de l'expertise comptable respectent les normes professionnelles énoncées dans le Manuel de l'Institut canadien des comptables agréés. Ainsi, des inspections sont menées périodiquement sur leurs dossiers comptables et de vérification en cours.

Les rapports de vérification de l'UCF sont conformes aux grandes lignes du Guide de vérification. Le contrat des agents de vérification les renvoie à la Politique sur les paiements de transfert du SCT, au Guide de vérification des contributions fédérales (Parties I et II), aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, au Guide de vérification des contrats et accords de contribution de l'ACDI, et à la Directive du Conseil du Trésor sur les voyages pour des indications sur la réalisation de vérifications.

En outre, dans tous les dossiers examinés, il a été constaté qu'un représentant de l'UCF avait revu les rapports présentés à l'ACDI à l'issue d'une vérification. Les rapports de vérification sont également revus par le bénéficiaire de l'accord de contribution et par le gestionnaire de programme, ce qui constitue un facteur important pour s'assurer que les conclusions du vérificateur sont justifiées.

Il ressort des entrevues que, parfois, des agents de l'UCF accompagnent les vérificateurs lors de vérifications. Il n'est pas fait état de cette participation de l'UCF dans les dossiers de vérification. Cependant, la gestion de cette Unité estime que cette participation se produit environ une fois par an et a confirmé que celle-ci n'est pas consignée dans le dossier. Il est également apparu qu'on demandait à la société sélectionnée pour la visite initiale d'effectuer aussi la vérification, ce qui, toutefois, n'a pas toujours été possible en raison de la disponibilité des sociétés et de leur personnel et aussi de la difficulté de regrouper géographiquement les vérifications en vue de réduire les frais de déplacement. Aucune évaluation de l'efficacité des visites initiales n'a été réalisée par l'UCF pour déterminer s'il existe un lien entre une visite initiale et un respect accru des modalités. Il y a eu quelques cas où les visites initiales ont permis de clarifier le sens des modalités ainsi que les attentes concernant la tenue des dossiers et donc de faciliter la vérification.

Le système de contrôle de la qualité susmentionné aide l'UCF à s'assurer que les vérificateurs repèrent les dépenses non admissibles dont le remboursement a été demandé et que leurs conclusions sont justifiées. Il incombe au bénéficiaire de prouver que des dépenses inadmissibles sont en fait admissibles.

Toutefois, la vérification a permis de constater que le système de contrôle de la qualité en place devrait être renforcé afin d'offrir un degré de certitude accru quant à l'utilité des vérifications et de fournir un point de référence pour l'interprétation. Les secteurs où une amélioration s'impose comprennent notamment :

• Méthode et échantillonnage. Le Guide de vérification ne précise pas le taux d'échantillonnage requis. Il est entendu que l'agent de vérification communique avec l'UCF et qu'une décision est prise quant au niveau d'effort requis après un examen préliminaire des dossiers au bureau du bénéficiaire par l'agent de vérification. Étant donné que le temps et l'argent à consacrer à la vérification sont limités, l'absence de stratégie d'échantillonnage documentée peut se traduire par un degré de rigueur variable d'une vérification d'un accord à un autre. Même si parfois les agents de vérification revoient la portée de la mission sur place, de concert avec l'UCF, la rigueur de la vérification peut dépendre dans une certaine mesure de l'ampleur du contrat de vérification, ce qui entraîne un manque d'uniformité dans la vérification des accords.
  
  
• Portée de la vérification. Un examen des rapports de vérification a montré que, dans certains cas, aucune justification n'était fournie par les agents de vérification pour expliquer l'exclusion de la vérification de certains montants réclamés. Par conséquent, les rapports de vérification, même s'ils présentent peut-être des montants vérifiés et des redressements légitimes, peuvent ne pas satisfaire aux attentes de l'Agence pour ce qui est de la teneur de l'examen à réaliser sur place.

Recommandation

• 7. L'UCF devrait donner davantage de conseils aux organismes de vérification sur la façon de décrire la méthode d'échantillonnage et la raison pour laquelle certains montants ne sont pas vérifiés. Cela permettra de s'assurer que la direction de l'ACDI est au courant de l'impact que cela pourrait avoir sur le niveau d'assurance.

Réponse de la direction

3.3 Rapport annuel

Critère 2.5 : L'UCF fait rapport de ses activités au moins une fois par an à la direction de l'Agence et lui donne son avis quant à la prudence et à la probité dont font preuve les bénéficiaires pour rendre compte des fonds qui leur sont transférés par l'Agence et quant à la façon dont ils respectent les modalités des accords ou contrats.

Constatation

Il est ressorti des discussions avec le personnel de l'UCF qu'aucun rapport annuel officiel n'avait été rédigé pendant un certain nombre d'années, mais que le rapport annuel pour la période allant de 2002 à 2005 avait été produit en décembre 2005 et remis pour examen en avril 2006. En l'absence de rapports annuels réguliers, la haute direction ne reçoit aucune information sur la portée de la vérification, ni aucun résumé des constatations importantes, ni d'information sur les redressements et sur les leçons tirées pour améliorer le respect des modalités des accords.

Analyse

En 2005, l'UCF a soumis à la haute direction un rapport annuel pour les années 2002-2005 produit en décembre 2005. Ce rapport a été présenté au Comité de gestion de l'ACDI, comme l'exige la Politique en matière de vérification des accords et contrats.

Pour que les rapports soient exacts, il faut assurer l'intégrité des données et tenir compte des paramètres pertinents en matière d'établissement de rapports. Quelques erreurs et incohérences ont été décelées dans l'information entrée dans la base de données qu'a fournie l'UCF. Cette information a fait l'objet de tests afin de déterminer la fiabilité des données pour l'établissement de rapports. À cette fin, on a utilisé les documents originaux fournis par les directions générales, les dossiers de vérification, les courriels dans lesquels des modifications au plan de vérification étaient demandées et le plan de vérification de l'UCF pour 2003-2004. La majorité des tests effectuées ont permis de constater que l'information dans la base de données était exacte. Cependant, un certain nombre d'erreurs et d'incohérences ont été relevées. Par exemple :

• Des incohérences au regard des pratiques de mise à jour de la base de données, particulièrement en ce qui concerne le calendrier de la vérification. Il est d'usage d'entrer les vérifications dans la base de données sous l'année où ces vérifications ont été effectuées. La vérification a permis de constater que cinq vérifications de l'UCF ont été enregistrées dans la base de données pour l'exercice qui suit l'année où les mandats de vérification ont été émis, comme l'indique le plan de travail de l'UCF.
• Deux cas de double entrées de vérifications dans la base de données.
• Un cas où aucun montant n'est inscrit dans la colonne du montant demandé, mais où un montant apparaît dans la colonne des redressements totaux.

Entre autres, la base de données permet de connaître l'exercice où la vérification a été commencée, le montant vérifié, les redressements auxquels on a renoncé et les redressements maintenus; elle permet aussi de savoir si le dossier de vérification est clos. L'UCF peut ainsi rendre compte des montants vérifiés et des redressements maintenus. Toutefois, rien n'indiquait que la base de données de l'UCF (dBase) garde aussi trace des activités de vérification achevées pendant l'année étant donné l'absence de données indiquant qu'elle enregistre la date d'achèvement des vérifications. On a examiné dans le cadre de la présente vérification les fichiers qui existent et la date d'achèvement des vérifications n'est pas enregistrée. Rien n'indiquait que l'UCF pourrait facilement utiliser l'information pour rapporter le nombre de vérifications effectuées pendant une année puisqu'il n'y a aucune preuve que cette information est enregistrée dans la base de données informatisée.

Recommandation

• 8. Un rapport de vérification annuel devrait être présenté au Comité de gestion des affaires de l'ACDI dans des délais raisonnables, ainsi qu'au Comité de vérification et d'évaluation une fois la charte approuvée.

Réponse de la direction

3.4 Suite donnée aux constatations de la vérification

Critère 2.6 : Les résultats des vérifications sont communiqués à l'UCF, et le gestionnaire de programme prend les mesures appropriées.

Critère 2.7 : L'UCF « autorise » les mesures correctives proposées par la direction du programme en réponse aux redressements indiqués dans le rapport soumis par l'agent de vérification.

Constatation

L'UCF discute des constatations de la vérification avec le gestionnaire de programme; cependant, rien n'indique que les discussions et les décisions finales sur les redressements ont abouti à un processus d'approbation officiel entre l'UCF et le Programme.

Analyse

L'examen des dossiers a montré que l'UCF collaborait avec les gestionnaires de programmes de l'ACDI pour les aider à mieux comprendre en quoi consistaient les redressements et quelles mesures pourraient être nécessaires pour que les redressements proposés soient obtenus. L'UCF informe le Programme au moyen d'une note de service standard qu'il est important d'examiner les redressements avec l'agent de l'UCF désigné avant de prendre une décision quant à l'acceptation ou au refus des redressements. Le bénéficiaire, l'agent ou le gestionnaire de programme, l'agent de l'UCF et le vérificateur participent à la discussion concernant l'acceptation ou le refus des redressements. Parfois, au besoin, l'Unité de l'évaluation du risque financier (UERF) et le conseiller juridique peuvent aussi participer aux discussions. Une fois qu'une décision est prise, l'agent ou le gestionnaire de programme informe le bénéficiaire par écrit de la décision relative aux redressements. L'UCF prend note du processus de redressement [acceptation/refus], et l'information est versée dans le dossier de vérification. Cette façon de procéder a été suivie pour tous les dossiers vérifiés et permet à l'UCF de vérifier si une mesure appropriée est prise par le gestionnaire de programme.

Le gestionnaire ou l'agent de programme traite les versements excédentaires comme une réclamation ajustée du bénéficiaire ou, encore, le personnel responsable des comptes débiteurs émet une facture. Une fois que la méthode de recouvrement du trop payé est déterminée, l'agent et le gestionnaire de l'UCF marquent leur accord sur un document interne de l'UCF pour indiquer qu'en ce qui concerne cette Unité. La vérification est terminée, et la base de données est mise à jour en conséquence. Après avoir examiné tout nouvel élément présenté par le bénéficiaire, le gestionnaire de programme informe celui-ci, par lettre, de la décision prise concernant les redressements. Une copie de cette lettre est remise à l'UCF.

Sur le plan des contrôles, il semble que l'UCF se contente d'influer sur les décisions relatives à l'acceptation ou au refus des redressements. Rien dans les dossiers n'indiquait que l'UCF permettait, par une autorisation écrite, au gestionnaire de programme de renoncer aux redressements.

Dans son rapport publié en février 2005, le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) s'inquiétait que les gestionnaires de programme se montrent peut-être trop cléments envers les bénéficiaires et refusent peut-être d'effectuer des redressements justifiés (c.-à-d. de recouvrer des fonds qui devraient être rendus à l'ACDI). Le BVG indique que, pour un certain nombre de décisions liées aux renonciations, l'ACDI ne s'est pas assurée, en fin de compte, de payer seulement les biens reçus et les services rendus, conformément aux dispositions de l'accord.

Le BVG a recommandé que l'ACDI s'assure que chaque renonciation (le redressement qui est permis) soit approuvée séparément et comme il convient et que des pièces justificatives valables soient versées au dossier pour justifier cette renonciation. L'ACDI a accepté cette recommandation et a renforcé le rôle de l'UCF, lui demandant de veiller à ce que les pièces justificatives requises soient versées au dossier.

Recommandation

• 9. L'UCF devrait renforcer le cadre de contrôle existant en y ajoutant un mécanisme par lequel l'UCF autoriserait officiellement les directions générales de programmes à renoncer aux redressements (p. ex., l'envoi d'un courriel par les directions générales dans lequel elles demandent l'autorisation en question et la réponse de l'UCF, ou la signature par le Programme et l'UCF, d'une lettre au bénéficiaire dans laquelle sont justifiés le maintien des redressements ou la renonciation à ceux-ci).

Réponse de la direction

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Conclusion

Les vérifications de l'UCF donnent à l'Agence une assurance quant au degré de conformité aux modalités des accords vérifiés. Cependant, les résultats ne peuvent pas s'appliquer à l'ensemble des accords conclus par l'Agence.

La direction n'a pas encore déterminé le niveau d'assurance optimal qu'elle souhaite obtenir du processus de vérification des bénéficiaires pour l'ensemble de l'Agence. Une fois ceci établi, il sera plus facile de déterminer si l'UCF dispose des ressources, de la structure et de la gestion optimales pour lui permettre d'appuyer comme il convient la fonction de vérification des bénéficiaires.

Des contrôles stratégiques sont en place pour suivre le remboursement des redressements maintenus. Toutefois, comme aucune méthode de sélection fondée sur le risque n'est appliquée pour les accords au niveau des directions générales des programmes, il se peut que des accords présentant un risque élevé n'ait pas été choisi pour vérification.

Il a été déterminé également qu'un certain nombre d'éléments du système de contrôle pourraient être renforcés pour améliorer la qualité des vérifications et accroître la capacité de l'Agence à interpréter les résultats de ses vérifications. Parmi les mesures pouvant être prises, mentionnons : définir l'étendue de la vérification pour les vérificateurs, assure la cohérence des pratiques de suivi de l'activité de vérification pour en rendre compte à la haute direction de l'Agence, établir une infrastructure pour que l'UCF présente en temps voulu des rapports à la direction de l'Agence et obtenir l'approbation de l'UCF pour la renonciation à tout redressement.

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Annexe 1 - Sommaire de l'Activité de vérification de l'UCF

Sommaire de l'activité de vérification de l'UCF

Activité de vérification	2003- 200414	2002- 200315	2001- 2002
Nouvelles vérifications proposées par les directions générales (provenant de la planification de la vérification, avant l'exercice en janv. -mars et les vérifications reportées l'année précédente)	204	221	230
Vérifications additionnelles proposées par les directions générales (selon le plan de travail de l'UCF)	38	4	11
Autres vérifications retenues par l'UCF pour répondre aux exigences de la politique (tirées du plan de travail de l'UCF)	61	97	40
Vérifications sélectionnées au hasard provenant du plan de travail par l'UCF (provenant du plan de travail de l'UCF)	10	2	9
Nombre total d'accords dont la vérification est envisagée pour l'exercice	313	324	290
Accords rejetés (l'UCF a décidé de ne pas les vérifier,aucun agent de vérification n'a été embauché)	(153)16	(44)	(25)
Vérifications reportées (accords retenus pour la vérification, mais reportés à l'exercice suivant)	(33)	(77)	(58)
Vérifications demandées pendant l'exercice	127	203	207

Sommaire de l'activité de vérification de l'UCF

Activité de vérification	2003- 200417	2002- 200318	2001- 2002
Accords pour lesquels un agent de vérification a été désigné	140	236	204
Vérifications annulées après avoir été demandées (nombre de contrats de vérification attribués, mais annulés par la suite)	(6)	(8)	(2)
Vérifications demandées pendant l'exercice	134	228	202
Nombre de commandes subséquentes à des offres à commandes pour des services professionnels par exercice19 (comprend les contrats pour les visites initiales)	141	212	166
Montant payé aux vérificateurs20 (montants pour les vérifications et visites initiales effectuées pendant l'exercice)	3 079 487,72 $	3 542 069,99 $	3 876 990,00 $

Le travail de vérification commencé pendant un exercice financier mais terminé le suivant ne figure pas dans la base de données²¹.

Les vérifications terminées pendant l'exercice financier ne sont pas enregistrées.

Notes :

Pour tenter de déterminer le nombre de vérifications entreprises pendant un exercice, nous avons examiné le plan de travail et les enregistrements de la base de données. Les nombres de vérifications commandées pendant un exercice financier sont proches dans le plan de travail et dans la base de données mais ne coïncident pas tout à fait. Cela est du à plusieurs facteurs. Le plan de travail est un document de planification et n'est pas tenu à jour pendant toute l'année, au fur et à mesure des changements, en particulier les annulations et les reports de projets de vérification. Voir la Section 3.3 sur le rapport annuel pour plus d'information.

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Annexe 2 - Sommaire des recommandations - UCF

	Recommandation	Responsabilité	Réponse de la direction	Date	Statut
R1.	La Direction des finances, avec l'approbation du Comité de direction, devrait déterminer le niveau d'assurance dont l'Agence a besoin pour le processus de vérification des bénéficiaires.	Direction des finances	La Direction des finances convient de soumettre à l'examen du Comité de direction un document d'orientation en décembre 2006.	Décembre 2006	En cours
R2.	L'UCF devrait confirmer la pertinence et l'efficacité de l'actuelle méthode de sélection fondée sur le risque afin de fournir une assurance raisonnable que les accords présentant le risque le plus grand sont sélectionnés pour la vérification.	Direction des finances	L'approche actuelle consistant à sélectionner des accords de contribution et des contrats de service pour les vérifier est conforme à la Politique sur les transferts du Conseil du Trésor, en ce sens que ce sont pour une large part les gestionnaires de programme qui décident quels accords seront vérifiés. L'approche actuelle est aussi fondée sur le risque car elle met l'accent sur les accords d'un montant élevé et prend en ligne de compte les facteurs de risque comme la complexité du projet, les résultats des vérifications antérieures, les inquiétudes de l'agent de programme et la difficulté à obtenir des renseignements financiers du bénéficiaire. Pour fournir une assurance raisonnable que les accords à plus haut risque sont choisis pour vérification, la Direction des Finances convient que l'UCF doit veiller à ce que les gestionnaires appliquent uniformément les critères axés sur le risque lorsqu'ils proposent des accords pour des vérifications. Pour que cela soit fait, l'UCF demandera aux gestionnaires de remplir pour chaque projet un questionnaire qui donnera son évaluation d'une série de facteurs de risque. Cette nouvelle approche sera mise en oeuvre lors du plan annuel de vérification 2007-2008.	Avril 2007	En cours
R3.	L'UCF devrait revoir et mettre à jour ses politiques et procédures publiées afin de s'assurer qu'elles tiennent compte des politiques actuelles et des leçons tirées de l'expérience.	Direction des finances vision	La Direction des Finances est d'accord et a publié une version révisée du Guide de vérification des contrats et accords de contribution des programmes bilatéraux en septembre 2006.	Septembre 2006	Terminé
R4.	La Direction des ressources humaines devrait analyser les emplois et évaluer les postes à l'UCF pour régler les questions concernant les descriptions de poste et les classifications actuelles.	Direction des RH	Les poste de gestionnaire et d'adjoint administratif de l'UCF ont été reclassifiés après la vérification. Dans le cadre de l'examen des postes FI dans l'ensemble du gouvernement, les descriptions de postes FI-1 et FI-2 au sein de l'UCF sont en cours d'examen. On prévoit d'avoir fini l'examen d'ici avril 2007.	Avril 2007	Terminé
R5.	Le directeur général des Finances devrait préparer une analyse de cas pour appuyer la demande d'un niveau de ressource adéquat d'après les résultats de la révision des services votés.	Direction des finances	La Direction des Finances est d'accord et le document d'orientation qui sera présenté au Comité de direction en novembre 2006 traitera de cette question.	Novembre 2006	En cours
R6.	L'UCF devrait établir un mécanisme pour assurer une application uniforme de la méthode de sélection fondée sur le risque au niveau des directions générales de programmes afin que les résultats des vérifications puissent être extrapolées pour interpréter le degré de conformité des autres accords conclus par l'ACDI.	Direction des finances	La Direction des finances est d'accord avec cette recommandation (voir la réponse de la direction pour la recommandation 2).	Dans le Plan de vérification annuel pour 2007-2008	En cours
R7.	L'UCF devrait donner davantage de conseils aux organismes de vérification sur la façon de décrire la méthode d'échantillonnage et la raison pour laquelle certains montants ne sont pas vérifiés. Cela permettra de s'assurer que la direction de l'ACDI est au courant de l'impact que cela pourrait avoir sur le niveau d'assurance.	Direction des finances	Le personnel de l'UCF et le gestionnaire de projet discutent de la méthode de vérification et des questions d'échantillonnage avec les vérificateurs au moment où on leur confie leur mission. Les rapports de vérification doivent également être conformes au chapitre 5805 du Manuel de l'ICCA, Rapports de vérifications sur des informations financières autres que des états financiers qui traite des questions concernant la méthode d'échantillonnage. Nous sommes d'avis que ces mesures promeuvent des normes professionnelles rigoureuses pour les vérifications et que les conclusions des vérifications sont justifiées. Suite à cette recommandation, le Guide de vérification des accords de contribution et des contrats de service insiste davantage sur la nécessité d'expliquer pourquoi certains montants ne sont pas vérifiés.	Septembre 2006	Terminé
R8.	Un rapport de vérification annuel devrait être présenté au Comité de gestion des affaires de l'ACDI dans des délais raisonnables, ainsi qu'au Comité de vérification et d'évaluation une fois la charte approuvée.	Direction des finances	La Direction des Finances est d'accord avec la recommandation que le Rapport annuel de l'UCF soit présenté au Comité de gestion des affaires et au Comité de la vérification et de la gestion.	Décembre 2006	En cours
R9.	L'UCF devrait renforcer le cadre de contrôle existant en y ajoutant un mécanisme par lequel l'UCF autoriserait officiellement les directions générales de programmes à renoncer aux redressements (p. ex., l'envoi d'un courriel par les directions générales dans lequel elles demandent l'autorisation en question et la réponse de l'UCF, ou la signature par le Programme et l'UCF, d'une lettre au bénéficiaire dans laquelle sont justifiés le maintien des redressements ou la renonciation à ceux-ci).	Direction des finances	La gestion de l'Unité de la conformité financière accepte la recommandation et note que, depuis avril 2006, l'UCF a envoyé un courriel officiel aux gestionnaires de programme confirmant la position finale de l'UCF sur les redressements après vérification.	Avril 2006	Terminé

Notes:

¹ Les redressements concernent le plus souvent des dépenses non admissibles, c'est-à-dire qui ne satisfont pas aux conditions indiquées dans les accords de contribution. Il peut par exemple s'agir de coûts marginaux résultant de frais pour des billets d'avion en classe affaires au lieu de classe économique, de frais pour des cours de formation qui incluent des modules autres que ceux prévus par les accords de contribution, etc. Le bénéficiaire doit rembourser les montants excédentaires qui ont été payés, soit sous forme de remboursement à l'Agence, soit sous forme de réduction des factures suivantes.
² Politique sur les paiements de transfert, Secrétariat du Conseil du Trésor, juin 2000.
³ Guide de vérification des contributions fédérales, Secrétariat du Conseil du Trésor, 1982.
⁴ Politique sur les paiements de transfert, Secrétariat du Conseil du Trésor, juin 2000.
⁵ Manuel de référence pour les visites initiales, Unité de la conformité financière, ACDI, mars 2003.
⁶ Chiffres provenant de la base de données de l'UCF.
⁷ « Évaluation de l'Unité de conformité financière », mémorandum au DG des Finances, du directeur, Direction de la vérification interne, 4 novembre 2004.
⁸ Ibid.
⁹ Agence canadienne de développement international, Contrôles financiers des projets, Vérificateur général du Canada, novembre 1999.
¹⁰ Les chiffres figurant dans ce tableau n'ont pas fait l'objet d'une nouvelle vérification.
¹¹ Les entrevues indiquent qu'il n'est parfois pas possible de vérifier l'ensemble de l'entente (p. ex. les dossiers financiers sont dispersés dans divers endroits); toutefois, les rapports de vérification examinés ne contiennent pas de motif pour l'exclusion des montants de la vérification. Les montants proviennent de la base de données de l'UCF.
¹² Mémorandum en date du 31 janvier 2005 du DG, Direction des finances, à divers directeurs de programmes.
¹³ Les montants en dollars pour les accords qui ont été vérifiés sont tirés des plans de travail de l'UCF.
¹⁴ Les données tiennent compte des demandes initiales des directions générales, des courriels, des rapports de vérification par échantillonnage, du plan de travail et de la base de données pour établir les chiffres pour l'exercice 2003-2004.
¹⁵ Les données pour 2002-2003 et 2001-2002 sont tirées du plan de travail et de la base de données, comte tenu des rajustements fondés sur des extrapolations de la vérification des données de 2003-2004.
¹⁶ 16 Les entrevues et l'examen des dossiers indiquent que les accords proposés ont été rejetés en raison de leur montant (les contrats de moins de 100 000 $ sont généralement rejetés) ou d'une demande des directions générales de programmes.
¹⁷ Les données tiennent compte des demandes initiales des directions générales, des courriels, des rapports de vérification par échantillonnage, du plan de travail et de la base de données pour établir les chiffres pour l'exercice financier de 2003-2004.
¹⁸ Les données pour 2002-2003 et 2001-2002 sont tirées du plan de travail et de la base de données, comte tenu des rajustements fondés sur des extrapolations de la vérification des données de 2003-2004.
¹⁹ Liste des demandes obtenue de l'Unité contractuelle.
²⁰ Les montants sont pour les vérifications et les visites initiales effectuées pendant l'exercice financier sont tirées du rapport SAP sur les dépenses pour l'UCF.
²¹ Même si l'on peut facilement obtenir l'information dans le dossier papier, on ne peut la trouver dans la base de données au moyen de l'application dBase de l'UCF. Lorsque les vérifications sont achevées, elles sont ajoutées à la base de données, mais rien n'indique si elles ont été reportées à l'exercice suivant pour leur achèvement.

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Formats de rechange

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Vérification de l'Unité de la conformité financière et du processus de vérification des bénéficiaires (PDF 203 Ko, 36 pages)