Vérification des ententes administratives

Remerciements
Liste des acronymes et sigles

1. Sommaire
2. Introduction 3. Observations et recommandations 4. Conclusion
Annexe 1 - Autres ministères et entités provinciales
Annexe 2 - Objectifs et critères de vérification
Annexe 3 - Sommaire
Annexe 4 - Synopsis du cycle de projet dans le cadre d'une programmation réactive
Annexe 5 - Sommaire des recommandations et plan d'action de la direction

Remerciements

L'équipe de vérification interne remercie le personnel des services généraux (Gestion des marchés, Finances et Services juridiques) ainsi que les directeurs et le personnel des opérations de leur précieuse collaboration.

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Liste des acronymes et sigles

ACDI

Agence canadienne de développement international

CRG

Cadre de responsabilisation de gestion

CVC

Conseils et Vérification Canada

DAT

Document d'attribution de travail

DGGIT

Direction générale de la gestion de l'information et de la technologie

DGM

Direction de la gestion des marchés

GOV

Code SAP pour les ententes administratives

RI

Règlement interministériel

SAP/SIA

Système d'information de l'Agence

SCT

Secrétariat du Conseil du Trésor

TPSGC

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

UERF

Unité d'évaluation des risques financiers

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1. Sommaire

Une entente administrative est un mécanisme contractuel pour la fourniture de biens et services entre les ministères et organismes fédéraux (autres ministères), des entités provinciales, des sociétés d'État et des administrations municipales.

La Politique sur les imputations interministérielles et les virements entre crédits du Conseil du Trésor, qui est reprise dans la politique générale de l'ACDI, régit les exigences financières et administratives devant présider à la conclusion des ententes administratives et établit les exigences minimales quant au contenu de ces ententes. Comme il s'agit d'ententes intergouvernementales ou intragouvernementales et que le risque couru par le gouvernement est beaucoup moindre que dans le cas de marchés avec des partenaires du secteur privé, ces ententes ont un caractère moins officiel et sont moins restrictives. Essentiellement, la Politique prévoit que les autres ministères fournissant des biens et services ne peuvent recouvrer que les coûts d'accroissement liés à un projet et non les frais fixes (ceux-ci sont déjà inclus dans les crédits parlementaires des ministères en question) et que les sommes non dépensées à la fin de l'exercice doivent être retournées au ministère chargé du financement.

L'ACDI conclut des ententes administratives pour la fourniture de services avec d'autres ministères et des entités non fédérales faisant fonction d'agent d'exécution afin, généralement, de tirer parti de leur savoir-faire unique dans divers domaines, comme la gouvernance. La valeur totale des ententes administratives liées à l'aide (qui diffèrent des ententes dites de « services communs ») signées au cours de la période de trois ans visée par la vérification est de 307 millions de dollars. Les directions générales de programmes bilatéraux interviennent pour 87 % de cette somme.

La mission de vérification visait à déterminer : a) s'il existait un cadre stratégique et de contrôle financier pour la conclusion et l'administration d'ententes administratives avec les autres ministères fédéraux et d'autres paliers de gouvernement; b) si, le cas échéant, le cadre en question était conforme aux politiques, procédures et pouvoirs du gouvernement fédéral et de l'ACDI et s'il était mis en oeuvre tel que prévu. La vérification a été réalisée entre novembre 2005 et février 2006.

L'équipe de vérification a conclu que l'Agence utilisait essentiellement un cadre unique pour approuver les projets, sélectionner les partenaires de la mise en oeuvre, négocier des ententes qui renferment des dispositions protégeant les intérêts de l'ACDI et assurer le suivi opérationnel et financier des projets. Par conséquent, les ententes administratives sont assujetties au même cadre de contrôle que les accords de contribution, qui interviennent pour la majorité des activités de l'ACDI.

En général, les ententes examinées permettent de conclure qu'il y a une bonne gestion des projets, tant sur le plan financier qu'opérationnel. Cependant, normaliser le modèle de l'entente permettrait une meilleure coordination et une négociation plus efficace des ententes administratives avec les autres ministères. En l'absence d'une entente type, le personnel peut négocier des modalités sur lesquelles un autre service de l'ACDI est déjà parvenu à un accord avec le même ministère, et ce peut-être avec un résultat différent. L'initiative concernant l'approche pangouvernementale, qui est dirigée par l'ACDI, présente une occasion de régler le problème. Le Bureau de la gouvernance démocratique est responsable de négocier et de gérer les ententes-cadres entre l'ACDI et les autres ministères sélectionnés. L'objectif de ces ententes est d'établir des cadres qui faciliteront les relations à long terme en appui aux plans et priorités de l'ACDI concernant la programmation en matière de gouvernance démocratique dans les pays partenaires, en fonction des relations historiques entre l'ACDI et les autres ministères partenaires.

Des améliorations peuvent également être apportées au chapitre de la gestion des paiements. Les gestionnaires doivent être mis au courant que dans le cadre des ententes administratives l'utilisation de paiements fondés sur les demandes de remboursement soumises plutôt que l'utilisation des avances est contraire à la politique financière concernant la gestion des crédits parlementaires, et la question doit être réglée aux niveaux des directions générales et de l'Agence.

L'ACDI assume peut-être des coûts de projet plus élevés que cela n'est nécessaire en couvrant les frais généraux de certains autres ministères partenaires. Près de 50 % des ententes administratives vérifiées contenaient des dispositions concernant le recouvrement des frais généraux. Les directions générales ont été incapables de fournir à l'équipe de vérification des pièces justificatives à cet égard et ont déclaré avoir elles-mêmes de la difficulté à obtenir l'information des autres ministères. Cette question doit être examinée au niveau de l'organisation, essentiellement par l'ACDI et le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Le SCT seul peut autoriser certains ministères à recouvrer des coûts d'accroissements.

Parmi les autres améliorations à apporter, signalons la clarification du pouvoir délégué en matière de sélection et un suivi plus actif de la part des gestionnaires de programme en cas de remise tardive par les autres ministères partenaires des rapports sur l'état d'avancement.

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2. Introduction

2.1 Contexte

2.1.1 Justification des ententes administratives

L'ACDI conclut des ententes avec d'autres ministères ou d'autres paliers de gouvernement et des sociétés d'État pour la mise en oeuvre de projets d'aide dans leur domaine de compétence particulier, compétences qu'ils sont généralement les seuls à posséder. L'ACDI peut tirer parti de ce savoir-faire sans avoir recours à des marchés concurrentiels, comme cela serait le cas avec le secteur privé. Les budgets de fonctionnement et entretien (F & E) ou d'aide de l'ACDI peuvent servir à financer les ententes administratives. Le budget de l'aide est utilisé lorsque le projet bénéficie aux pays ciblés tandis que le budget F & E l'est lorsque c'est l'ACDI qui en bénéficie.

2.1.2 Définition de l'entente administrative et des autres mécanismes contractuels

Conformément à la définition générale de l'entente administrative, l'ACDI a établi ses propres définitions pour les divers types d'arrangements :

1. Entente administrative (code GOV) - S'entend d'un mécanisme « contractuel » en application duquel l'ACDI conclut une entente avec un autre ministère, une société d'État, ou un ministère ou service territorial, municipal, ou provincial, pour le transfert de biens, de services ou de biens réels. « Accord intergouvernemental » est le terme générique utilisé pour désigner l'entente administrative.
2. Lettre d'accord (code LOA) - S'entend d'un arrangement entre les mêmes entités que celles susmentionnées, en application duquel il y a un échange de lettres pour le remboursement des dépenses seulement (la lettre d'accord ne peut être utilisée pour le paiement de services). Par exemple, cette lettre peut être utilisée pour les dépenses d'hébergement et de transport engagées par un spécialiste pour diriger un séminaire ou assister à une conférence.
3. Autres mécanismes « contractuels » - Désigne, outre les mécanismes susmentionnés, tous les autres types d' arrangements avec d'autres ministères, à savoir:
   • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) - Général - Arrangement en matière de fourniture de services pour les locaux, les installations et les services de sécurité.
   • TPSGC- Document d'attribution de travail (DAT) - Conseils et Vérification Canada (CVC) - Document d'attribution de travail préparé par Conseils et Vérification Canada à la suite d 'une demande de services de l'ACDI. Il s'agit d'une sorte de commande subséquente aux termes d'un accord-cadre entre l'ACDI et CVC qui permet à CVC d'avoir accès à une liste de fournisseurs externes pour des affectations à des projets d'aide de courte durée.
   • Commande subséquente - TPSGC - S'entend de commandes subséquentes à des offres à commandes de TPSGC.
   • Commande standard/Commande de services - Est utilisée pour la fourniture de biens ou services par le biais d'un bon de commande.
   • Engagement de fonds (code FC) - Utilisé presque exclusivement pour le règlement des dépenses au titre du fonctionnement et de l'entretien (F & E) transférées à un autre ministère, par exemple les transferts salariaux.
4. Accord de contribution (code AGR) - Ce type d'accord est utilisé par l' ACDI lorsque des parties de l'extérieur participent à la mise en oeuvre de programmes ou projets d'aide (ce qui inclut les services territoriaux, municipaux, et provinciaux et les sociétés d'État).

2.1.3 Importance relative à l'Agence

Les transferts totaux aux autres ministères, aux autres paliers de gouvernement et aux sociétés d'État au cours des trois années visées par la vérification s'élèvent à 379 millions de dollars, soit de 5 à 7,5 % des décaissements de l'ACDI.

Au total, 307 millions de dollars ont été décaissés au titre des ententes administratives pour le programme d'aide pendant la période visée par la vérification (les exercices 2003-2004, 2004-2005 et 2005-Nov. 2006). Une liste des autres ministères et autres paliers de gouvernement avec lesquels l'ACDI conclut des ententes administratives est fournie à l'annexe 1. Les directions générales de programmes bilatéraux de l 'ACDI interviennent pour 87 % des ententes administratives signées au cours de la période de trois ans susmentionnée. Le tableau 1 présente la ventilation par direction générale géographique.

Valeur des ententes signées par direction générale
Exercices : 2003-2004; 2004-2005; 2005-Nov. 2006

	Gov. fédéral		Entités non fédérales			Total
Direct. Gén.	GOV (000 $)	LOA (000 $)	AGR (000 $)	GOV (000 $)	Autres (000 $)	(000 $)
Afrique	45 179 $		4 261 $	69 649 $	4 $	119 093 $	39 %
Amériques	57 608 $	518 $	3 686 $		5 $	61 817 $	20 %
Asie	30 196 $	14 332 $	583 $		68 $	45 179 $	15 %
EMM	27 076 $	2 416 $	6 900 $			36 392 $	12 %
Pr. Multilat.	23 487 $			5 554 $	8 $	29 049 $	9 %
Part. Can.	2 779 $	136 $	1 207 $	1 550 $		5 672 $	2 %
Politiques	1 156 $	407 $	2 793 $	18 $	1 $	4 375 $	1 %
GIT	3 362 $				1 $	3 363 $	1 %
Communication			1 284 $		88 $	1 372 $	0 %
Ex. du rend.	345 $				8 $	353 $	0 %
RHSC	313 $	30 $				343 $	0 %
Corps Can.	1 $					1 $	0 %
Total	191 502 $	17 839 $	20 714 $	76 771 $	183 $	307 009 $	100 %

Source : SAP, système de gestion financière

2.1.4 Approche pangouvernementale

L'initiative de l'ACDI concernant l'approche pangouvernementale avait pour objectif de permettre aux principaux ministères participant à la mise en oeuvre de projets d'aide en qualité de partenaires du développement de mieux se comprendre et d'élaborer une approche commune. En tant qu'une de ses nombreuses fonctions, le Bureau de la gouvernance démocratique a été mandaté par la direction de l'ACDI de préparer sur une base d'essai, des ententes-cadres avec des ministères sélectionnés. Ces ententes-cadres ne créent pas d'obligations légales et ne sont pas liées à un financement spécifique. Des ententes administratives doivent être en place lorsque le financement d'un projet est impliqué.

L'objectif de ces ententes-cadres est d'établir des relations à long terme en appui aux plans et priorités de l'ACDI concernant la programmation en matière de gouvernance démocratique dans les pays partenaires. Des structures sont intégrées dans ces ententes afin d'assurer de la part de la haute direction une supervision des activités conjointes proposées dans le domaine de gouvernance démocratique. Deux ententes-cadres ont été signées et sont présentement mises en oeuvre sur base d'essai. Les leçons tirées de l'exercice de ce nouveau type de partenariat seront analysées au début de l'année 2007-2008.

Chaque entente-cadre prévoit la mise sur pied d'un comité-conseil à un niveau senior qui discutera annuellement des relations entre les deux ministères. Toutes les ententes administratives en vigueur entre les deux ministères durant l'année, feraient l'objet de discussion, qu'elles couvrent ou non des activités dans le domaine de la gouvernance démocratique. En résumé, ces comités-conseils traiteront des relations globales et des résultats que nous tentons d'atteindre en travaillant ensemble, assurant une supervision des ententes administratives qui découleront directement de l'entente-cadre et examinant les résultats de toutes les autres ententes administratives conclues entre les deux ministères, en vigueur au sein de l'ACDI au moment de la réunion annuelle.

2.2 Mandat de vérification

La vérification des ententes administratives était prévue dans le plan de vérification interne 2005-2006 de l'ACDI. Les ententes administratives n'avaient encore jamais été vérifiées.

2.3 Objectifs de la vérification

La vérification avait pour objectif général de déterminer : a) s'il existait un cadre stratégique et de contrôle financier pour la signature et la gestion des ententes administratives avec les autres ministères fédéraux et d'autres paliers de gouvernement; b) si, le cas échéant, le cadre en question était conforme aux politiques, procédures et pouvoirs du gouvernement fédéral et de l'ACDI et s'il était mis en oeuvre tel que prévu.

Les objectifs plus précis de l'évaluation des principales étapes du cadre utilisé pour les divers types d'ententes avec les autres ministères et d'autres paliers de gouvernement sont les suivants :

1. Déterminer si l'ACDI a une politique générale sur les ententes administratives et si cette politique est connue des directions générales.
2. Déterminer si l'étape du lancement du processus de passation de marché pour les ententes administratives débouche sur l'établissement du cadre de référence du projet qui définit les paramètres de réalisation et si la sélection de l'organisation partenaire est justifiée et approuvée par la personne détenant le pouvoir de décision requis.
3. Déterminer si l'étape de la passation de marché pour les ententes administratives, y compris l'établissement des modalités de l'entente et l'utilisation du pouvoir de passation des marchés, est gérée avec une diligence raisonnable afin de protéger les intérêts de l'ACDI, conformément aux politiques et pouvoirs de l 'ACDI et du SCT.
4. Déterminer si l'étape de la gestion des ententes administratives, à savoir le suivi du rendement financier et opérationnel et la gestion des paiements, respecte les principes de diligence raisonnable, et ce pour protéger les intérêts de l 'ACDI.

Les critères concordants pour chaque objectif sont définis plus en détail à l'annexe 2.

2.4 Étendue de la vérification, stratégie de la vérification et méthodes de vérification

Étendue de la vérification :

La vérification a été réalisée entre novembre 2005 et février 2006 et portait sur les ententes conclues avec d'autres ministères et paliers de gouvernement (provinces, territoires, municipalités), y compris des sociétés d'État, au cours des exercices 2003-2004, 2004-2005 et 2005-2006 (24 novembre).

La vérification portait sur le cadre stratégique et de contrôle financier pour les ententes administratives entre l'ACDI et d'autres ministères ainsi que d'autres paliers de gouvernement (provinces, territoires, municipalités), y compris des sociétés d'État. Et plus précisément les politiques externes et internes pertinentes, la mise en oeuvre des pouvoirs délégués, les rôles et les responsabilités fonctionnels et hiérarchiques, les processus de lancement et de justification relatifs à la conclusion d'une entente et les processus de passation de marché débouchant sur une entente écrite, et la gestion des ententes, y compris la méthode de paiement utilisée et l'utilisation des pouvoirs de signer des documents financiers pour les transactions financières connexes. Les types d'ententes ou d'accords vérifiés sont les suivants :

	Autres ministères	Autres paliers de gouvernement
Type	Entente administrative	Entente administrative
	Lettre d'accord	Lettre d'accord
		Accord de contribution et autres contrats (Commandes/Commandes de services)

La vérification ne portait que sur les ententes liées à des programmes d'aide, qui pouvaient aller du recouvrement de certaines dépenses de programme engagées au nom de l'ACDI (lettres d'accord) à la réalisation d' importants projets en qualité de partenaire de la mise en oeuvre (ententes administratives et accords de contribution avec d'autres paliers de gouvernement).

Étaient exclues les ententes avec des entités fédérales relatives soit à des activités de services communs et les coûts connexes, comme les installations et locaux, soit à des offres à commandes, par exemple pour des services de vérification. Une vérification d'une entente de services communs a été réalisée en octobre 2003 (l'entente entre l'ACDI et CVC)

Stratégie de la vérification :

Les ententes administratives avec d'autres ministères et d'autres paliers de gouvernement constituent un type d'obligation contractuelle. La stratégie de la vérification reposait sur le concept de gestion du cycle de vie du marché. De manière générale, la vérification portait sur trois étapes distinctes du cycle de vie du marché, et ce pour déterminer si, à chaque étape, les contrôles financiers et opérationnels prescrits avaient été effectués et avaient fonctionné comme prévu. Les trois principales étapes sont définies dans la section Objectifs de la vérification ci-haut.

Les critères de vérification, qui ont fait l'objet d'une discussion avec la Direction de la gestion des marchés, tiennent compte des normes minimales devant être respectées à chaque étape de la passation d'un marché.

Méthodes de vérification :

Les méthodes de vérification utilisées incluent un examen préliminaire, y compris l'examen des politiques et procédures internes et externes pertinentes, des entrevues avec le personnel clé dans les directions générales de programmes et de services généraux qui participent à la conception et à l'administration des ententes avec d'autres ministères et d'autres entités gouvernementales, et l'examen ainsi que l'analyse de documents d'un échantillon de dossiers relatifs aux ententes administratives ou accords pour déterminer le cadre en place et les exigences appropriées en matière de contenu pour les ententes et accords.

Au moment de la vérification elle-même, l'équipe de vérification a effectué une analyse élargie d'un échantillon plus important de dossiers de projet (29) administrés par diverses directions générales dont la valeur s'établit à 151 millions de dollars, soit 49 % de la valeur des dossiers vérifiés

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3. Observations et recommandations

3.1 Politiques de l'ACDI et cadre juridique

1^er objectif :

Déterminer si l'ACDI possède une politique générale relativement aux ententes administratives et, le cas échéant, si celle-ci est connue des directions générales.

Critère :

1. Une politique et des procédures institutionnelles relatives à l'utilisation et à la gestion des ententes administratives qui sont claires et comprises par le personnel des directions générales.

Constatations:

Cadre stratégique et juridique de l'ACDI : Il existe à l'ACDI divers documentsgénérauxrelatifs à la gestion de tous les mécanismes « contractuels », y compris l'entente administrative. Ces documents fournissent des indications aux directeurs des opérations, aux gestionnaires de projet et aux agents de contrats des directions générales sur la sélection du mécanisme « contractuel » approprié, les exigences minimales en matière de contenu et la gestion de l'entente. Les principaux documents généraux sont :

1. Modalités et conditions relatives à l'aide internationale au développement approuvées par le ministre responsable du Conseil du Trésor - autorise les paiements de transfert aux bénéficiaires adminissibles.
2. Guide des gestionnaires de l'ACDI dans la passation des marchés (Chapitre 7 : Ententes administratives) - précise les exigences au regard de la préparation et de la gestion des ententes administratives.
3. Instrument de délégation des pouvoirs de sélection et de signature des documents contractuels et financiers - indique la personne qui peut signer et le niveau de pouvoir.
4. Politique cadre de l'aide internationale au développement - définit les conditions régissant l'application de la politique fédérale relative aux paiements de transfert.
5. Règlements interministériels - décrit le mécanisme de transfert de fonds entre les ministères.
6. Carte routière de l'ACDI - outil de référence pour la gestion des programmes.
7. Guide de codage pour le module de gestion des articles du SAP - fournit les codes et les définitions des différents mécanismes « contractuels ».

L'équipe de vérification a constaté que les documents généraux de l'ACDI étaient conformes aux principales politiques fédérales régissant les ententes administratives avec les autres ministères ainsi que les ententes administratives et les accords de contribution avec d'autres paliers de gouvernement, comme la Politique sur les imputations interministérielles et les virements entre crédits et la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor.

L'équipe de vérification a constaté que la majorité des gestionnaires de projet et d'agents de contrats ne connaissait pas bien les détails de la Politique sur les imputations interministérielles et les virements entre crédits et du chapitre 7 du Guide des gestionnaires de l'ACDI dans la passation des marchés, ni les exigences du Guide de codage pour le module de gestion des articles du SAP. Toutefois, ils connaissaient les exigences clés en matière de politique, à savoir : a) que les ententes administratives sont un mécanisme « contractuel » approprié pour des ententes avec d'autres ministères; b) que les autres ministères peuvent généralement recouvrer seulement les coûts d'accroissement; c) que le transfert de fonds se fait par le biais d'un règlement interministériel, les avances non utilisées devant être remises à l'ACDI à la fin de l'exercice.

Le chapitre 7 du Guide des gestionnaires de l'ACDI dans la passation des marchés est succinct mais difficile à comprendre et ne fait aucune distinction entre les exigences visant les ententes avec les autres ministères et celles avec d'autres paliers de gouvernement. La Direction de la gestion des marchés a élaboré, un nouveau modèle pour les ententes administratives qui fournit des descriptions des principaux aspects du processus et des explications des certaines dispositions (clés. Celui-ci n'avait pas été publié au moment de la vérification. Le modèle devra être adapté dans le contexte du projet de développement des ententes-cadres de l'ACDI. À cet égard, la Direction de la gestion des marchés, en consultation avec les autres ministères et la Direction des services juridiques, devrait s'assurer que le modèle de l'Agence réfère à toute entente-cadre parapluie conclue avec un autre ministère.

Les entrevues avec les représentants de la Direction de la gestion des marchés et de la Direction des finances ont montré qu'ils comprenaient bien les politiques externes régissant les ententes administratives. Il faut toutefois noter que le personnel assumant des fonctions transsectorielles participe peu aux activités d'exécution et fournit habituellement des conseils et des directives sur demande. Par conséquent, les connaissances de ce personnel ne sont pas toujours transmises au personnel opérationnel des Directions générales.

L'annexe 3 présente un sommaire des principales caractéristiques des ententes avec les autres ministères et d'autres paliers de gouvernement.

Recommandation :

• 1. La Direction de la gestion des marchés devrait revoir le chapitre 7 du Guide des gestionnaires de l'ACDI dans la passation des marchés et y inclure des informations plus précises concernant les ententes administratives avec d'autres paliers de gouvernement.

Réponse de la direction :

• 1. Le Guide des gestionnaires de l'ACDI dans la passation des marchés (Chapitre 1, sous-section 1.2.6) mentionne l'utilisation des ententes administratives avec d'autres paliers de gouvernement. Il en est également question au chapitre 7, au paragraphe 2 de la section 7.1 et à la sous-section 7.3.1. La Direction de la gestion des marchés, en consultation avec la Direction des finances et les Services légaux, reverra et mettra à jour le chapitre 7 afin de clarifier les exigences concernant les ententes administratives avec d'autres paliers de gouvernement pour le 31 mars 2007.

3.2 Étape du lancement et de la justification du processus lié aux ententes administratives

L'étape du lancement et de la justification du processus de passation de marché sous la forme d'une entente administrative porte sur l'établissement d'une relation « d'affaires » entre l'ACDI et une autre entité gouvernementale et sur la prise des mesures initiales en vue de concevoir et de mettre au point un projet. Cette étape est caractérisée par des activités qui mènent à l'établissement du cadre de référence du projet ainsi qu'à la sélection et à l'approbation officielle.

2^e objectif :

Déterminer si l'étape du lancement du processus de passation de marché pour les ententes administratives débouche sur l'établissement du cadre de référence du projet qui définit les paramètres de réalisation et si la sélection de l'organisation était justifiée et approuvée par la personne détenant le pouvoir de décision requis.

Critères :

1. Justification du recours à une entente administrative et existence d'un cadre de référence élaboré conjointement par les deux entités.
2. Données disponibles sur la justification de la conclusion d'une entente administrative et prise en compte de tout risque particulier associé au fournisseur de service.
3. Utilisation appropriée du pouvoir (de sélection et d'approbation).

Constatations :

Justification : La vérification a porté essentiellement sur l'évaluation du processus utilisé pour sélectionner un autre ministère ou une entité non fédérale comme partenaire de la mise en oeuvre et sur les pièces justificatives nécessaires pour la justification et l'approbation de la sélection. Cette évaluation a consisté notamment en un examen des ententes ou accords versés dans les dossiers et des pièces justificatives afin de confirmer l'existence d'un cadre de référence, la justification raisonnée de la capacité de l'entité à faire le travail (seulement s'il y a lieu), des documents justificatifs à l'appui du projet signés par les personnes compétentes, et de la préparation et présentation des mémoires de sélection et d'approbation signés par la personne compétente.

Les Directions générales utilisent un cycle de projet bien défini pour gérer les accords de contribution et de subvention, qui comporte des points de contrôle clés tout au long du processus, y compris avant la mise en oeuvre. Ce cycle peut être décrit de la manière suivante :

1. Document d'approbation de projet (DAP) et utilisation du pouvoir de sélection.
2. Budgets et calendriers de projet.
3. Évaluation du risque financier (d'agence d'exécution canadienne).
4. Contrats, accords de contribution, et utilisation du pouvoir de passer des marchés.
5. Plan de mise en oeuvre du projet (PMOP).
6. Organigramme technique de projet (OTP).
7. Rapports sur l'état d'avancement du projet et rapports financiers.
8. Examens des demandes et des avances/autorisation des paiements.
9. Système d'information de l'Agence (SIA/SAP).
10. Suivi du projet.
11. Outil de rapportage et de suivi sur les investissements.
12. Vérifications des contrats et des contributions.
13. Vérification des projets.

(L'annexe 4 présente un diagramme du cycle de projet des directions générales, avec de légères variations d'une direction générale à une autre).

L'équipe de vérification a constaté que le cycle de projet pour les ententes administratives avec des partenaires de mise en oeuvre du gouvernement fédéral était essentiellement le même que pour les contributions et subventions. Les projets reposaient, en général, sur le cadre de référence et les évaluations des coûts préparées et proposées par le partenaire de la mise en oeuvre et étaient habituellement inclus dans les ententes administratives. En outre, l'équipe de vérification a constaté que dans certains cas le cadre de référence avait été établi conjointement par l'ACDI et l'autre ministère parce que le projet était une initiative conjointe et que des annonces connexes devaient être faites par les ministres concernés.

Dans presque tous les cas, la raison pour laquelle l'ACDI a eu recours à des entités non fédérales et à d 'autres ministères pour ses projets était que ceux-ci possédaient des compétences dans des domaines précis, comme la gouvernance, ou des compétences techniques ou autres. Les raisons ont été bien étayées. Vu les compétences des autres ministères partenaires de la mise en oeuvre, l'évaluation de la capacité à réaliser le projet (contrairement à l'évaluation de la capacité technique et financière d'une agence d'exécution canadienne à mener à bien un projet) n'était pas nécessaire dans aucun des projets vérifiés.

Pouvoir de sélection : L'équipe de vérification a constatéque le pouvoir de sélection applicable aux autres ministères n'était peut-être pas utilisé de la manière prévue par l'Instrument de délégation de l'ACDI. Deux observations ont été faites :

• La Direction des finances a informé l'équipe de vérification qu'il n'était pas nécessaire que le ministre responsable de l'ACDI approuve la sélection d'un autre ministère à titre de partenaire. En effet, les entités gouvernementales sont considérées comme indissociables et n'approuvent pas leur sélection réciproque pour la conclusion d'un accord. Les gestionnaires de projet ou les agents de contrats préparent un mémoire d'approbation de projet et un mémoire de sélection pour le ministre afin qu'il approuve la sélection d'un autre ministère. Cela semble être une étape additionnelle superflue.
• Si le ministre souhaite déléguer un pouvoir particulier à un autre ministère pour le recours à un « agent d'un autre ministère » ou à une tierce partie, des dispositions sur la délégation du pouvoir doivent être incluses dans l'entente administrative. Toutefois, si les directions générales décident de ne pas recommander au ministre une telle délégation, l'autre ministère partenaire doit obtenir de l'ACDI qu'elle lui délègue le pouvoir de sélection pour chaque cas précis selon le besoin. Dans les deux cas, l'autre ministère partenaire rend compte à l'ACDI, et les gestionnaires de projet de l'ACDI sont responsables en dernier ressort de l'exercice approprié des pouvoirs.
  Les observations susmentionnées montrent qu'il faut clarifier l'application du pouvoir de sélection concernant les ententes administratives et fournir des directives additionnelles à ce sujet. Une utilisation inappropriée du processus de sélection peut avoir les répercussions suivantes : a) les dispositions concernant le pouvoir de sélection peuvent ne pas être incluses dans une entente administrative avec un autre ministère tel qu'exigé; b) s'il y a lieu, l'approbation ministérielle requise pour la sélection d'une personne en particulier peut ne pas toujours être demandée.
  
  L'équipe de vérification relève deux autres irrégularités au regard de l'utilisation de la délégation de pouvoir. Dans le premier cas, une entente a été signée avec la province de Québec et la gestion de la délégation des pouvoirs en matière de sélection et d'approbation était appropriée. Cependant, l'entente a cessé d'être valide parce que l'entité provinciale n'a pas demandé les pouvoirs ministériels appropriés à sa propre administration. Lorsque des ententes ou accords sont conclus entre le gouvernement fédéral et la province de Québec, l'entité provinciale doit obtenir un « arrêté ministériel » afin de les valider. Dans le deuxième cas, l'équipe de vérification a constaté que, dans le cadre d'une entente administrative avec une société d'État, le mémoire au ministre portait sur une hausse dont le montant différait de celui figurant dans la première modification et cette modification a été signée (pouvoir de passation de marché) avant d'obtenir l'approbation du ministre par le biais du mémoire. Les gestionnaires de projet et les agents de contrats se sont rendu compte du problème après coup.
  
  Recommandations :

• 2. La Direction des finances devrait examiner et réviser l'instrument de délégation des pouvoirs afin de fournir des directives claires quant à l'utilisation appropriée des pouvoirs de sélection pour les ententes administratives.
  
  
• 3. La Direction de la gestion des marchés devrait revoir le chapitre 7 du Guide des gestionnaires de l'ACDI dans la passation des marchés pour préciser que les organismes du gouvernement du Québec qui signent des accords avec l'ACDI doivent obtenir les autorisations provinciales requises.

Réponse de la direction :

• 2. La Direction des finances accepte la recommandation pour ce qui est des accords avec d'autres paliers de gouvernement (provinces et municipalités) et les sociétés d'État. Par conséquent, les notes explicatives jointes à l'instrument de délégation seront revues lors de la préparation de la prochaine version de l'instrument en question afin de fournir des explications claires concernant les pouvoirs de sélection. L'instrument de délégation devrait être modifié une fois que le Conseil du Trésor aura approuvé les nouvelles Modalités et conditions de l'aide internationale. Dans l'intervalle, une note de service sera diffusée relativement à cette question. Le travail sera complété d'ici mars 2007.
  
  
• 3. Vu les implications de la Loi sur le ministère du Conseil exécutif du Québec, R.S.Q., c. M-30, la Direction de la gestion des marchés ajoutera une sous-section (7.3.2) au Guide pour informer les gestionnaires que toute entité tombant sous l'application de la Loi en question (organisme, ministère ou autre entité de la province de Québec) doit obtenir les autorisations provinciales requises avant l'établissement de la version finale et la signature d'une entente administrative. Le travail sera complété d'ici le 30 novembre 2006.

3.3 Étape de la passation de marché pour les ententes administratives

L'étape de la passation de marché est celle au cours de laquelle sont négociés les aspects administratifs, opérationnels et financiers du projet et est conclue une entente en bonne et due forme avec un autre ministère ou d'autres paliers de gouvernement, y compris des sociétés d'État. Les contrôles financiers reposent sur les ententes ou accords, car ceux-ci stipulent les attentes à l'égard de l'autre entité gouvernementale, les modalités de paiement et l'information devant être fournie à l'ACDI.

La Politique sur les imputations interministérielles et les virements entre crédits du Conseil du Trésor trouvent un écho dans les documents généraux de l'ACDI sur les ententes administratives et tient compte de la nature moins restrictive de ces ententes. Néanmoins, la Politique établit des exigences minimales quant au contenu des ententes afin de protéger adéquatement les intérêts de chaque partie. Elle prévoit les coûts pouvant être recouvrés (habituellement, ils se limitent aux coûts d'accroissement liés au projet, les frais généraux étant exclus) et le mécanisme de paiement par le truchement de règlements interministériels. En outre, elle stipule que les fonds avancés mais non dépensés doivent être retournés au ministère demandeur à la fin de l'exercice.

La Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor énonce les exigences au regard des ententes et accords avec d'autres paliers de gouvernement. Il n'est pas nécessaire que ces accords renferment toutes les dispositions normalement requises pour un accord avec un partenaire de la mise en oeuvre du secteur privé. Une différence importante entre les ministères fédéraux et les autres paliers de gouvernement, y compris les sociétés d'État, est qu'il leur est permis de mettre en place leur propre système de recouvrement des coûts.

Outre la conformité aux exigences des politiques susmentionnées, l'équipe de vérification a examiné certains accords afin de déterminer : s'ils renfermaient des dispositions adéquates sur la présentation de rapports opérationnels et financiers et une disposition sur l'évaluation ou la vérification; si les pouvoirs délégués en matière de passation de marché avaient été utilisés correctement; si les contrats avaient été codés correctement dans la base de données SAP.

3^e objectif :

Déterminer si l'étape de la passation de marché pour les ententes administratives, y compris l'établissement des modalités de l'entente et l'utilisation du pouvoir de passation des marchés, est gérée avec une diligence raisonnable afin de protéger les intérêts de l'ACDI, conformément aux politiques et pouvoirs de l'ACDI et du SCT.

Critères :

1. L'entente administrative satisfait aux exigences minimales (par exemple, une définition claire des responsabilités, les modalités régissant le recouvrement des coûts, etc.).
2. L'entente administrative renferme un budget qui inclut les coûts admissibles conformément aux politiques (en règle générale, seulement les coûts d'accroissement).
3. L'entente administrative précise les exigences en matière de présentation de rapports financiers conformément aux politiques.
4. L'entente administrative précise les exigences en matière de présentation de rapports opérationnels, qui sont en rapport avec la complexité du projet.
5. L'entente administrative est signée par la personne à qui a été délégué le pouvoir de signature et est codée correctement dans le SAP.

Constatations :

Exigences minimales en matière de contenu : Tel que prévu dans les politiques fédérales susmentionnées, les exigences minimales quant au contenu d'une entente sont les suivantes :

• Une définition claire des responsabilités respectives des parties concernées.
• Des détails sur les biens ou services à fournir ou les résultats à obtenir.
• La ou les dates auxquelles les biens ou services doivent être fournis.
• Une évaluation des coûts.
• Les modalités régissant le recouvrement des coûts.
• Toute autre modalité ou condition jugée nécessaire.

L'examen d'un échantillon de dossiers a montré qu'il avait satisfait à toutes les exigences susmentionnées. En règle générale, les directions générales utilisent des modèles d'entente administrative déjà approuvés ou des modèles d'accord de contribution existants, particulièrement pour les projets plus importants et d'une plus grande valeur monétaire. Par conséquent, les ententes administratives sont semblables, tant pour ce qui est du fonds que de la forme, aux accords de contribution. La différence réside dans l'absence de dispositions propres aux accords avec des entités du secteur privé (responsabilités financières, déclaration des sources de financement pour le projet, etc.). Sauf quelques exceptions, les ententes ou accords de l'échantillon de vérification renfermaient une description claire du projet (cadre de référence), des plafonds financiers, les modalités de paiement et les catégories de coûts admissibles, la méthode de paiement, et les exigences standard en matière de présentation de rapports opérationnels (axés sur les résultats) et financiers.

Même si l'ACDI se conforme aux exigences des politiques susmentionnées, l'utilisation d'un modèle standard pour les ententes administratives accroîtrait l'efficacité du processus de passation de marché, et ce pour les raisons suivantes : a) les gestionnaires de projet et les agents de contrats de l'ACDI seraient certains d'inclure toutes les dispositions nécessaires pour protéger les intérêts de l'ACDI et répondre aux exigences des politiques du Conseil du Trésor; b) on diminue la possibilité que des gestionnaires de projets négocient des accords distincts (et peut-être différents) avec un même ministère et qu'il y ait des négociations répétées. C'est pourquoi la Direction de la gestion des marchés a élaboré, mais n'avait pas encore publié au moment de la vérification, un nouveau modèle pour les ententes administratives, qui s'accompagne de descriptions appropriées des principaux aspects du processus et d'explications sur les principales dispositions.

Disposition sur la vérification : Bien que la Politique sur les imputations interministérielles et les virements entre crédits du Conseil du Trésor n'exige pas qu'une disposition sur la vérification soit incluse dans l'entente avec d'autres ministères, en tant que pratique exemplaire, la majorité des ententes (d'envergure) contient une disposition sur le suivi, l'évaluation ou la vérification financière. Une disposition sur la vérification assure que l'ACDI ou ses représentants autorisés puissent vérifier les comptes et registres financiers et avoir accès à toute documentation d'appui reliée aux dépenses encourues pour la mise en oeuvre du projet, incluant celles des sous-traitants. La politique de l'ACDI au regard de la vérification des accords de contribution prévoit que tout accord dont la valeur excède 3 M$ doit faire l'objet d'une vérification. Cependant, l'entente dont la valeur monétaire était la plus élevée dans l'échantillon de vérification ne contenait aucune disposition sur la vérification. En outre, l'ACDI a autorisé l'autre ministère à conclure des ententes auxiliaires avec d'autres organisations.

Mécanisme de paiement dans le cadre des ententes administratives : La Politique sur les imputations interministérielles et les virements entre crédits prévoit des procédures financières distinctes selon que l'autre ministère fournit des biens et services à un autre ministère ou qu'il administre effectivement le programme d'un autre ministère. Dans le premier cas, l'autre ministère peut imputer la dépense sur son propre crédit et recouvrer les coûts d'accroissement auprès de l'autre ministère. Dans le deuxième cas, le ministère administrateur ne peut pas imputer les dépenses à ses propres crédits et doit recevoir des avances, versées dans son compte d'attente, pour imputer les dépenses liées au projet. À la fin de l'exercice, les comptes d'attente doivent être vidés, et les fonds non dépensés être retournés à l'ACDI.

Les Modalités et conditions relatives à l'aide internationale au développement approuvées par le Conseil du Trésor donnent à l'ACDI le pouvoir d'effectuer des paiements de transfert à des bénéficiaires admissibles. Par conséquent, par définition, les projets financés au moyen des crédits pour l'aide, y compris les ententes administratives, ne sont pas considérés comme des biens et services fournis à l'ACDI mais comme des paiements de transfert. C'est donc le deuxième mode de paiement susmentionné qui s'applique, à savoir le recours aux comptes d'attente par le biais d'avances.

Dix des vingt ententes administratives avec d'autres ministères de l'échantillon de vérification ont été financés au moyen d'avances. Pour ce qui est des autres, soit les paiements étaient fonction des demandes de remboursement soumises soit le décaissement de fonds n'était pas encore amorcé (nouvelles ententes). L'équipe de vérification a aussi constaté que les fonds non dépensés avaient été dûment retournés à l'ACDI. Comme les comptes d'attente doivent comporter un solde nul à la fin de l'exercice, la Direction des finances effectue un examen systématique des sommes non versées et en informe les directions générales. La présence de ces sommes est justifiée, en tout ou en partie, ou les sommes restantes sont retournées à l'ACDI.

Même si les paiements fondés sur les demandes de remboursement soumises sont plus faciles à traiter et éliminent également le risque d'avoir des fonds non utilisés à la fin de l'exercice, de tels paiements ne respectent pas les dispositions de la politique. En outre, dans deux cas, des avances ont été codées dans le SAP comme étant des « paiements ». En codant les avances comme s' il s'agissait de paiements dans le système financier, les dépenses annuelles de l'ACDI sont surévaluées par rapport au montant dépensé par un autre ministère à la fin d'un exercice (et les fonds non utilisés ne sont pas retournés à l'ACDI).

En général, les gestionnaires de projet et les agents de contrats ne comprennent pas bien le mécanisme de paiement prévu pour les ententes administratives ainsi que la Politique sur les paiements de transfert et de la Politique sur les imputations interministérielles et les virements entre crédits du Conseil du Trésor. Enfin, il faut noter qu'en imputant les coûts de projet sur leurs propres crédits et en disant recouvrer les coûts de l'ACDI, les autres ministères ne se conforment peut-être pas aux modalités régissant leurs propres crédits parlementaires.

Coûts d'accroissement : Une des principales dispositions de la Politique sur les imputations interministérielles et les virements entre crédits du Conseil du Trésor prévoit que l'autre ministère ne peut recouvrer que les coûts d'accroissement liés à la prestation de ses services à d'autres ministères fédéraux. Le recouvrement des frais généraux n'est pas autorisé à moins d'une approbation explicite du Conseil du Trésor quant au recouvrement d'une partie ou de la totalité des coûts indirects. Le principe est le suivant : les coûts fixes sont déjà prévus dans les crédits parlementaires et les recouvrer équivaudrait à une double imputation.

L'équipe de vérification a constaté que onze des 20 ententes administratives avec un autre ministère vérifiées prévoyaient le recouvrement des coûts d'accroissement et que neuf, le recouvrement de frais généraux. Dans ce dernier cas, les frais généraux avaient été calculés en fonction d'un pourcentage des taux quotidiens du personnel du ministère fournisseur ou ont été exprimés en taux quotidien ou horaire fixe. De manière générale, le recouvrement des frais généraux n'était pas effectué de la même façon. À une extrémité de la fourchette, les taux excluaient les avantages sociaux des employés (généralement considérés comme des coûts d'accroissement inclus dans le tarif quotidien) et à l'autre extrémité, on avait des taux horaires de 135 $. De plus, les taux étaient également fonction du « nombre de jours » utilisés pour diviser le salaire annuel afin d'obtenir le taux quotidien. Le nombre de jours variait de 210 (d'où un taux plus élevé) à 260 jours.

Sept des neuf ententes comportant des dispositions sur le recouvrement des coûts fixes étaient des ententes conclues avec d'autres ministères qui avaient mis sur pied un régime de recouvrement des coûts, apparemment approuvé par le Conseil du Trésor. Les deux autres ententes reposaient sur la politique de recouvrement des coûts de l'autre ministère, sans justification apparente. L'équipe de vérification a constaté également que, dans deux cas où les taux quotidiens étaient définis comme un « taux tout compris », l'entente ne précisait pas le taux ni ne fournissait de définition ou de formule pour l'établir.

L'équipe de vérification a demandé aux gestionnaires de projets ou agents de contrats de fournir une justification pour toutes les ententes prévoyant le recouvrement des frais généraux, ce qu'ils ont eu de la difficulté à faire. Ils ont indiqué que tant l'autre ministère que le Conseil du Trésor faisait valoir que c'est à l'autre qu'il incombait de fournir cette information. Les gestionnaires de projet et les agents de contrats ont affirmé que cette absence d'information rendait les négociations plus complexes et créait une incertitude quant à la justesse des taux négociés. Certains autres ministères peuvent avoir le droit de réclamer des frais généraux mais en l 'absence de justificatifs particuliers, l'ACDI ne peut ni déterminer les entités qui y ont droit ni les taux permis.

L'information contenue dans les dossiers de l'échantillon semble indiquer que les autres ministères sont pressés par leur propre direction de recouvrer les coûts autant que faire se peut. L'équipe de vérification a relevé des cas où les autres ministères avaient tenté, post facto, de modifier des ententes signées afin de recouvrer plus que les seuls coûts d'accroissement.

Dans une large mesure, cette situation est attribuable au fait que le personnel de l'ACDI qui négocie les ententes administratives n'a pas facilement accès à l'information concernant « l'autorisation de dépenser les recettes » de l'autre ministère (elle ne figure pas dans la Loi sur la gestion des finances publiques ni dans les politiques du Conseil du Trésor, et le Secrétariat du Conseil du Trésor est réticent à fournir cette information). Le problème est exacerbé par l'absence d'une approche coordonnée en matière de négociation des ententes administratives avec d'autres ministères. De manière générale, il appartient à chacun de déterminer si un autre ministère peut recouvrer d 'autres coûts que les coûts d'accroissement.

Il incombe à la Direction des finances et à la Direction de la gestion des marchés de déterminer les autres ministères qui sont autorisés à recouvrer les frais généraux et à en informer les directions générales. À cet égard, il convient de noter que même si divers autres ministères ont « l'autorisation de dépenser les recettes », une telle autorisation peut avoir été accordée à une fin particulière et s'appliquer dans des circonstances précises. Cette autorisation n'équivaut pas nécessairement à un droit de recouvrer les frais généraux dans le cadre de la mise en oeuvre de projets de l'ACDI. Certaines de ces questions pourraient peut-être être abordées dans le cadre de l'initiative de l'ACDI en matière d'« approche pangouvernementale », actuellement en cours de réalisation à l'Agence.

Rapports financiers : En règle générale, les exigences en matière de rapports financiers dans les ententes administratives examinées étaient très précises dans le cas des ententes plus complexes, et des rapports devaient être présentés tous les trois mois. Les lettres d'accord précisaient les dépenses de projet dont il devait être rendu compte et qui devaient faire l'objet d'un rapport. Une seule exception a été relevée : une lettre d'accord ne contenait aucune information quant aux dépenses admissibles. En général, les exigences en matière de rapports financiers étaient conformes aux normes relatives au contenu des ententes administratives.

Rapports narratifs : L'examen des exigences en matière de rapports narratifs a donné les mêmes résultats que celui des exigences en matière de rapports financiers. Les exigences étaient énoncées clairement dans les ententes ou accords et étaient plus rigoureuses et en rapport avec la complexité du projet.

Utilisation des pouvoirs de signature de documents contractuels : Tous les accords et ententes de l'échantillon de vérification étaient signés par la personne habilitée à passer des marchés selon l'instrument de délégation de l'ACDI.

Codage dans le SAP : L'examen par l'équipe de vérification des codes entrés dans la base de données SAP a montré que le code pour l'« accord de contribution » avec d'autres ministères a été utilisé huit fois. Or, la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor ne permet pas les contributions d'un ministère à un autre. L'équipe de vérification a vérifié tous les dossiers codés « accord de contribution » et a constaté que ces accords de contribution avec d'autres ministères étaient en fait des ententes administratives. D'autres erreurs ont également été constatées dans le codage des ententes administratives (code : GOV) qui étaient codées comme étant des lettres d'accord (code : LOA) et inversement. Certaines lettres d 'accord pour des contrats ayant une valeur élevée (probablement afin d'inclure des frais pour les services) étaient en fait des ententes administratives mais étaient mal codées. Sur la base de notre échantillon de vérification (228 accords), le taux d'erreur est de 11 %. Afin de préserver l'intégrité et l'exactitude de l'information dans le SAP, ce taux d'erreur doit être réduit.

L'utilisation de codes erronés dans le SAP influe sur l'exactitude de l'information utilisée par la direction de l'ACDI pour prendre des décisions et rendre compte de sa gestion.

Accords avec d'autres paliers de gouvernement : L'équipe de vérification a examiné sept ententes ou accords avec d'autres paliers de gouvernement, dont des sociétés d'État. Voici ses constatations :

• Selon la Politique sur les paiements de transfert, les autres paliers de gouvernement et les sociétés d'État sont autorisés à imputer des coûts indirects (frais généraux). La section 1.1 de la nouvelle Politique relative aux frais généraux de l'ACDI s'applique au recouvrement des coûts indirects/frais généraux engagés par des organisations canadiennes qui mettent en oeuvre des projets d'aide au développement visés par un accord de contribution avec l'ACDI. Le terme « organisations » s'entend des organisations à but lucratif et sans but lucratif, des partenariats, des entreprises à propriétaire unique, notamment des universités, collèges, hôpitaux et autres établissements paragouvernementaux. Comme les autres paliers de gouvernement ne constituent pas un des types d'organisations susmentionnées, la Politique relative aux frais généraux ne s'applique pas.
  
  L'équipe de vérification a constaté que les frais généraux étaient calculés de diverses façons. Voici trois exemples : un accord de contribution entre l'ACDI et une entité provinciale contenait une disposition sur les frais généraux à facturer conformément à la Politique relative aux frais généraux; dans le cadre d'un projet avec une entité provinciale distincte, un taux d'imputation de 5 % avait été appliqué pour les frais généraux; des projets entre l'ACDI et deux (2) sociétés d'État prévoyaient des taux fixes pour les frais généraux. Un taux d'imputation préétabli des frais généraux peut être inéquitable en fonction des écarts entre les structures de coûts des ministères et agences provinciales, des autorités municipales et des sociétés d'État. Cependant, on doit exercer une diligence raisonnable afin d'assurer que les taux négociés sont représentatifs des frais généraux effectifs.
  
  
• Dans le cas d'un projet faisant intervenir un accord de contribution avec une province, la contribution de l'homologue provincial incluait des frais généraux totalisant 700 000 $. Si l'intention était de partager les coûts liés au projet sur la base d'une contribution « en nature » de la province, le partage des coûts devait respecter la politique de l'ACDI relativement aux contributions « en nature ». Dans le cas en question, les exigences de la politique n'ont pas été respectées et le pourcentage des coûts partagés différait donc des coûts mentionnés dans l'accord.
  
  Recommandations :

• 4. La Direction de la gestion des marchés, en collaboration avec le Bureau de la gouvernance démocratique et les Services juridiques, devrait établir un modèle général pour les ententes administratives, et ce à des fins d'efficacité dans le contexte du projet de développement des ententes-cadres de l'ACDI, présentement en cours.
  
  
• 5. La Direction des finances devrait fournir des éclaircissements et des consignes quant à l'utilisation des mécanismes de paiement appropriés pour les ententes administratives, y compris le codage des avances.
  
  
• 6. La Direction des finances et la Direction de la gestion des marchés devraient demander au Secrétariat du Conseil du Trésor de dresser la liste des autres ministères autorisés à recouvrer des coûts autres que les coûts d'accroissement; la liste devrait être étayée du cadre de référence relatif à toute autorisation de dépenser les recettes.
  
  
• 7. La DGGIT devrait veiller à ce que les divers types de contrats soient correctement codés dans le SAP.
  
  
• 8. La Direction des finances devrait apporter conseils et avis concernant les frais généraux applicables aux autres paliers de gouvernement, y compris les sociétés d'État.

Réponse de la direction :

• 4. La Direction de la gestion des marchés est en train d'établir un projet de modèle pour les ententes administratives, qui sera présenté au Bureau de la gouvernance démocratique, à la Direction des finances et aux Services juridiques pour examen et commentaires d'ici le dernier trimestre 2006/2007. Une fois approuvé, ce modèle sera intégré au Système de préparation des marchés.
  
  
• 5. À l'heure actuelle, la Direction de la gestion des marchés, en collaboration avec la Direction des finances, est en train de réviser le chapitre 7 du Guide des gestionnaires de l 'ACDI dans la passation des marchés. Les modifications recommandées devraient être intégrées au Guide à la fin de novembre 2006.
  
  
• 6. Comme la liste des autres ministères autorisés à recouvrer des coûts autres que les coûts d'accroissement directs liés à la mise en oeuvre d'un projet peut être modifiée au cours de l'année, la Direction de la gestion des marchés, en consultation avec la Direction des finances, inclura dans le Guide des gestionnaires de l'ACDI dans la passation des marchés l'obligation pour les autres ministères de fournir la preuve qu'ils ont l'autorisation de recouvrer les frais généraux (dans les limites de « l'autorisation de dépenser les recettes ») ainsi que la nécessité pour les gestionnaires de s'assurer que cette autorisation a bien été obtenue avant de conclure toute entente administrative et que l'information a été versée au dossier. Le travail sera effectué pour le 30 novembre 2006.
  
  
• 7. La recommandation est acceptée.
  
  Au cours de l'exercice 2005-2006, un système de suivi des ressources de gestion des investissements a été mis à l'essai dans le cadre de 75 projets ou programmes. Ce système est le premier mécanisme de collecte de données relatives aux types d'ententes contractuelles à l'ACDI.
  
  Le projet pilote sera évalué au cours de l'exercice 2006-2007. La version finale sera ensuite élaborée et les règles en matière de validation et de contrôle, suivant le processus opérationnel, seront mises en oeuvre. Cela permettra de faire concorder le type d'entente contractuelle et le type de financement utilisé pour le codage des projets. Les services de l'ACDI qui participent à l'élaboration des règles opérationnelles sont le Groupe des affaires opérationnelles, la Direction générale des ressources humaines et des services corporatifs et les directions générales de programmes.
  
  Une fois que les règles opérationnelles seront en place, les données sur les ententes contractuelles passeront du module PS au module MM et il sera possible de créer une commande alignée sur le type de financement utilisé pour le projet et sur le mécanisme de passation de marché approprié pour le type de projet mis en oeuvre.
  
  Pour s'assurer que le bon type de contrat est utilisé, la responsabilité sera assumée par les directions générales de programmes. Il leur incombe déjà de veiller à ce que les documents qu'elles préparent en vue de l'approbation des contrats et des projets correspondent au type de projets qu'elles mettent en oeuvre. Vu le processus décrit plus haut, la commande créée correspondra aux montants que les directions générales auront entrés dans le SAP/PS.
  
  
• 8. La Direction des finances accepte la recommandation et donnera conseils et avis, au besoin. L'ACDI devrait rembourser les frais généraux encourus par les autres paliers de gouvernement et aux sociétés d'État selon la structure de coûts des ministères et agences provinciales, autorités municipales et sociétés d'État.

3.4 Étape de la gestion des ententes administratives

La gestion des ententes administratives consiste essentiellement à faire assurer par le gestionnaire de projet le suivi du rendement financier et opérationnel de l'autre ministère en regard des objectifs et des paramètres énoncés dans l'entente ou l'accord. Cela inclut se concerter avec l'entité au sujet des activités, autoriser et justifier les avances, veiller à la conformité avec les exigences en matière de rapports prévues dans l'entente ou l'accord, examiner les rapports soumis, réaliser des activités de suivi, d'évaluation ou de vérification, prendre en temps voulu des mesures correctives précises au besoin et transmettre comme il se doit les dossiers de projet au nouveau gestionnaire de projet.

4^e objectif :

Déterminer si l'étape de la gestion des ententes administratives, à savoir le suivi du rendement financier et opérationnel et la gestion des paiements, respecte les principes de diligence raisonnable afin de protéger les intérêts de l'ACDI.

Critères :

1. Indications disponibles montrant que le personnel des directions générales surveille les résultats des projets opérationnels par le bais des rapports soumis, que les écarts par rapport aux objectifs établis sont relevés et que des mesures correctives sont prises.
2. Indications disponibles montrant que le personnel des directions générales surveille les résultats financiers du projet et gère les transactions financières (avances, paiements, transaction de fin d'exercice), conformément à la politique.

Constatations :

Rapports narratifs ou opérationnels relatifs au projet : De manière générale,l'équipe de vérification a constaté que les gestionnaires de projet étaient disposés à être moins exigeants pour ce qui est de la présentation de rapports par les autres ministères, en raison à la fois du degré de confiance et de leurs compétences. L'équipe de vérification a eu de la difficulté à trouver les rapports narratifs dans les dossiers, même après avoir effectué un suivi auprès des gestionnaires de projet. Dans onze des vingt-neuf dossiers examinés, les rapports manquaient ou ne répondaient pas aux exigences de l'entente. Dix dossiers indiquaient un degré acceptable de reddition de compte. Dans les huit autres dossiers, soit les projets étaient récents (aucun rapport soumis) soit aucun rapport n'avait été exigé.

Selon les gestionnaires de projet, les autres ministères n'estiment pas nécessaire de se conformer aux modalités des ententes administratives. Par conséquent, les gestionnaires de l'ACDI assurent un suivi plus actif.

Voici des exemples d'exception en matière de présentation de rapports :

• Une entente administrative a été signée par l'ACDI et une société d'État pour un montant s'établissant à environ 19 M$CAN. Au total, 17,5 M$CAN ont été décaissés sur douze mois sans qu'aucun rapport narratif ne soit soumis, même si l'entente précisait la fréquence et la structure des rapports. On a demandé au gestionnaire de projet d'obtenir des rapports de l'entité. Même si un état de rapprochement a été fourni à l'appui des décaissements, aucun autre rapport sur le rendement n'était disponible.
• Dans le cadre d'un accord de contribution avec une société d'État, les rapports ont été soumis à l'ACDI par une tierce partie, sans que rien n'indique que les rapports ont été examinés par l'entité devant rendre des comptes à l'ACDI. Le responsable du programme est au courant de la situation et a déjà pris des mesures pour s'assurer que la société d'État examine et approuve les rapports soumis et que les pièces justificatives sont versées au dossier.

Rapports financiers (SAP) : L'équipe de vérificationaconstaté queles rapports financiers respectaient généralement les exigences de l'entente ou de l'accord. Les rapports doivent fournir l'information sur les dépenses réelles au cours de la période précédente (le plus souvent par éléments de la « base de paiement » ou structure des activités), une explication concernant les écarts importants, et les prévisions pour la ou les périodes de rapport à venir. Des rapports financiers doivent être présentés en temps voulu principalement parce qu'il s'agit de documents clés sur lesquels reposent les paiements faits au partenaire de la mise en oeuvre.

À l'exception des deux cas mentionnés ci-dessous, l'échantillon de paiements vérifiés a montré que les pouvoirs accordés en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques étaient correctement exercés, que le pouvoir de signature délégué était conforme à l'instrument de délégation et que les transactions étaient étayées par les documents requis.

Une des deux exceptions relevées a trait à la justification dans le SAP en l'absence de documents justificatifs et de l'attestation en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. En outre, le SAP a été contourné afin de traiter la quatrième avance même si le rapprochement et la justification de la deuxième avance n'étaient pas encore achevés. Enfin, on a relevé plus de deux (2) avances en cours, ce qui va à l'encontre des lignes directrices de l'ACDI. Dans ce cas particulier, les pouvoirs accordés en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques n'ont pas été exercés correctement par le gestionnaire de projet.

Dans le deuxième cas, à la fin de l'exercice 2004-2005, des dépenses de 1 M$ sont justifiées en application d'une entente avec l'autre ministère, sur la base des dépenses totales escomptéesdéclarées, mais ces dépenses ne sont pas ventilées par catégorie. Le rapport financier subséquent, conforme au mode de présentation, qui a été envoyé à l'ACDI indiquait des dépenses totalisant exactement 1 M$ afin de correspondre à l'information fournie antérieurement. La présentation d'une information erronée sur les dépenses réelles à la fin de l'exercice non seulement soulève un problème de non-respect des règles mais compromet l'exactitude des états financiers annuels de l'ACDI dans les Comptes publics. L'agent de projet a assuré un suivi étroit afin que cette situation ne se répète pas.

Les réactions des directions générales au projet de rapport de vérification indiquaient qu'elles acceptaient les constatations de la vérification et qu'elles étaient résolues à prendre des mesures afin que les autres ministères partenaires qui ne respectent pas les exigences en matière de rapports le fassent. En ce qui concerne la capacité d'exécution des autres ministères, les directions générales ont signalé en outre que, depuis de nombreuses années, certains autres ministères sont de piètres partenaires, ne tiennent pas compte des exigences de l'ACDI, sont incapables de rendre compte et de présenter des rapports dans les délais voulus ainsi que de prendre des mesures à l'égard de questions précises liées à l'aide comme l'égalité entre les sexes et les résultats. Les ententes administratives n'ayant pas un caractère juridiquement contraignant, l'ACDI n'a aucun recours et doit rembourser les frais engagés.

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4. Conclusion

4.1 Conclusions concernant les objectifs de la vérification

1^er objectif :

Déterminer si l'ACDI possède une politique générale relativement aux ententes administratives et, le cas échéant, si celle-ci est connue des Directions générales.

Il existe à l'ACDI des documents généraux contenant des lignes de conduite relatives aux ententes administratives, qui sont conformes à la politique et aux exigences des organismes centraux. Cependant, le personnel au niveau opérationnel ne se reporte pas aux documents généraux et ne les utilise pas pour négocier, établir ou administrer les ententes administratives. Un cadre d'accord de contribution bien défini est plutôt utilisé pour ce faire, qui permet d'exercer le contrôle nécessaire pour protéger les intérêts de l'ACDI. Certaines faiblesses sont observées dans la gestion des paiements et des avances, principalement en raison de l'absence de directives générales à ce sujet (voir les commentaires plus bas).

2^e objectif :

Déterminer si l'étape du lancement du processus de passation de marché pour les ententes administratives débouche sur l'établissement du cadre de référence du projet qui définit les paramètres de réalisation, et si la sélection de l 'organisation partenaire est justifiée et approuvée par la personne détenant le pouvoir de décision requis.

L'étape du lancement du processus de passation de marché est bien gérée, l'ACDI utilisant le processus de sélection et d'approbation standard, peu importe la forme que revêt l'entente ou le type d'entente. D'une manière générale, les autres ministères et les organismes à d'autres paliers de gouvernement sont considérés comme une ressource utile et aisément accessible qui peut aider l'ACDI à atteindre ses objectifs en matière d'aide. Le nombre d'ententes conclues chaque année et leur valeur confirment cette conclusion. Le caractère distinctif des ententes avec les autres ministères, et généralement leur principale raison d'être, réside dans les compétences uniques que possèdent les ministères dans divers secteurs de la gouvernance qu'il est difficile de trouver facilement ailleurs. L'équipe de vérification estime qu'aucune amélioration majeure ne s'impose si ce n'est la nécessité de demander la délégation des pouvoirs devant être exercés par les partenaires de la mise en oeuvre au regard de l'embauchage de tierces parties au nom de l'ACDI.

3^e objectif :

Déterminer si l'étape de la passation de marché pour les ententes administratives, y compris l'établissement des modalités de l'entente et l'utilisation du pouvoir de passation des marchés, est gérée avec une diligence raisonnable afin de protéger les intérêts de l'ACDI, conformément aux politiques et pouvoirs de l' ACDI et du SCT.

Bien que certaines améliorations s'imposent (voir plus bas), les ententes permettent une bonne gestion des projets, tant sur le plan financier qu'opérationnel. Sous cet angle, les intérêts de l'ACDI sont adéquatement protégés.

L'ACDI assume peut-être inconsciemment les frais généraux engagés par certains autres ministères partenaires n'étant pas autorisés à réclamer de tels frais. Cette question doit être réglée au niveau de l'Agence, essentiellement par l'ACDI et le Secrétariat du Conseil du Trésor. Occasionnellement, les gestionnaires font des paiements fondés sur les demandes de remboursement soumises plutôt que d'effectuer des avances. Cette méthode, toutefois, n'est pas conforme à la politique du Conseil du Trésor. La Direction des finances joue un rôle central dans le règlement de cette question au niveau de l'Agence.

4^e objectif :

Déterminer si l'étape de l'administration des ententes administratives, à savoir le suivi du rendement financier et opérationnel et la gestion des paiements, respecte les principes de diligence raisonnable afin de protéger les intérêts de l'ACDI.

L'équipe de vérification conclut qu'une diligence raisonnable pourrait ne pas être exercée, étant donné qu'il est difficile de trouver les rapports narratifs ou sur l'état d'avancement concernant certains projets. La gestion à cet égard est déficiente et pourrait être améliorée. Toutefois, les rapports financiers sont, de manière générale, bien faits, témoignant du suivi étroit effectué par les gestionnaires de l'ACDI au regard des budgets et des dépenses de projet.

4.2 Énoncé d'attestation de la qualité

L'équipe de vérification estime avoir effectué des procédures de vérification suffisantes et adéquates et avoir recueilli assez d'éléments probants pour appuyer les conclusions exposées dans le présent rapport.

Les conclusions reposent sur une comparaison des constatations de la vérification, en fonction des situations qui existaient au moment de la vérification, et des critères de vérification préétablis à l'étape préliminaire. Les éléments probants recueillis répondent aux normes de vérification professionnelle et sont suffisants pour fournir à la haute direction la preuve du bien-fondé des conclusions tirées de la vérification interne.

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Annexes

Annexe 1 - Autres ministères et entités provinciales

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Annexe 2 - Objectifs et critères de vérification

1. Déterminer si l'ACDI possède une politique générale relativement aux ententes administratives et, le cas échéant, si celle-ci est connue des Directions générales.


2. Déterminer si l'étape du lancement du processus de passation de marché pour les ententes administratives débouche sur l'établissement du cadre de référence du projet qui définit les paramètres de réalisation, et si la sélection de l'organisation est justifiée et approuvée par la personne détenant le pouvoir de décision requis.


3. Déterminer si l'étape de la passation de marché pour les ententes administratives, y compris l'établissement des modalités de l'entente et l'utilisation du pouvoir de passation des marchés, est gérée avec une diligence raisonnable afin de protéger les intérêts de l'ACDI, conformément aux politiques et pouvoirs de l'ACDI et du SCT.


4. Déterminer si l'étape de la gestion des ententes administratives, à savoir le suivi du rendement financier et opérationnel et la gestion des paiements, respecte les principes de diligence raisonnable afin de protéger les intérêts de l'ACDI.

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Annexe 3 - Sommaire

Principales différences entre un accord ou une entente avec d'autres ministères et avec d'autres paliers de gouvernement, y compris des sociétés d'état

Étapes		Autres Ministères Suivant la Politique sur les imputations interministérielles et les virements entre crédits, la procédure de règlement interministériel, et la Loi sur la gestion des finances publiques, Annexes I et I.1, colonnes 1 et 2	Autres paliers de gouvernement Suivant la Politique sur les paiements de transfert, le Guide sur les subventions, contributions et autres paiements de transfert, et la Loi sur la gestion des finances publiques, Annexe III (Sociétés d'État)
1. Étape de lancement/sélection	A. Cadre de référence/ Proposition.	Cycle de projet interne de l'ACDI (les principes de gestion axée sur les résultats s'appliquent). Constatation de la nécessité de réaliser une analyse en application du chapitre 7.	Cycle de projet interne de l'ACDI. Analyse doit être réalisée (diligence raisonnable dans la sélection/approbation des bénéficiaires).
	B. Analyse fondée sur le risque.	Pas obligatoire, mais devrait être effectuée si le projet présente des risques.	Pas obligatoire, mais devrait être effectuée si le projet présente des risques.
	C. Document justificatif.	Cycle de projet interne de l'ACDI.	Cycle de projet interne de l'ACDI.
	D. Mémoire d'approbation et de sélection	Approbation du projet dans les limites de l'instrument de délégation des pouvoirs (Tableau 1) Approbation de la sélection à une étape ultérieure (lorsqu'un autre ministère réalise le projet - tableau 2) - Le personnel de l'ACDI et les autres ministères rendent compte de la bonne sélection.	Approbation du projet dans les limites de l'instrument de délégation des pouvoirs (Tableau 1). Approbation de la sélection dans les limites de l'instrument de délégation des pouvoirs (Tableau 2).
2. Étape de la passation de marché	A. Bon type d'accord. Également selon les Modalités et conditions relatives à l'aide internationale au développement et le Guide des gestionnaires de l'ACDI dans la passation des marchés (Chapitre 7).	Entente administrative. Lettre d'accord (seulement pour le remboursement des dépenses).	Entente administrative. Accord de contribution. Accord de subvention. Lettre d'accord.
	B. Signature par la personne à laquelle le pouvoir est délégué.	Doit respecter l'instrument de délégation des pouvoirs (Tableau 2).	Doit respecter l'instrument de délégation des pouvoirs (Tableau 2).
	C. Exigences minimales en matière de passation de marché.	Avant le transfert des biens ou services, un accord écrit doit être conclu entre l'ACDI et l'autre ministère. L'accord doit fournir au minimum l'information suivante : Définition claire des responsabilités des parties concernées. Données techniques concernant les biens et services. Dates auxquelles les biens et services doivent être fournis. Coûts estimatifs. Modalités relatives au recouvrement des coûts. Toute autre modalité : Autres mesures de protection requises en raison de la complexité du projet. Nécessité de mener des négociations. Etc. Règle générale : Les autres ministères ont le droit de se faire rembourser les coûts d'accroissement (limités généralement aux coûts de fonctionnement directement liés à la fourniture des biens et services). Lorsque certains ministères et entités publiques sont autorisés à facturer sur la base du recouvrement des coûts (fonds renouvelables), les taux doivent être approuvés par le Conseil du Trésor.	Dispositions fondamentales de l'accord de contribution : 22 dispositions fondamentales et 9 dispositions additionnelles énoncées dans la politique du Conseil du Térsor. Si les dispositions ne figurent pas dans l'accord, leur absence doit être justifiée. Exigence en matière de vérification : Portée et fréquence de la vérification des ententes fédérales-provinciales, prise en compte des vérifications antérieures effectuées par la province pour éviter le double emploi. Note : Exigence additionnelle dans le cas d'une entente ou d'un accord avec la province de Québec : Obtenir un « arrêté ministériel » et faire signer par la province une « attestation » indiquant que cet arrêté a été obtenu et que l'approbation concernant l'engagement des dépenses a été donnée. Note : Si l'ACDI souhaite transférer une contribution ou une subvention à une société d'État, elle doit consulter le SCT afin de déterminer si le Conseil du Trésor doit approuver le transfert.
	D. Niveau d'établissement de rapport.	Rapports suivant la complexité du projet.	Fréquence de la reddition de compte et des rapports : Procédures établies par les directions générales. Exigences minimales pour la reddition de compte préliminaire et finale. Cadre de gestion axée sur les résultats pour mesurer les résultats.
	E. Codage approprié (données contractuelles et financières).	Codage des données contractuelles (tenant compte des définitions données à mécanisme « contractuel » dans le SAP) et codage des données financières (avances par le biais du règlement interministériel, justification et remise des fonds non utilisés à la fin de l'exercice).	Codage des données contractuelles (tenant compte des définitions données à mécanisme « contractuel » dans le SAP) et codage des données financières (avances ou paiements).
	F. Financement - Avances ou remboursements.	Traité comme une avance seulement par opposition à un paiement (remboursement) par le biais d'un règlement interministériel. Le crédit doit être transféré dans un compte d'attente avant que les dépenses ne soient engagées par l'autre ministère; l'autre ministère utilise les fonds pour réaliser le projet de l'ACDI et à la fin de l'exercice doit ramener le compte d'attente à zéro (retourner les fonds non utilisés à l'ACDI).	Peut être traité comme une avance ou un paiement ou les deux.
3. Étape de la gestion	A. Éléments probants concernant les rapports.	Les rapports et les avances doivent faire l'objet d'un suivi adéquat : niveau d'établissement de rapport, suivi des activités réalisées, etc.	Les rapports et les avances doivent faire l'objet d'un suivi adéquat : niveau d'établissement de rapport, suivi des activités réalisées, etc.
	B. Éléments probants concernant les examens par les directions générales.	Éléments probants concernant les examens (commentaires, questions, notes d'approbation, etc.).	Éléments probants concernant les examens (commentaires, questions, notes d'approbation, etc.).
	C. Éléments probants relatifs à l'examen des rapports financiers et à l'attestation signée en vertu de l'article 34.	Éléments probants relatifs à l'examen des rapports financiers (y compris le rapprochement) et à l'attestation signée en vertu de l'article 34.	Procédures comptables, de paiement et d'approbation pour s'assurer de ce qui suit : Les contributions tiennent compte des Modalités et conditions établies par le Conseil du trésor. L'admissibilité a été évaluée. Les paiements reposent sur l'obtention des résultats, tel que prévu par l'entente. Le bénéficiaire respecte les modalités de l'entente. Des mesures de contrôle de programme et financier efficaces sont mises en œuvre pour les paiements de transfert. Un contrôle est exercé sur les paiements (Articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Des dossiers comptables et sur les programmes sont tenus. Politique de gestion de la trésorerie : gestion de la trésorerie prudente (avances limitées aux besoins en trésorerie).
Documents généraux connexes de l'ACDI	Modalités et conditions relatives à l'aide internationale au développement et Politique cadre de l'aide internationale au développement. Guide des gestionnaires de l'ACDI dans la passation des marchés. Instrument de délégation des pouvoirs. Carte routière des processus opérationnels de l'ACDI. Guide de codage pour le module de gestion des articles du SAP. Cadres de gestion et réglementaire.

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Annexe 4 - Synopsis du cycle de projet dans le cadre d'une programmation réactive

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Annexe 5 - Sommaire des recommandations et plan d'action de la direction

Cette annexe présente les réponses de la direction à chacune des recommandations formulées ainsi que le plan d'action de celle-ci, l'unité responsable et les délais. Voici donc sous forme de tableau le sommaire des recommandations et du plan d'action de la direction.

Recommandations	Responsabilité	Réponses de la direction/Plan d'action	Date	État d'avancement
1. La Direction de la gestion des marchés devrait revoir le chapitre 7 du Guide des gestionnaires de l'ACDI dans la passation des marchés et y inclure des informations plus précises concernant les ententes administratives avec d'autres paliers de gouvernement.	Direction de la gestion des marchés	Le Guide des gestionnaires de l'ACDI dans la passation des marchés (Chapitre 1, sous-section 1.2.6) mentionne l'utilisation des ententes administratives avec d'autres paliers de gouvernement. Il en est également question au chapitre 7, au paragraphe 2 de la section 7.1 et à la sous-section 7.3.1. La Direction de la gestion des marchés, en consultation avec la Direction des finances et les Services légaux, reverra et mettra à jour le chapitre 7 afin de clarifier les exigences concernant les ententes administratives avec d'autres paliers de gouvernement.	31 mars 2007
2. La Direction des finances devrait examiner et réviser l'instrument de délégation des pouvoirs afin de fournir des directives claires quant à l'utilisation appropriée des pouvoirs de sélection pour les ententes administratives.	Direction des finances	La Direction des finances accepte la recommandation pour ce qui est des accords avec d'autres paliers de gouvernement (provinces et municipalités) et les sociétés d'État. Par conséquent, les notes explicatives jointes à l'instrument de délégation seront revues lors de la préparation de la prochaine version de l'instrument en question afin de fournir des explications claires concernant les pouvoirs de sélection. L'instrument de délégation devrait être modifié une fois que le Conseil du Trésor aura approuvé les nouvelles modalités et conditions de l'aide internationale. Dans l'intervalle, une note de service sera diffusée relativement à cette question.	mars 2007
3. La Direction de la gestion des marchés devrait revoir le chapitre 7 du Guide des gestionnaires de l'ACDI dans la passation des marchés pour préciser que les organismes du gouvernement du Québec qui signent des accords avec l'ACDI doivent obtenir les autorisations provinciales requises.	Direction de la gestion des marchés	Vu les implications de la Loi sur le ministère du Conseil exécutif du Québec, R.S.Q., c. M-30, la Direction de la gestion des marchés ajoutera une sous-section (7.3.2) au Guide pour informer les gestionnaires que toute entité tombant sous l'application de la Loi en question (organisme, ministère ou autre entité de la province de Québec) doit obtenir les autorisations provinciales requises avant l'établissement de la version finale et la signature d'une entente administrative.	30 novembre 2006	Complété
4. La Direction de la gestion des marchés, en collaboration avec le Bureau de la gouvernance démocratique et les Services juridiques, devrait établir un modèle général pour les ententes administratives, et ce à des fins d'efficacité dans le contexte du projet de développement des ententes-cadres de l'ACDI, présentement en cours.	Direction de la gestion des marchés; Services juridiques	La Direction de la gestion des marchés est en train d'établir un projet de modèle pour les ententes administratives, qui sera présenté au Bureau de la gouvernance démocratique, à la Direction des finances et aux Services juridiques pour examen et commentaires d'ici le 30 novembre 2006. Une fois approuvé, ce modèle sera intégré au Système de préparation des marchés.	Dernier trimestre 2006/07
5. La Direction des finances devrait fournir des éclaircissements et des consignes quant à l'utilisation des mécanismes de paiement appropriés pour les ententes administratives, y compris le codage des avances.	Direction des finances	À l'heure actuelle, la Direction de la gestion des marchés, en collaboration avec la Direction des finances, est en train de réviser le chapitre 7 du Guide des gestionnaires de l 'ACDI dans la passation des marchés. Les modifications recommandées devraient être intégrées au Guide à la fin de novembre 2006.	novembre 2006	Complété
6. La Direction des finances et la Direction de la gestion des marchés devraient demander au Secrétariat du Conseil du Trésor de dresser la liste des autres ministères autorisés à recouvrer des coûts autres que les coûts d'accroissement; la liste devrait être étayée par un cadre de référence relatif à toute autorisation de dépenser les recettes.	Direction des finances; Direction de la gestion des marchés	Comme la liste des autres ministères autorisés à recouvrer des coûts autres que les coûts d'accroissement directs liés à la mise en oeuvre d'un projet peut être modifiée au cours de l'année, la Direction de la gestion des marchés, en consultation avec la Direction des finances, inclura dans le Guide des gestionnaires de l'ACDI dans la passation des marchés l'obligation pour les autres ministères de fournir la preuve qu'ils ont l'autorisation de recouvrer les frais généraux (dans les limites de « l'autorisation de dépenser les recettes ») ainsi que la nécessité pour les gestionnaires de s'assurer que cette autorisation a bien été obtenue avant de conclure toute entente administrative et que l'information a été versée au dossier.	30 novembre 2006	Complété
7. La DGGIT devrait veiller à ce que les divers types de contrats soient correctement codés dans le SAP.	DGGIT	La recommandation est acceptée. Au cours de l'exercice 2005-2006, un système de suivi des ressources de gestion des investissements a été mis à l'essai dans le cadre de 75 projets ou programmes. Ce système est le premier mécanisme de collecte de données relatives aux types d'ententes contractuelles à l'ACDI. Le projet pilote sera évalué au cours de l'exercice 2006-2007. La version finale sera ensuite élaborée, et les règles en matière de validation et de contrôle, suivant le processus opérationnel, seront mises en oeuvre. Cela permettra de faire concorder le type d'entente contractuelle et le type de financement utilisé pour le codage des projets. Les services de l'ACDI qui participent à l'élaboration des règles opérationnelles sont le Groupe des affaires opérationnelles, la Direction générale des ressources humaines et des services corporatifs et les directions générales de programmes. Une fois que les règles opérationnelles seront en place, les données sur les ententes contractuelles passeront du module PS au module MM, et il sera possible de créer une commande alignée sur le type de financement utilisé pour le projet et sur le mécanisme de passation de marché approprié pour le type de projet mis en œuvre. Pour s'assurer que le bon type de marché est utilisé, la responsabilité sera assumée par les directions générales de programmes. Il leur incombe déjà de veiller à ce que les documents qu'elles préparent en vue de l'approbation des marchés et des projets correspondent au type de projets qu'elles mettent en œuvre. Vu le processus décrit plus haut, la commande créée correspondra aux montants que les directions générales auront entrés dans le SAP/PS.
8. La Direction des finances devrait apporter conseils et avis concernant les frais généraux applicables aux autres paliers de gouvernement, y compris les sociétés d'État.	Direction des finances	La Direction des finances accepte la recommandation et donnera conseils et avis, au besoin. L'ACDI devrait rembourser les frais généraux encourus par les autres paliers de gouvernement et aux sociétés d'État selon la structure de coûts des ministères et agences provinciales, autorités municipales et sociétés d'État.		En cours

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Formats de rechange

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Vérification des ententes administratives (PDF 194 Ko, 41 pages)