Vérification du programme du Fonds canadien d'initiatives locales

Avril 2007

Liste des acronymes et abréviations
Sommaire exécutif

1.0 Introduction 2.0 Observations et recommandations 3.0 Conclusion

Annexe A - Objectifs et critères de vérification
Annexe B - Allocation budgétaire de l'échantillon du FCIL *
Annexe C - Leçons apprises
Annexe D - Bonnes pratiques de gestion
Annexe E - Sommaire des recommandations

Liste des acronymes et abréviations

ACDI

Agence canadienne de développement international

APD

Aide publique au développement

CDA

Chef de l'aide

CDM

Chef de mission

CVE

Comité de vérification et d'évaluation

CT

Conseil du trésor

DAP

Document d'approbation de projet

FCIL

Fonds canadien d'initiatives locales

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Sommaire exécutif

Contexte

Le Fonds canadien d'initiatives locales (FCIL) est un programme d'aide au développement qui met l'accent sur des projets locaux de développement apportant un soutien sur le plan technique, éducationnel, culturel et (ou) social. Le FCIL octroie une aide financière à des bénéficiaires (organismes bénévoles, groupes communautaires, institutions gouvernementales locales) qui mettent en oeuvre des projets de petite envergure, par exemple des activités productrices de revenus, d'acquisition de nouvelles compétences et de création des emplois.

Le Fonds canadien sert de complément aux activités bilatérales et multilatérales de l'ACDI, ajoutant de la souplesse au programme canadien d'aide au développement dans un pays spécifique.

Objectifs et portée de la vérification

La vérification du FCIL fait partie du plan de vérification interne approuvé pour 2005 - 2008 et était prévue au plan de vérification intérimaire de la Division de la vérification interne de l'ACDI pour l'exercice 2005-2006.

La vérification visait à donner à l'ACDI l'assurance que :

• Les contrôles financiers et de gestion sont en place;
• Les fonds sont utilisés aux fins prévues ; et
• Les risques sont gérés.

La vérification a porté sur les pratiques et les systèmes de contrôles financiers et de gestion mis en place par l'ACDI pour gérer le programme des FCIL. Le travail de vérification a porté sur le programme du FCIL dans 13 pays sélectionnés.

Constatations

Contrôles financiers et de gestion

La vérification visait à donner l'assurance que les contrôles énoncés dans les lignes directrices des FCIL et autres règles pertinentes de l'Agence sont en place et sont utilisées adéquatement.

Bien que les vices-présidents géographiques effectuent un contrôle des fonds affectés au FCIL, il ne semble pas y avoir d'analyse globale des résultats atteints suite à l'utilisation de ces fonds.

Dans la majorité des pays sélectionnés, les délégations d'autorités ne sont pas complétées ou autorisées au niveau approprié. Dans certains cas des attestations de contrôles financiers ne sont pas signées ou font l'objet d'une délégation inappropriée.

Dans plusieurs pays le chef de mission et le chef de l'aide devraient améliorer le suivi du programme, des projets et du travail du coordonnateur.

Utilisation appropriée des fonds

La vérification visait à donner l'assurance que les fonds du FCIL sont utilisés aux fins prévues. Dans plus de 90 % des projets visités, les fonds sont utilisés aux fins prévues à l'entente.

Gestion des risques

La vérification visait à s'assurer que les risques sont identifiés et gérés de manière appropriée.

Les dossiers de projets et les documents d'approbation de projet examinés incluent une information limitée concernant les analyses de risques effectués par les coordonnateurs ainsi que les mesures d'atténuation des risques. Cependant, les différentes actions du coordonnateur pour suivre un projet lui permettent de s'assurer de son bon déroulement et de prendre les décisions qui s'imposent pour atteindre des résultats escomptés.

Conclusion

À la lumière du travail effectué et compte tenu des constatations qui s'en dégagent, nous concluons que :

• Les contrôles financiers et de gestions sont clairement définis et communiqués dans les lignes directrices. Cependant, les contrôles ne sont pas toujours appliqués ou documentés. Ce manquement aux lignes directrices ne permet pas, aux chefs de l'aide et aux chefs de mission, d'obtenir une vue d'ensemble de la situation et d'assurer un suivi rigoureux de la gestion des fonds des FCIL.
• Dans plus de 90 % des projets visités, les fonds sont utilisés aux fins prévues, telles que déterminées dans l'entente;
• La documentation de la gestion des risques est limitée tant au niveau du pays que du projet.

Bonnes pratiques de gestion

La vérification a permis de relever les bonnes pratiques de gestion suivantes :

• L'utilisation d'un Comité de sélection incluant des représentants de la société civile et de la communauté universitaire. Une vaste expertise des membres du Comité permet de mieux juger de la justesse et de la pertinence des projets proposés tout en tenant compte des besoins locaux des populations.
• L'inscription au système de gestion intégrée (SGI) de la mission des fonds octroyés par l'ACDI pour la réalisation des projets FCIL permet au chef de l'aide un meilleur contrôle des engagements, des déboursés et du solde des fonds alloués aux projets et au programme.
• La participation des bénéficiaires varie entre 15 % et 40 % du budget du projet ou selon leur capacité de payer. Cette pratique permet d'améliorer le contrôle des déboursées et des résultats finaux escomptés. La population locale est activement engagée et ainsi, cela permet à la communauté récipiendaire de développer son sentiment d'appropriation du projet.
• L'élaboration d'un plan de travail annuel et d'un plan par projet du FCIL permet leur utilisation pour l'évaluation annuelle du programme. Ceux-ci peuvent inclure des procédures permettant d'évaluer l'organisation récipiendaire; une grille pour interviewer la communauté récipiendaires, des critères de sélection; un budget des activités du projet; et une grille permettant de rapporter sur l'information acquise lors des visites de projets.
• L'organisation bénéficiaire présente avec le formulaire de demande de contribution des propositions de prix provenant des fournisseurs des produits requis pour la réalisation du projet. Ceci permet de confirmer la justesse du budget soumis et de mieux contrôler les coûts lors de la réalisation du projet.
• Les versements sont répartis sur plus de 2 paiements. Le dernier versement, qui pourrait atteindre 10 % de la contribution du FCIL, est retenu jusqu'à la réception du rapport financier final du projet. Ceci permet de s'assurer que les bénéficiaires rendent compte des résultats finaux du projet.

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1.0 Introduction

1.1 Contexte

Objet

Le programme du Fonds canadien d'initiatives locales (FCIL) est un programme d'aide au développement qui met l'accent sur des projets locaux de développement apportant un soutien sur le plan technique, éducationnel, culturel et (ou) social.

Le FCIL octroie une aide financière à des bénéficiaires (organismes bénévoles, groupes communautaires, institutions gouvernementales locales) qui mettent en oeuvre des projets de petite envergure, par exemple des activités productrices de revenus, d'acquisition de nouvelles compétences et de création des emplois.

Le Fonds canadien sert de complément aux activités bilatérales et multilatérales de l'ACDI, ajoutant de la souplesse au programme canadien d'aide au développement dans un pays spécifique. Le Fonds permet au Canada de soutenir les personnes les plus démunies et de répondre à leurs besoins plus rapidement et efficacement. Il permet aussi à la mission d'intervenir plus directement auprès des groupes locaux, comme les petits agriculteurs, les minorités culturelles, les pauvres en milieu urbain et les enfants à risque.

La participation active (financières ou autres) des collectivités locales aux projets approuvés à l'occasion du FCIL constitue un critère important d'approbation des projets. Le FCIL vise à améliorer la vie économique, culturelle et sociale des populations dans les 103 pays en développement admissibles.

Lorsqu'un cadre de programmation a été élaboré par la direction bilatérale du pays, les activités du FCIL doivent contribuer aux résultats globaux de ce cadre. Dans les pays pour lesquels il n'existe pas de cadre de programmation, le FCIL doit contribuer à la stratégie de programmation en vigueur dans la direction générale.

Tout projet approuvé pour une contribution du FCIL doit cadrer dans les politiques sur l'aide publique au développement (APD) et sur l'aide publique du Canada.

Fonctionnement

Le programme est régi par les « Lignes directrices portant sur le Fonds canadien d'initiatives locales » mises à jour périodiquement qui définissent les règles de fonctionnement au sein de l'ACDI.

La gestion du programme du FCIL est décentralisée. Sous la responsabilité de chaque direction géographique bilatérale de l'ACDI, la gestion du FCIL relève du chef de mission (CDM) qui doit en faire rapport directement au président de l'ACDI.

Le chef de l'aide (CDA) assume la responsabilité de la gestion efficiente et efficace du programme auprès du chef de mission.
L'administration au quotidien du FCIL et des projets qui en découlent est déléguée à un coordonnateur local.

Financement

Le financement du FCIL provient d'une enveloppe approuvée par le vice-président bilatéral approprié. Chaque direction géographique se dote d'un niveau de financement du FCIL à même son budget annuel. Celle-ci établit une enveloppe par pays admissible de sa région selon des critères d'évaluation des besoins locaux.

Les montants totaux déboursés affectés au programme par l'ensemble des directions géographiques de l'ACDI aux fins du FCIL se sont élevés à 39 656 020 $ en 2004-2005 et à 16 802 278 $ pour l'année de transition en 2005-2006. Des coûts administratifs d'au plus de 15 % sont alloués au budget programme.

1.2 Mandat de vérification

La vérification du FCIL fait partie du plan de vérification interne approuvé pour 2005 - 2008 et était prévue au plan de vérification intérimaire de la Division de la vérification interne de l'ACDI pour l'exercice 2005-2006. Ce plan de vérification 2005-2006 a été approuvé par le Comité de vérification et d'évaluation de l'ACDI en mars 2005.

Le 22 juin 2005, le Comité de vérification et évaluation (CVE) a approuvé la réalisation de la vérification du FCIL. La Division de la vérification interne a déterminé que l'accent serait mis sur les contrôles financiers et de gestion des FCIL en application sur le terrain.

1.3 Objectifs de vérification

L'objectif de la vérification est de donner à l'ACDI l'assurance que :

• Les contrôles financiers et de gestion sont en place;
• Les fonds sont utilisés aux fins prévues; et
• Les risques sont gérés.

1.4 Étendue et approche

La vérification a porté sur les pratiques et les systèmes de contrôles financiers et de gestion mis en place par l'ACDI pour gérer le programme des FCIL. La vérification a aussi porté sur la conformité aux politiques et procédures de l'ACDI, dont les Lignes directrices portant sur le Fonds canadien d'initiatives locales, version 4.1 de février 2005 et version 4.0 d'août 2004. Le travail de vérification a porté sur les activités de 13 pays sélectionnés en tenant compte des critères suivants :

• Le contenu des réponses reçues des missions (mécanismes de contrôles financiers et de gestion);
• L'index de perceptions de corruption produit par « Transparency International »;
• Le montant de la contribution;
• La présence d'une mission canadienne dans le pays;
• Le choix du mode de coordination / gestion (employé de la mission, consultant);
• Le nombre d'années depuis les vérifications précédentes;
• La distribution géographique;
• Les rapports annuels; et
• Les préoccupations des missions.

La sélection s'est effectuée sur la base de l'information recueillie au moyen d'un questionnaire envoyé aux missions ayant un FCIL en activité au cours de la période visée, soit du 1^er avril 2004 et le 31 décembre 2005. L'échantillon inclut des pays pour lesquels l'information préliminaire recueillie révélait un risque plus élevé d'un fonctionnement qui s'écarte des lignes directrices du programme FCIL en vigueur. Les pays sélectionnés couvrent 4 continents et incluent l'Angola, l'Argentine, la Bolivie, le Botswana, le Cambodge, Fiji, le Laos, Madagascar, l'Ouganda, le Paraguay, le Pérou, Samoa, et l'Ukraine.

Au siège social, la vérification a inclus des rencontres avec les gestionnaires des programmes sélectionnés ainsi qu'une analyse de dossiers et de rapports.

Sur le terrain, le travail comprenait des rencontres avec le personnel clé de la coopération et la revue des dossiers d'au moins 5 projets par pays approuvés au cours de l'exercice financier du 1^er avril 2004 au 31 mars 2005. À l'exception du Pérou, le travail a également inclus des visites du site des projets sélectionnés ainsi que des rencontres avec les représentants des bénéficiaires des projets sur les sites visités. La sélection des projets s'est effectuée en tenant compte de l'importance des sommes déboursées, de l'accessibilité des sites à visiter ainsi que la diversité des secteurs d'intervention.

1.5 Critères de vérification

Les critères de vérification utilisés sont décrits à l'Annexe A.

1.6 Communications

Les résultats de la vérification ont été partagés avec le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, parce que le chef de l'aide se rapporte au chef de mission.

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2.0 Observations et recommandations

2.1 Contrôles financiers et de gestion

Un aspect important de la gestion des FCIL consiste à élaborer et mettre en place des contrôles financiers et de gestion pertinente qui assurent l'utilisation des fonds dans le respect des lignes directrices. La vérification visait à donner l'assurance que les contrôles appropriés selon les lignes directrices des FCIL et autres règles pertinentes de l'Agence sont en place et sont utilisés adéquatement. Ces contrôles concernent la sélection des projets, les engagements et les déboursés, les transferts de fonds du siège social de l'ACDI à la mission, les délégations d'autorité, le respect de l'entente, les rapports et comptes rendus, etc.

2.1.1 Identification, sélection et approbation de projets

Les lignes directrices définissent les étapes de sélection et d'approbation de projets ainsi que la documentation pertinente à produire et conserver dans les dossiers de projet.

Selon le travail réalisé :

• Les demandes de soutien financier aux projets des bénéficiaires existent et sont adéquatement complétées dans le respect des lignes directrices. Cependant, certaines demandes ne sont pas signées par le demandeur;
• Bien que non obligatoires, 8 des 13 programmes sélectionnés utilisent un comité d'examen des projets. Cependant, en général, il n'y avait un manque de compte rendu des décisions prises par les comités d'examen dans les dossiers;
• Le coordonnateur doit effectuer l'analyse des demandes de fonds. Le dossier de projet inclut peu d'information concernant les critères de sélections, l'analyse de projet effectué par le coordonnateur et l'analyse des risques rattachés au projet et au bénéficiaire, etc.;
• La majorité des coordonnateurs des FCIL des pays sélectionnés ne tiennent pas de registre des demandes reçues et ne semblent pas envoyer une lettre aux bénéficiaires pour les informer lorsque leur demande est rejetée; en général, ils communiquent au comité d'examen ou au chef de l'aide une liste des dossiers qu'ils recommandent pour approbation ainsi que la documentation concernant ces dossiers;
• Les coordonnateurs de la majorité des pays sélectionnés n'utilisent pas le format du document d'approbation de projet (DAP) exigé dans les lignes directrices (Annexe B); la version de DAP utilisée a un contenu qui s'avère incomplet, entre autres quant à l'analyse de risque, la description, les objectifs et les résultats à atteindre du projet, les prévisions budgétaires, la contribution du projet au développement, les responsabilités réciproques, les sources de financement du projet autre que l'ACDI, etc.;
• Tel que demandé dans les lignes directrices, les DAP sont préparés par le coordonnateur, recommandés par le chef de l'aide et approuvés par le chef de mission.

L'absence de documentation des critères utilisés par le coordonnateur lors du choix des projets peut nuire à la transparence du processus et à son objectivité. De plus, la présentation d'une documentation incomplète des demandes reçues limite les possibilités du chef de l'aide (comité d'examen ) et du chef de mission d'obtenir une vue d'ensemble de l'application des critères de sélection, des besoins locaux et d'obtenir une vue de l'ensemble des demandes de soutien financier auprès du FCIL. Cela va également limiter leur capacité à valider la sélection des projets retenus de ceux rejetés par le coordonnateur.

Recommandation

1. Le chef de l'aide devrait s'assurer que chaque demande de soutien financier de projet fait l'objet d'une analyse documentée et d'un rapprochement avec des critères établis. Cette documentation devrait lui être présentée (ou au comité d'examen s'il existe) aux fins de prise de décision. Un compte rendu de réunion devrait refléter des décisions concernant chaque projet.

Réponse de la gestion

1. Accepte la recommandation.

La recommandation a été mise en application dans les pays de l'échantillon. Les directions géographiques travaillent à la mise en application de la recommandation dans les pays ayant un FCIL.

Recommandation

2. Le chef de l'aide devrait s'assurer que le document d'approbation de projet inclut une information complète selon les lignes directrices.

Réponse de la gestion

2. Accepte la recommandation.

La recommandation a été mise en application dans les pays de l'échantillon. Les directions géographiques travaillent à la mise en application de la recommandation dans les pays ayant un FCIL.

Par ailleurs, les rencontres avec les personnes impliquées dans le processus de sélection de projets révèlent que tous les projets présentés et toutes les régions d'un pays n'ont pas la même chance d'être sélectionnés. En raison des coûts administratifs limités à un maximum de 15 % des fonds FCIL (honoraires du coordonnateur, coûts des déplacements, etc.), certaines missions établissent des orientations en fonction des caractéristiques du pays, des besoins et des risques rattachés à chaque bénéficiaire. Cependant, plusieurs missions n'établissent pas d'orientation pour l'affectation des fonds et privilégient la proximité géographique des projets en raison des coûts de déplacements. Également, plusieurs missions privilégient les bénéficiaires connues aux fins d'atténuation des risques. Par contre, cette limite de 15 % n'est pas respectée dans certaines missions.

Recommandation

3. Le chef de mission devrait s'assurer que les FCIL font l'objet d'une stratégie annuelle qui tient compte des priorités d'aide dans le pays, des contraintes de déplacement et de l'utilisation possible des autres ressources de la mission dans le suivi de projet.

Réponse de la gestion

3. Accepte la recommandation.

La recommandation a été mise en application dans 85 % des pays de l'échantillon. Les pays restants de l'échantillon continuent de travailler à la mise en application de la recommandation. Les directions géographiques travaillent à la mise en application de la recommandation dans les pays ayant un FCIL.

2.1.2 Accord de contribution

Les lignes directrices indiquent que chaque projet doit avoir un accord de contribution conclu entre le gouvernement du Canada et les bénéficiaires du programme. Elles présentent également en Annexe C l'accord de contribution type préconisé par l'ACDI pour les FCIL. La revue des dossiers de projet des pays sélectionnés révèle que le contenu des documents d'entente signés entre les parties varie selon les pays et n'inclut pas toute l'information mentionnée dans l'accord type de l'ACDI. Les informations absentes concernent, entre autres, les obligations des deux parties, l'échéancier de travail et de présentation de rapports, les caractéristiques du projet, le calendrier des paiements, le contenu des rapports d'étapes, ainsi que les activités de communication du récipiendaire de la contribution.

Nous avons constaté que l'accord type présenté dans les lignes directrices du FCIL inclut les principales clauses concernant la gestion financière, les rapports, la description du projet et sa durée. Cependant, il n'inclut pas toutes les informations requises selon la politique sur les paiements de transfert du Conseil du trésor, notamment les clauses permettant à l'ACDI d'annuler un accord, les clauses permettant de récupérer des fonds excédentaires ou mal utilisés par le bénéficiaire, les clauses déclaratoires du bénéficiaire concernant les sommes dues, l'utilisation d'anciens titulaires de charges publiques, les lobbyistes, ainsi que les clauses permettant la réduction budgétaire.

Certaines ententes prévoient la contribution du Gouvernement du Canada en devise locale, ce qui dans certain cas nuit à la réalisation de projet dans les pays dont la devise locale subit une forte dépréciation.

Nous avons également remarqué une contradiction dans les lignes directrices. L'article 4 de l'accord type (Annexe C) mentionne l'obligation pour le bénéficiaire de conserver les reçus originaux concernant les déboursés effectués alors que les lignes directrices indiquent l'obligation de conserver dans le dossier de projet les pièces justificatives appuyant les dépenses effectuées, ce qui s'avère contraire aux lois de certains pays.

Un accord de contribution incomplet ou comportant des articles en contradiction avec les lignes directrices peut nuire à la gestion du projet ainsi qu'à l'exercice des droits de l'ACDI.

Recommandation

4. En collaboration, avec les directions générales, la Direction des finances et la Direction de la gestion des contrats, le Groupe des affaires opérationnelles devrait revoir le contenu de l'Annexe C (Accord de contribution) des lignes directrices et s'assurer que l'accord type en matière de FCIL respecte les exigences de la politique des paiements de transfert du Conseil du trésor. En révisant les termes de l'accord, le Groupe des affaires opérationnelles devrait s'assurer que les lignes directrices fournissent des conseils sur les méthodes appropriées pour atténuer les risques potentiels de pertes de pouvoir d'achat causé par la dévaluation ou l'hyper-inflation.

Réponse de la gestion

4. Accepte la recommandation.

Le Groupe des affaires opérationnelles en consultation avec la Direction de la gestion des marchés, la Direction des finances et les directions générales géographiques vont entreprendre une revue de l'Annexe C des lignes directrices du programme du FCIL, pour s'assurer que l'accord de contribution type en matière de FCIL respecte les exigences de la politique des paiements de transfert du Conseil du trésor. Les résultats de la révision des lignes directrices du FCIL seront publiés sur Entre Nous et transmises aux directions générales géographiques et aux missions. Les participants vont se rencontrer pour formuler et conseiller des méthodes pour atténuer les risques potentiels de pertes de pouvoir d'achat et les incorporées dans les lignes directrices.

Les Directions générales de l'Afrique, des Amériques, de l'Asie et de l'Europe, Moyen-Orient et Maghreb travailleront en étroite collaboration avec le Groupe des affaires opérationnelles, la Direction des contrats, et la Direction des finances à mettre en oeuvre la recommandation proposée. Il est à noter qu'à la Direction générale des Amériques, il est dans la pratique courante d'utiliser le dollar canadien pour toutes les transactions du FCIL pour prévenir la perte de pouvoir d'achat.

La recommandation sera mise en application pour le 30 septembre 2007.

Recommandation

5. Les conseillers en gestion financière des directions générale en consultation avec leur unité contractuelle devraient s'assurer que les accords de contribution incluent toutes les clauses pertinentes à la bonne réalisation d'un projet. La Direction de la gestion des marchés de l'Agence devrait veiller au respect des clauses dans les accords de contributions.

Réponse de la gestion

5. Accepte la recommandation.

La section des politiques contractuelle de la Direction de la gestion des marchés va inclure la surveillance de ces activités dans son plan de travail d'ici le 30 juin 2007.

2.1.3 Gestion des déboursés

Le travail de vérification incluait une revue de la gestion des fonds accordés au FCIL de chaque pays sélectionné et du processus des déboursés. La revue des dossiers a révélé que :

• Les lignes directrices spécifient qu'aucun déboursé ne peut être effectué avant la date de signature de l'accord de contribution. Or, la revue des dossiers des pays sélectionnés révèle quelques cas pour lesquels des déboursés ont eu lieu avant la signature des accords.
• Dans près de la moitié des dossiers examinés (6 pays), des versements ont été effectués, soit avant que le chef de l'aide ait attesté de la réalisation des étapes du projet tel que prévu à l'accord et que le paiement peut être effectué, soit sans son consentement écrit.
• Dans près d'un tiers des projets examinés, les déboursés ont été effectués sans l'approbation du responsable financier de la mission.
• Selon les lignes directrices, les paiements rattachés à un accord de contribution doivent être versés directement au bénéficiaire, sauf dans des cas exceptionnels documentés. Or, dans certains cas (4 pays), la mission fait un paiement forfaitaire à une organisation intermédiaire (coordonnateur ou Unité d'appui) sans identification des bénéficiaires récipiendaires de ces fonds selon les DAP. Le chef de mission délègue ainsi la gestion des fonds et des accords de contribution à une tierce partie. Lorsque les accords de contribution sont signés avec les bénéficiaires, l'entente ne stipule pas l'organisation intermédiaire comme mandataire de l'ACDI.
• Dans 9 pays sélectionnés, la mission effectue un suivi financier par projet et pour l'ensemble des fonds du FCIL. Dans les autres pays sélectionnés, les missions mandatent une organisation intermédiaire et transfèrent des fonds périodiquement. Le suivi des fonds utilisés n'est donc pas effectué par projet.
• Selon les dossiers examinés, 2 des pays sélectionnés ne conservent pas de trace des versements effectués aux bénéficiaires. De plus, principalement dans 4 autres pays sélectionnés, les dossiers de projets n'incluent pas l'accusé de réception des bénéficiaires des versements effectués.
• Les visites des projets révèlent que, dans plus de 90 % des projets, les fonds sont utilisés aux fins prévues à l'entente.

Ainsi, les obligations de saine gestion des fonds publics ne sont pas toujours respectées et peuvent mettent à risque leur disponibilité ainsi que leur utilisation efficiente et efficace.

Recommandation

6. Le chef de l'aide devrait s'assurer que les fonds sont versés directement aux bénéficiaires et ne sont pas déboursés sans les autorisations appropriées.

Réponse de la gestion

6. Accepte la recommandation.

La recommandation a été mise en application dans les pays de l'échantillon. Les directions géographiques travaillent à la mise en application de la recommandation dans les pays ayant un FCIL.

Recommandation

7. Le chef de mission devrait s'assurer que les contrôles financiers établis sont suffisants, respectés et documentés.

Réponse de la gestion

7. Accepte la recommandation.

La recommandation a été mise en application dans les pays de l'échantillon. Les directions géographiques travaillent à la mise en application de la recommandation dans les pays ayant un FCIL.

2.1.4 Délégation de pouvoir

La revue des autorisations des divers documents de gestion des projets a révélé que dans 8 pays sur 13 les chefs de mission n'ont pas de fiches de spécimen de signature de l'ACDI. De plus, dans 6 pays sur 13 les chefs de l'aide n'ont pas de fiches de spécimen de signature pour leur poste leur donnant les autorités nécessaires pour approuver et signer les documents financiers des pays pour lesquels ils ont juridiction.

Selon l'instrument de délégation des pouvoirs, les accords de contribution peuvent être signés, soit par le chef de mission, soit par le chef de l'aide. Toutefois, dans 2 pays sélectionnés, la signature des accords de contributions ainsi que l'approbation des versements ont été déléguées au coordonnateur du FCIL, ce qui contrevient à l'instrument de délégation des pouvoirs ainsi qu'aux lignes directrices.

Les spécimens de signatures non disponibles, à la mission, nuisent à l'assurance de l'application des contrôles. De plus, la délégation de la signature de documents à des personnes non autorisés met à risque l'ACDI quant à ses biens, ses pouvoirs et ses responsabilités.

Recommandation

8. Les directions géographiques devraient effectuer une revue annuelle des fiches de spécimen de signature afin de s'assurer qu'elles respectent l'instrument de délégation des pouvoirs.

Réponse de la gestion

8. Accepte la recommandation.

La recommandation a été mise en application pour l'année 2006/07.

Recommandation

9. Le chef de mission devrait s'assurer que la signature des accords de contribution ainsi que l'autorisation des déboursés respectent les lignes directrices ainsi que l'instrument de délégation des pouvoirs.

Réponse de la gestion

9. Accepte la recommandation.

La recommandation a été mise en application dans les pays de l'échantillon. Les directions géographiques travaillent à la mise en application de la recommandation dans les pays ayant un FCIL.

2.1.5 Coordination des projets FCIL

La revue du fonctionnement des FCIL dans les pays sélectionnés révèle que :

• Les contrats avec les coordonnateurs incluent des taux journaliers d'honoraires et des avantages (locaux fournis, etc.) qui varient d'un pays à l'autre. L'annexe G des lignes directrices concernant l'engagement des coordonnateurs ne sont pas précises à ce sujet. Dans ce contexte, il n'est pas certain que toutes les dépenses rattachées à l'administration du FCIL sont imputées à l'enveloppe budgétaire du FCIL.
• Les lignes directrices spécifient que l'ensemble des coûts administratifs du programme, incluant le salaire du coordonnateur, doit provenir de l'enveloppe du fonds canadien et ne pas dépasser 15 % du budget du programme du FCIL. Cependant, selon la Politique de paiement de transfert du Conseil du trésor, concernant l'utilisation des fonds d'aide (Crédit de subventions et contributions), l'Agence ne doit pas profiter directement de l'entente de paiement de transfert, c'est-à-dire, recevoir des biens ou des services utilisés dans le cadre de son fonctionnement normal.

Les règles concernant les coûts de l'administration des projets et des coordonnateurs s'avèrent imprécises et laissent place à beaucoup d'interprétation.

Recommandation

10. La Direction des finances de l'ACDI devrait s'assurer que les lignes directrices portant sur les FCIL respectent la politique sur les paiements de transfert du Conseil du trésor.

Réponse de la gestion

10. Accepte la recommandation.

La Direction des finances est d'accord et des mesures sont prises afin de clarifier cet aspect directement au niveau modalités et conditions. Les modalités et conditions de l'Agence prévoiront dorénavant spécifiquement, entre autres, que les récipiendaires admissibles à l'aide internationale sont : « les particuliers des pays et territoires en développement, les bénévoles et les coopérants, ainsi que les coordonnateurs des fonds locaux. »

La recommandation qui sera mise en application pour le 31 mars 2007.

Recommandation

11. La Direction des finances, de concert avec les directions géographiques, devrait établir des principes directeurs de rémunération des coordonnateurs et s'assurer que les missions recensent les coûts complets encourus pour l'administration des FCIL.

Réponse de la gestion

11. Accepte la recommandation.

La Direction des finances en collaboration avec le Groupe des affaires opérationnelles (GAO) et de concert avec les directions générales géographiques, via son équipe des politiques financières, s'engage à mettre en place un comité consultatif et présenter au terme des consultations, des principes directeurs de rémunération des coordonnateurs.

La Direction générale de l'Afrique travaillera en étroite collaboration avec la Direction des finances à mettre en oeuvre la recommandation proposée.

La Direction générale des Amériques va travailler en étroite collaboration pour assurer la mise en opération de cette recommandation, bien que ce point soit principalement sous la responsabilité de la Direction des finances. La Direction générale des Amériques à pour règle générale de maintenir entre 10 % et 15 % du budget du programme FCIL l'ensemble les coûts du coordinateur, salaire, voyages et frais administratifs.

La Direction générale de l'Europe, Moyen-Orient et Maghreb trouve important de revoir la question de l'interprétation des lignes directrices limitant les coûts administratifs à un montant n'excédant pas 15 % du budget programme du FCIL. L'interprétation des lignes directrices doit tenir compte des conditions locales et de l'importance du budget des FCIL. Dans certains cas spécifiques, il pourrait s'avérer impossible de respecter une limite de 15 % tout en assurant un suivi adéquat.

La recommandation sera mise en application pour le 31 août 2007.

2.1.6 Rapports et comptes rendus

Les lignes directrices précisent la documentation à conserver dans le dossier de projet dont, entre autres, les divers rapports provenant du bénéficiaire. Elle souligne également que chaque mission doit produire un rapport annuel concernant les activités du FCIL. Le travail de vérification a révélé que :

• Le coordonnateur de chaque pays en développement admissible doit préparer un rapport annuel qui sera envoyé au siège social après approbation par le chef de l'aide et par le chef de mission. La vérification révèle que, pour l'exercice 2004-2005, ces rapports ont été préparés dans tous les pays sélectionnés et envoyés au siège social. Cependant, leur contenu s'avère inégal et, dans plusieurs cas, ne respecte pas le format prescrit à l'Annexe E des lignes directrices. La majorité des rapports ne sont pas signés par le chef de mission ni le chef de l'aide en guise de revue et d'approbation.
• Dans 2 pays sélectionnés pour lesquels la coordination du FCIL a été confiée à une organisation externe, les dossiers des projets terminés ne sont pas conservés à la mission. Les lignes directrices indiquent que les dossiers de projet doivent être conservés à la mission afin d'assurer la mémoire corporative et favoriser la continuité;
• Les projets de 4 pays sélectionnés n'incluent pas de compte rendu périodique approprié du bénéficiaire tel que requis par l'accord de contribution;
• Les contributions des FCIL dans 69 % des dossiers sélectionnés sont déboursées en 2 versements. En général, le dernier versement de la contribution est trop faible pour être un incitatif valable pour le bénéficiaire à remettre son rapport final de projet.
• Dans la moitié des pays vérifiés, les dossiers de projets n'incluaient pas de rapport de fin de projet préparé par le bénéficiaire ni de rapport préparé par le coordonnateur et signé par le Chef de l'aide ou le Chef de mission;

On constate que dans 9 pays sur 13 il y a un manque de documentation dans les dossiers des projets du FCIL. Ceci permet difficilement d'assurer un suivi des projets, un suivi du fonctionnement du FCIL et de ses réalisations, ainsi que l'évaluation des résultats en fonction des objectifs poursuivis par le FCIL au niveau du pays et de la direction générale.

Recommandation

12. Le chef de l'aide devrait revoir périodiquement les dossiers de projet afin de s'assurer de leur contenu et de la qualité du suivi de projet, incluant la production du rapport final de projet par le coordonnateur.

Réponse de la gestion

12. Accepte la recommandation.

La recommandation a été mise en application dans 85 % des pays de l'échantillon. Les pays restant de l'échantillon continuent de travailler à la mise en application de la recommandation. Les directions géographiques travaillent à la mise en application de la recommandation dans les pays ayant un FCIL.

Recommandation

13. Le chef de l'aide devrait s'assurer que le rapport annuel inclut l'information requise selon l'annexe E des lignes directrices concernant le rapport de fin d'exercice du programme FCIL.

Réponse de la gestion

13. Accepte la recommandation.

La recommandation a été mise en application dans 85 % des pays de l'échantillon. Les pays restant de l'échantillon continuent de travailler à la mise en application de la recommandation. Les directions géographiques travaillent à la mise en application de la recommandation dans les pays ayant un FCIL.

Recommandation

14. Le chef de l'aide devrait s'assurer que le dernier versement d'un accord de contribution est conditionnel à la production du rapport final du bénéficiaire et le montant est suffisamment important pour favoriser la production du rapport.

Réponse de la gestion

14. Accepte la recommandation.

La recommandation a été mise en application dans 69 % des pays de l'échantillon. Les pays restant de l'échantillon continuent de travailler à la mise en application de la recommandation. Les directions géographiques travaillent à la mise en application de la recommandation dans les pays ayant un FCIL.

2.1.7 Gestion du programme

Annuellement, chaque vice-président bilatéral établit avec les directeurs généraux régionaux, en consultation avec le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, l'enveloppe globale affectée au FCIL ainsi qu'un budget par pays ou une enveloppe régionale.

En cours d'année, tout besoin de fonds supplémentaire pour un pays est approuvé par le vice-président. Occasionnellement, le vice-président autorise, par écrit, qu'un directeur général transfère des fonds FCIL entre les pays de sa région, pourvu que le total des budgets FCIL alloués pour l'ensemble des pays de la région ne soit pas dépassé. Tout besoin supplémentaire doit être approuvé par le vice-président. Lorsque approuvés, les fonds sont transférés à la mission afin de soutenir les projets approuvés.

Périodiquement, les conseillers en gestion financière fournissent aux directeurs généraux et au vice-président la situation du budget global, les engagements et les déboursés aux fins de suivi.

En fin d'exercice, la direction des finances produit un rapport des déboursés des FCIL par pays.

En 2004-2005, les déboursés concernant le FCIL de 2 des pays sélectionnés ont excédé le budget initialement alloué. Pour ces pays, les besoins supplémentaires de fonds ont été approuvés directement, soit par le vice-président, soit par le directeur général de la région suite à une délégation spécifique du vice-président au directeur général à cet effet.

Au siège social, certaines directions générales effectuent une revue des rapports annuels reçus des missions. Cependant, ces rapports ne font pas l'objet d'une consolidation ni d'une analyse globale des résultats. Pour ce faire, en tenant compte des résultats à atteindre, ceci permettrait d'établir des meilleures pratiques de gestion à la lumière de comparaisons des résultats entre les directions géographiques.

Recommandation

15. Annuellement, le vice-président de la direction géographique devrait s'assurer qu'une analyse globale des fonds utilisés et des résultats atteints est effectuée afin d'évaluer la pertinence de l'affectation de ces fonds et fournir une rétroaction aux missions et aux gestionnaires du siège social.

Réponse de la gestion

15. Accepte la recommandation.

La Direction générale de l'Afrique procédera à une analyse globale de ses fonds du programme du FCIL en Afrique subsaharienne pour l'exercice financier 2006-2007 et les exercices subséquents.

La Direction générale des Amériques va réinstaurer un rapport formel expliquant la situation globale des fonds du programme FCIL pour l'année courante avec un tableau explicatif qui indiquera les montants dépensés dans chaque pays. Ce rapport sera soumis à la gestion de la direction générale.

La Direction générale de l'Asie va faire le suivi sur cette recommandation telle que demandé.

La Direction générale de l'Europe, Moyen-Orient et Maghreb accepte la recommandation.

2.1.8 Gestion financière

L'ACDI utilise le système d'information financière SAP afin d'inscrire les budgets FCIL originaux et les modifications approuvées par les Vice-présidents bilatéraux. Ce système permet également d'accumuler l'information sur les déboursés approuvés par projet FCIL par pays.

Cependant, la vérification a révélé que l'information financière concernant les FCIL par pays et par projet n'est pas inscrite de manière uniforme dans SAP. Chaque direction géographique pour laquelle nous avons sélectionné des pays utilise une codification particulière pour inscrire le budget et les déboursés par pays et par projet. À l'exception de l'information financière concernant l'Afrique, la recherche d'information financière dans SAP s'avère difficile et ne fournit pas une information complète du programme des FCIL.

L'application non uniforme de codification des transactions financières rend impossible l'élaboration d'information crédible et nuit à la gestion des programmes et à la prise de décision.

Recommandation

16. Les vice-présidents géographiques devraient s'assurer de l'application uniforme de la codification des transactions financières des FCIL. Cette codification devrait permettre de fournir l'information pertinente afin de juger des résultats comparatifs entre directions générales et du respect des lignes directrices concernant les FCIL.

Réponse de la gestion

16. Accepte la recommandation.

La recommandation a été mise en application.

Tel que le révèle le rapport de vérification interne du programme du Fonds canadien d'initiatives locales publié en août 2006 au sein de la rubrique 2.1.8 - Gestion financière : « À l'exception de l'information financière concernant l'Afrique, la recherche d'information financière dans SAP s'avère difficile et ne fournit pas une information complète du programme des FCIL. » Par conséquent, la Direction générale de l'Afrique continuera d'appliquer une codification uniforme des transactions financières des FCIL pour lesquels elle a la responsabilité.

Les Directions générales de l'Asie et de l'Europe, Moyen-Orient et Maghreb continueront d'appliquer une codification uniforme des transactions financières des FCIL pour laquelle elles ont la responsabilité telle que demandé dans la recommandation.

La Direction générale des Amériques est revenue pour l'année 2006-2007 à l'ancienne méthode de comptabiliser les fonds des centres de coût de chaque pays car le transfert des fonds des FCIL est en cours et que l'agence demeure responsable des fonds. Cette situation ne s'est produite que pour l'année 2005-2006, car la direction générale devait selon les instructions qui avaient été reçues être responsables des fonds pour seulement une partie de l'année. Afin d'éviter maintes écritures pour chacun des pays dans plusieurs fonds, il était plus facile d'avoir le montant complet dans un seul centre de coût.

2.2 Utilisation des fonds aux fins prévues

La vérification visait à s'assurer que les fonds du FCIL sont utilisés aux fins prévues.

L'accord de contribution des FCIL définit la nature du projet et les activités qui seront accomplies par le bénéficiaire. Lorsque les accords sont incomplets, le coordonnateur peut s'en remettre à la proposition de projet du bénéficiaire et à son analyse du dossier lors de son évaluation. En cours de réalisation, le coordonnateur peut recommander une modification à un accord de contribution et obtenir les approbations appropriées. La visite du site de projet et l'analyse des rapports d'étapes préparés par le bénéficiaire permettent au coordonnateur du FCIL d'effectuer le suivi et de s'assurer du respect des clauses de l'entente conclue.

La vérification a comporté une revue des rapports disponibles produits par le bénéficiaire en cours de projet et à la fin, leur analyse critique par le coordonnateur, ainsi que les rapports de visite du projet du coordonnateur. La vérification a également inclus la visite de certains projets en cours de réalisation ou complétés. Le travail réalisé a permis de constater que :

• Dans plus de 96 % des projets visités, la nature des projets approuvés est conforme aux lignes directrices du FCIL;
• En général, le coordonnateur n'établit pas de plan de travail, par projet et pour le programme FCIL. Cependant, il y a des échanges verbaux entre le coordonnateur et le chef de l'aide;
• Les dossiers de 3 pays sélectionnés ne renferment pas les rapports périodiques des bénéficiaires tels que requis par les ententes, alors que dans 2 autres pays, ces rapports sont maintenus dans les locaux du coordonnateur mandaté, et situés hors de la mission;
• Plusieurs dossiers de projets de 4 pays sélectionnés n'incluent pas de rapport de visite de projet du coordonnateur;
• Les visites des projets par les vérificateurs révèlent que dans plus de 90 % des cas, les fonds sont utilisés aux fins prévues à l'entente

Une documentation inadéquate concernant la réalisation du projet ne permet pas d'assurer un suivi approprié du respect de l'entente, de démontrer la justification des avances de fonds et, ainsi, ne favorise pas l'atteinte des résultats prévus.

Recommandation

17. Les chefs de l'aide devraient exercer un suivi rigoureux et régulier du travail que les coordonnateurs réalisent et s'assurer que les dossiers de projet renferment la documentation appropriée.

Réponse de la gestion

17. Accepte la recommandation.

La recommandation a été mise en application dans 85 % des pays de l'échantillon. Les pays restant de l'échantillon continuent de travailler à la mise en application de la recommandation. Les directions géographiques travaillent à la mise en application de la recommandation dans les pays ayant un FCIL.

2.3 Gestion des risques

La vérification visait à donner l'assurance que les risques sont identifiés et gérés de manière appropriée.

Les rencontres avec les CDA et CDM et la documentation pertinente révèlent que quelques-uns établissent et documentent des orientations concernant les secteurs d'intervention privilégiés. Cependant, il n'existe pas d'analyse de risques documentée concernant la gestion du FCIL dont ils ont la responsabilité.

Au niveau des dossiers de projets, le travail de vérification a porté sur le contenu des analyses effectuées afin d'identifier les risques qui pourraient nuire à la réalisation du projet. En général, il existe peu de documentation au dossier concernant les analyses et les validations réalisées par le coordonnateur quant au sujet et au bénéficiaire (santé financière, qualité de gestion, etc.). Il n'y avait pas de document énonçant les critères d'évaluations de projets dans les dossiers. Les DAP des projets de la moitié des pays sélectionnés identifient les risques potentiels liés au projet. Les accords de contribution ne décrivent pas ces risques et les mesures d'atténuation à appliquer.

Lors de la réalisation du projet, dans la majorité des dossiers examinés, les communications du coordonnateur avec le bénéficiaire, l'analyse des rapports d'avancement et les visites sur le terrain avant toute avance de fonds contribuent à minimiser la matérialisation des risques éventuels et favorisent la réalisation des projets selon l'entente convenue. Cependant, tel que mentionné précédemment, les dossiers de projets n'incluent pas toujours la documentation appropriée à ce sujet.

Une meilleure identification et analyse des risques favoriseraient une sélection des projets plus précise et permettraient un suivi plus rigoureux de la réalisation des activités et autoriseraient une prise de décision plus efficace.

Recommandation

18. Le chef de l'aide devrait effectuer une analyse des risques reliés au FCIL pour les pays dont il a la responsabilité. De plus, il devrait s'assurer que tout projet qui lui est proposé (ou au comité d'examen) inclut une revue et une évaluation des risques ainsi qu'une description des mesures d'atténuation appropriées.

Réponse de la gestion

18. Accepte la recommandation.

La recommandation a été mise en application dans 85 % des pays de l'échantillon. Les pays restant de l'échantillon continuent de travailler à la mise en application de la recommandation. Les directions géographiques travaillent à la mise en application de la recommandation dans les pays ayant un FCIL.

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3.0 Conclusion

À la lumière du travail effectué et compte tenu des constatations qu
i s'en dégagent, nous concluons que :

• La qualité de la gestion du programme du FCIL varie selon les pays. Il y a 5 pays sélectionnés qui s'avèrent adéquatement géré conformément aux lignes directrices du FCIL et des politiques de l'ACDI, soit, la Bolivie, Madagascar, l'Ouganda, le Pérou, et l'Ukraine.
• Les rôles et les responsabilités ainsi que les contrôles financiers et de gestion sont clairement définis et communiqués dans les lignes directrices. Cependant, ces contrôles ne sont pas toujours appliqués ou documentés. Ceci ne permet pas aux chefs de l'aide et aux chefs de mission d'obtenir une vue d'ensemble du programme et d'assurer un suivi rigoureux de la gestion des fonds des FCIL.
• Dans plus de 90 % des projets visités, les fonds sont utilisés aux fins prévues telles de déterminé dans l'entente;
• La documentation de la gestion des risques est limitée tant au niveau du pays que du projet.

À notre avis, les procédures de vérifications effectuées et les éléments de preuve assemblés sont appropriés et suffisants pour appuyer les conclusions énoncées dans ce rapport de vérification.

Les conclusions se fondent sur un examen des situations telles qu'elles existaient au moment de la vérification en fonction de critères établis. Les conclusions ne s'appliquent qu'aux FCIL vérifiés.

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Annexe A - Objectifs et critères de vérification

	Objectifs	Critères
1	Les contrôles financiers et de gestion sont en place.	Il existe un processus de contrôles clairement défini, lequel a été communiqué et est appliqué efficacement. Les résultats du programme font l'objet d'un suivi, d'un contrôle et de comptes rendus efficaces.
2	Les fonds sont utilisés aux fins prévues.	Processus de sélection permet de juger chacun des dossiers et de prendre les décisions éclairées en fonction de la raison d'être du FCIL. Suivi approprié des projets acceptés permet de s'assurer que les fonds sont utilisés en conformité avec le projet approuvé dans l'accord de contribution.
3	Les risques sont gérés.	Le programme a défini clairement ses risques et en assure une gestion efficace.

Annexe B - Allocation budgétaire de l'échantillon du FCIL

Pays	2004/2005		2005/2006
	Budget original	Déboursés	Budget original	Déboursés
Angola	335 000 $	317 437 $	188 438 $	188 440 $
Argentine	240 000 $	238 225 $	135 000 $	133 731 $
Bolivie	320 000 $	320 000 $	180 000 $	180 000 $
Botswana	150 000 $	150 000 $	84 375 $	84 231 $
Cambodge	460 000 $	453 000 $	258 750 $	258 750 $
Fiji**	300 000 $	292 902 $	151 700 $	155 841 $
Laos	460 000 $	451 955 $	258 750 $	260 749 $
Madagascar	400 000 $	399 352 $	225 000 $	232 004 $
Ouganda	300 000 $	549 883 $	168 750 $	168 302 $
Paraguay	280 000 $	296 740 $	157 500 $	155 627 $
Pérou	320 000 $	320 000 $	180 000 $	180 000 $
Samoa**	225 000 $	212 985 $	114 000 $	119 982 $
Ukraine	425 000 $	421 998 $	239 063 $	225 561 $
TOTAL	4 215 000 $	4 424 477 $	2 341 326 $	2 343 218 $
Pourcentage du total des FCIL	12 %	12 %	11%	11 %

Source : SAP système financier
* Les données financières apparaissant dans le tableau sont présentées à titre indicatif et n'ont pas fait l'objet d'une vérification.
** Exclut les coûts administratifs

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Annexe C - Leçons apprises

1. Coûts administratifs

Les lignes directrices mentionnent que l'ensemble des coûts administratifs du programme doivent provenir de l'enveloppe du fonds canadien et ne pas dépasser 15 % du budget du programme du FCIL, peu importe la grandeur du territoire à couvrir, le coût de la vie dans chaque pays et autres particularités. De plus, la vérification révèle que des directeurs généraux responsables de certains pays sélectionnés affectent des montants supérieurs à 15 % à titre de coûts administratifs. Force est de constater, à la lumière des discussions avec les coordonnateurs, que cette approche apporte certaines difficultés de fonctionnement.

Ainsi, en raison de cette règle, tous les projets présentés et toutes les régions d'un pays n'ont pas la même chance d'être sélectionnés. La proximité des projets est privilégiée en raison des coûts de déplacements. Également, les bénéficiaires connus sont privilégiés en raison des risques limités et connus.

Un groupe de travail composé de représentants de la direction des finances et des directions géographiques devrait examiner les difficultés opérationnelles rencontrées par les coordonnateurs des projets afin de valoriser la couverture des territoires auxquels le FCIL s'applique. Ce groupe de travail pourrait revoir la stratégie de financement des coûts administratifs afin de considérer des facteurs tels que la grandeur du territoire à couvrir, les coûts de déplacement, le coût de la vie dans chaque pays, etc. De plus, les chefs de l'aide pourraient être consultés et échanger sur les moyens d'améliorer la gestion des FCIL, entre autres, en utilisant les agents de développement dans le suivi des projets lors de leurs déplacements. Cette approche permettrait une meilleure intégration du FCIL dans l'ensemble des actions du programme et possiblement de réaliser des économies de fonctionnement.

2. Respect de la réglementation

L'émission d'une ligne directrice ne semble pas inciter les divers intervenants au processus à appliquer rigoureusement les règles énoncées.

Un centre de responsabilité attitré devrait examiner la pertinence de confiner les principes des FCIL dans une politique et les règles de fonctionnement dans une procédure.

3. Clarification des règles

Plusieurs chefs de l'aide et coordonnateurs ont soulevé que des imprécisions existent dans les lignes directrices.

Le chef de l'aide devrait recenser les cas d'imprécision dans les lignes directrices, en évaluer les risques de gestion de projet et les communiquer au centre de responsabilité attitré aux fins d'amélioration pertinente.

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Annexe D - Bonnes pratiques de gestion

• L'utilisation d'un Comité de sélection incluant des représentants de la société civile et de la communauté universitaire. Une vaste expertise des membres du Comité permet de mieux juger de la justesse et de la pertinence des projets proposés tout en tenant compte des besoins locaux des populations.
• L'inscription au système IMS de la mission des fonds octroyés par l'ACDI pour la réalisation des projets FCIL permet au chef de l'aide un meilleur contrôle des engagements, des déboursés et du solde des fonds alloués aux projets et au programme.
• La participation des bénéficiaires varie entre 15 % et 40 % du budget du projet ou selon leur capacité de payer. Cette pratique permet une responsabilisation accrue des bénéficiaires sur les fonds déboursés et sur les résultats finaux escomptés. La population locale est activement engagée et ainsi, cela permet à la communauté récipiendaire de développer son sentiment d'appropriation du projet.
• L'élaboration d'un plan de travail annuel et d'un plan par projet du FCIL qui sont utilisés pour l'évaluation annuelle du programme. Ceux-ci peuvent inclure des procédures permettant d'évaluer l'organisation récipiendaire; une grille pour interviewer la communauté récipiendaires, des critères de sélection; un budget des activités du projet; et une grille permettant de rapporter sur l'information acquise lors des visites de projets.
• L'organisation bénéficiaire présente avec le formulaire de demande de contribution des propositions de prix provenant des fournisseurs des produits requis pour la réalisation du projet. Ceci permet de confirmer la justesse du budget soumis et de mieux contrôler les coûts lors de la réalisation du projet.
• Les versements sont répartis sur plus de 2 paiements. Le dernier versement, qui pourrait atteindre 10 % de la contribution du FCIL, est retenu jusqu'à la réception du rapport financier final du projet. Ceci permet de s'assurer que les bénéficiaires rendent compte des résultats finaux du projet.

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Annexe E - Sommaire des recommandations

	Recommandations	Responsabilité	État de la mise en œuvre
R1.	Le chef de l'aide doit s'assurer que chaque demande de soutien financier de projet fait l'objet d'une analyse documentée et d'un rapprochement avec des critères établis. Cette documentation devrait lui être présentée (ou au comité d'examen s'il existe) aux fins de prise de décision. Un compte rendu de réunion devrait refléter des décisions concernant chaque projet.	Chef de l'aide	Accepte la recommandation Mise en application
R2.	Le chef de l'aide doit s'assurer que le document d'approbation de projet inclut une information complète selon les lignes directrices.	Chef de l'aide	Accepte la recommandation Mise en application
R3.	Le chef de mission devrait s'assurer que les FCIL font l'objet d'une stratégie annuelle qui tient compte des priorités d'aide dans le pays, des contraintes de déplacement et de l'utilisation possible des autres ressources de la mission dans le suivi de projet.	Chef de mission	Accepte la recommandation Mise en application à 85 % En cours à 15 %
R4.	En collaboration, avec les directions générales, la Direction des finances et la Direction de la gestion des contrats, le Groupe des affaires opérationnelles devrait revoir le contenu de l'annexe C des lignes directrices et s'assurer que l'accord type en matière de FCIL respecte les exigences de la politique des paiements de transfert du Conseil du trésor. En révisant les termes de l'accord, le Groupe des affaires opérationnelles devrait s'assurer que les lignes directrices fournissent des conseils sur les méthodes appropriées pour atténuer les risques potentiels de pertes de pouvoir d'achat causé par la dévaluation ou l'hyper-inflation.	Groupe des affaires opérationnelles Direction des finances Direction de la gestion des contrats Vice-présidents géographiques	Accepte la recommandation Mise en application pour le 30 septembre 2007
R5.	Les conseillers en gestion financière des directions générale en consultation avec leur unité contractuelle devraient s'assurer que les accords de contribution incluent toutes les clauses pertinentes à la bonne réalisation d'un projet. La Direction de la gestion des marchés de l'Agence devrait veiller au respect des clauses dans les accords de contribution.	Direction de la gestion des marchés	Accepte la recommandation Mise en application pour le 30 juin 2007
R6.	Le chef de l'aide devrait s'assurer que les fonds sont versés directement aux bénéficiaires et ne sont pas déboursés sans les autorisations appropriées.	Chef de l'aide	Accepte la recommandation Mise en application
R7.	Le chef de mission devrait s'assurer que les contrôles financiers établis sont suffisants, respectés et documentés.	Chef de mission	Accepte la recommandation Mise en application
R8.	Les directions géographiques devraient effectuer une revue annuelle des fiches de spécimen de signature afin de s'assurer qu'elles respectent l'instrument de délégation des pouvoirs.	Vice-présidents géographiques	Accepte la recommandation Mise en application
R9.	Le chef de mission devrait s'assurer que la signature des accords de contribution ainsi que l'autorisation des déboursés respectent les lignes directrices ainsi que l'instrument de délégation des pouvoirs.	Chef de mission	Accepte la recommandation Mise en application
R10.	La Direction des finances de l'ACDI devrait s'assurer que les lignes directrices portant sur les FCIL respectent la politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor.	Direction des finances (GFD)	Accepte la recommandation Mise en application pour le 31 mars 2007
R11.	La Direction des finances, de concert avec les directions géographiques, devrait établir des principes directeurs de rémunération des coordonnateurs et s'assurer que les missions recensent les coûts complets encourus pour l'administration des FCIL.	Direction des finances Vice-présidents géographiques	Accepte la recommandation Mise en application pour le 31 août 2007
R12.	Le chef de l'aide devrait revoir périodiquement les dossiers de projet afin de s'assurer de leur contenu et de la qualité du suivi de projet, incluant la production du rapport final de projet par le coordonnateur.	Chef de l'aide	Accepte la recommandation Mise en application à 85 % En cours à 15 %
R13.	Le chef de l'aide devrait s'assurer que le rapport annuel inclut l'information requise selon l'annexe E des lignes directrices concernant le rapport de fin d'exercice du programme FCIL.	Chef de l'aide	Accepte la recommandation Mise en application à 85 % En cours à 15 %
R14.	Le chef de l'aide devrait s'assurer que le dernier versement d'un accord de contribution est conditionnel à la production du rapport final du bénéficiaire et suffisamment important pour favoriser sa production.	Chef de l'aide	Accepte la recommandation Mise en application à 69 % En cours à 31 %
R15.	Annuellement, le vice-président de la direction géographique devrait s'assurer qu'une analyse globale des fonds utilisés et des résultats atteints est effectuée afin d'évaluer la pertinence de l'affectation de ces fonds et fournir une rétroaction aux missions et aux gestionnaires du siège social.	Vice-présidents géographiques	Accepte la recommandation
R16.	Les vice-présidents géographiques devraient s'assurer de l'application uniforme de la codification des transactions financières des FCIL. Cette codification devrait permettre de fournir l'information pertinente afin de juger des résultats comparatifs entre directions générales et du respect des lignes directrices concernant les FCIL.	Vice-présidents géographiques	Accepte la recommandation Mise en application
R17.	Les chefs de l'aide devraient exercer un suivi rigoureux et régulier du travail que les coordonnateurs réalisent et s'assurer que les dossiers de projet renferment la documentation appropriée.	Chef de l'aide	Accepte la recommandation Mise en application à 85 % En cours à 15 %
R18.	Le chef de l'aide devrait effectuer une analyse des risques reliés aux orientations données au FCIL pour les pays dont il a la responsabilité. De plus, il devrait s'assurer que tout projet qui lui est proposé (ou au comité d'examen) inclut une revue et une évaluation des risques ainsi qu'une description des mesures d'atténuation appropriées.	Chef de l'aide	Accepte la recommandation Mise en application à 85 % En cours à 15 %

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Vérification du programme du Fonds canadien d'initiatives locales (91 Ko, 33 pages)