Comment répondre à une demande de proposition (DDP) de l'ACDI affichée sur le système MERX Foire Aux Questions

1. Qu'est-ce qu'une demande de proposition (DDP) ?

Une demande de proposition (DDP) est une invitation que lance l'ACDI à des consultants afin qu'ils lui proposent des moyens de répondre à certains de ses besoins bien spécifiques. La DDP a pour but de retenir les services d'un consultant qui participera à des négociations avec l'Agence en vue de conclure une entente contractuelle. Il est important de souligner que le consultant est choisi en fonction de la meilleure valeur, c'est-à-dire la proposition offrant le niveau le plus élevé d'excellence technique et la meilleure compétitivité des coûts, et non en fonction du prix seulement. Les paramètres de sélection sont toujours indiqués dans la grille d'évaluation qui fait partie de l'information publique intégrée au document de demande de proposition.

2. Quels sont les besoins de l'ACDI ?

L'ACDI a des besoins aussi nombreux que variés ayant trait au Programme d'aide publique au développement (APD) et à l'harmonie de son fonctionnement interne.

Les DDP de l'ACDI concernant l'APD portent sur la planification (c'est-à-dire la conceptualisation, les études de faisabilité, les spécifications ou la conception) de projets et de programmes ainsi que la mise en oeuvre, l'évaluation, la surveillance ou la vérification de ces projets et programmes. L'ACDI lance parfois une seule DDP touchant à la fois la conception et l'exécution d'un projet.

3. L'ACDI utilise-t-elle d'autres moyens pour demander des propositions de marchés ?

L'affichage d'une DDP sur le système MERX est la procédure normale que l'on suit pour tous les contrats de plus de 100 000 $. L'ACDI ne publie ni ne fait connaître ses besoins nulle part ailleurs. En ce qui a trait aux contrats de moins de 100 000 $, le principal mécanisme de passation de marchés est une commande subséquente à une offre à commandes. De plus, l'ACDI conserve ses ententes normalisées avec des organismes de services spéciaux, tels Conseils et Vérification Canada (CVC).

4. Comment puis-je obtenir un exemplaire d'une DDP ?

Les demandes formelles de propositions de l'ACDI sont affichées sur le système MERX, c'est-à-dire le service électronique d'appels d'offres. Il s'agit d'un babillard électronique utilisé à l'échelle du pays qui donne accès à tous les avis d'appels d'offres du gouvernement. Il est possible d'accéder au système MERX via son site Web, ou si vous n'avez pas accès à Internet, vous pouvez téléphoner au centre d'appels au 1-800-964-6379. Il n'y a aucun frais associé aux recherches. Si vous êtes attiré par un projet en particulier, vous pouvez commander les documents détaillés de l'appel d'offres. Ces renseignements peuvent être téléchargés, expédiés par service de messagerie, par télécopieur, par la poste ou vous pouvez passer les prendre en personne.

5. Existe-t-il d'autres moyens de se renseigner sur les occasions d'affaires offertes par l'ACDI ?

Le meilleur moyen de se renseigner sur les occasions d'affaires éventuelles avec l'ACDI est de visiter notre site Web au www.acdi-cida.gc.ca et de consulter la section « Faire affaire avec l'ACDI » où l'on retrouve :

• Travailler avec l'ACDI - Cette section aide les partenaires de l'ACDI à se renseigner sur les occasions d'affaires avec l'Agence.
• Le système MERX - Pour consulter les invitations à soumissionner, cliquez sur le lien au site Web du MERX.

6. Qui peut présenter une proposition dans le cadre d'une DDP ?

Toute personne qui satisfait aux six conditions d'admissibilité applicables à quiconque désire passer un marché avec l'ACDI peut présenter une proposition. Ces conditions sont les suivantes :

1. Exigences d'admissibilité canadienne
2. Engagement à fournir le personnel
3. Conflit d'intérêts
4. Lobbyiste
5. Équité en matière d'emploi
6. Validité de la proposition

Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez vous reporter au document ACDI 102 - Conditions générales de l'ACDI pour les DDP sur le site Web de l'ACDI.

7. Comment une DDP est-elle évaluée ?

L'objectif du processus d'évaluation est d'assurer l'objectivité et la transparence dans l'octroi d'un marché à un consultant, ainsi que le meilleur rapport qualité-prix possible. Pour maximiser vos chances d'obtenir un marché, il est important de suivre soigneusement les instructions que renferme la trousse de DDP.

L'ACDI évalue uniquement les DDP qui satisfont aux exigences obligatoires. Des points sont accordés pour le volet technique (maximum de 800 points) et pour le volet financier (maximum de 200 points) d'une proposition, ainsi que pour l'utilisation de fournisseurs autochtones (maximum de 50 points). La proposition financière est ouverte et évaluée uniquement si vous obtenez la note de passage de 60 % pour le volet technique. À titre d'incitatif pour l'utilisation de fournisseurs autochtones, l'ACDI peut accorder des points (jusqu'à concurrence de 50) pour l'utilisation de fournisseurs autochtones. Le contrat est accordé au consultant dont la proposition représente la meilleure valeur, c'est-à-dire la proposition offrant la meilleure combinaison de mérite et de prix.

8. Combien y a-t-il d'exigences obligatoires ?

La DDP de l'ACDI renferme cinq exigences obligatoires. Tous les consultants qui présentent une proposition doivent attester qu'ils satisfont aux exigences ci-dessous :

1. Conditions d'admissibilité établies dans ACDI 102 - Conditions générales de l'ACDI pour les DDP
2. Viabilité financière
3. Non-participation à la planification et à la réalisation du projet
4. Validité des faits
5. Anti-corruption

9. Qu'entend-on par « Conditions d'admissibilité » dans le document « ACDI 102 - Conditions générales de l'ACDI pour les DDP » ?

Cette exigence implique que le consultant, y compris CHAQUE membre d'un consortium, d'une coentreprise ou d'une autre forme d'association doit satisfaire aux six conditions d'admissibilité stipulées dans la réponse à la question 6. Le consultant doit, entre autres, satisfaire à l'exigence d'admissibilité canadienne :

1. si le Consultant est un individu - il/elle doit être un(e) citoyen(ne) canadien(ne) ou un(e) immigrant(e) reçu(e);
2. si le Consultant est un organisme à but lucratif - il doit être une entité juridique et avoir un établissement au Canada;
3. si le Consultant est un organisme sans but lucratif - il doit être une entité juridique établie au Canada.

Lorsque la proposition est soumise par un consortium, une co-entreprise ou une autre forme d'association, CHAQUE membre doit rencontrer une des exigences énoncées soit en (i), (ii) ou (iii).

10. Qu'implique l'exigence obligatoire portant sur la « viabilité financière » ?

Elle implique que le consultant, y compris CHAQUE membre d'un consortium, d'une coentreprise ou d'une autre forme d'association, doit être financièrement solvable et avoir les ressources financières nécessaires à la réalisation des travaux proposés dans le cadre du contrat et être capable d'engager les dépenses nécessaires sans difficultés financières prévisibles, et être en mesure de démontrer le tout avant l'attribution du contrat.

11. Que signifie l'exigence obligatoire portant sur la « non-participation à la planification et à la réalisation du projet » ?

Elle signifie que lorsque la DDP porte sur la réalisation de la première ou de la seule phase d'un projet, le consultant, y compris CHAQUE membre d'un consortium, d'une coentreprise ou d'une autre forme d'association, son personnel et les sous-traitants ne doivent pas avoir participé, conjointement ou individuellement, à la planification (c'est-à-dire à la conceptualisation, aux études de faisabilité, aux spécifications, à la conception) du présent projet, ni avoir reçu d'aide pour la préparation de la proposition déposée de tiers qui ont participé à la planification du projet.

Elle signifie en outre que lorsque la DDP porte sur l'évaluation, la surveillance ou la vérification d'un projet, le consultant, y compris CHAQUE membre d'un consortium, d'une coentreprise ou d'une autre forme d'association, son personnel et les sous-traitants ne doivent pas avoir participé, conjointement ou individuellement, à la réalisation du projet, ni avoir reçu d'aide pour la préparation de la proposition déposée de tiers qui ont participé à la réalisation du projet qui fera l'objet d'une évaluation, de surveillance ou de vérification.

Cette exigence a été ajoutée pour s'assurer que tous les proposants potentiels visés par une exigence soient soumis aux mêmes conditions et reçoivent la même information. Bref, en assurant un traitement égal à tous, l'ACDI favorisait la concurrence ouverte, juste et équitable entre les proposants éventuels.

12. Que signifie l'exigence obligatoire visant la « validité de la proposition » ?

Cette exigence signifie que le consultant, y compris CHAQUE membre d'un consortium, d'une coentreprise ou d'une autre forme d'association, doit attester que toutes les déclarations faites en ce qui a trait à la proposition déposée sont exactes et fidèles à la réalité et qu'il reconnaît que le ministre se réserve le droit de vérifier tous les renseignements fournis à cet égard et que les fausses déclarations pourront entraîner le rejet de la proposition pour cause de non-conformité ou toute autre mesure que le ministre pourra juger pertinente.

13. Comment dois-je m'y prendre pour attester que je réponds à ces quatre exigences obligatoires ?

Le formulaire H de la DDP, qui renferme les attestations obligatoires, doit être signé en conformité stricte avec les Modalités de signature énoncées dans la DDP et joint à la proposition technique, attestant que le consultant, y compris CHAQUE membre d'un consortium, d'une coentreprise ou d'une autre forme d'association, répond à toutes les exigences obligatoires.

14. Qu'arrive-t-il si l'une des quatre exigences obligatoires n'est pas respectée ?

Le défaut du consultant et des sous-traitants de rencontrer toutes les exigences obligatoires entraînera le rejet immédiat de la proposition.

15. Que comporte le volet technique ?

Le volet technique comporte trois catégories principales auxquelles sont allouées une pondération précise totalisant un maximum de 800 points :

• l'expérience de l'entreprise, de l'organisation ou de l'institution (pondération possible: 50 à 200 points);
• la méthodologie (pondération possible : 200 à 450 points);
• le personnel proposé (pondération possible : 250 à 525 points).

16. Combien de points sont accordés pour le volet financier ?

Le proposant peut recevoir, pour cet élément, un maximum de 200 points (20 % du total). La proposition financière doit être déposée en même temps que la proposition, sous pli séparé, et elle est ouverte et évaluée uniquement si le soumissionnaire reçoit une note égale ou supérieure à la note de passage de 60 % pour la proposition technique. La proposition financière doit comprendre une répartition complète et détaillée des coûts engagés et des efforts requis pour réaliser les principales unités d'oeuvre. Le formulaire E est fourni à cette fin dans la trousse de DDP, afin d'assurer l'uniformité de l'évaluation des aspects financiers de toutes les propositions.

17. Qu'est-ce que la composante autochtone ?

L'ACDI favorise le recours aux services d'individus ou d'entreprises autochtones agissant comme employés, sous-traitants ou fournisseurs. Elle a conçu une mesure incitative pour encourager cette pratique dans ses contrats d'APD. Par conséquent, des points de bonification (jusqu'à concurrence de 50) sont alloués une fois que les propositions technique et financière ont été évaluées et lorsque l'emploi d'Autochtones, de leurs sous-traitants ou l'achat de leurs fournitures sont proposés. Cette mesure incitative est un élément de la Stratégie d'approvisionnement de l'ACDI auprès des Autochtones, élaborée pour promouvoir le développement des entreprises autochtones grâce au processus d'approvisionnement de l'ACDI. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez vous reporter au document Stratégie d'approvisionnement de l'ACDI auprès des Autochtones (SAAA) sur le site Web de l'ACDI.

18. Que dois-je faire si j'ai d'autres questions concernant une DDP affichée sur le système MERX ?

Il faut d'abord vous assurer d'avoir pris connaissance des instructions de la DDP, lesquelles visent à répondre en détail à la plupart des questions. De plus, vous trouverez plusieurs réponses aux questions les plus fréquentes dans le document ACDI 102 - Conditions générales de l'ACDI pour les DDP.

Si certaines questions restent sans réponse, vous pouvez les adresser par écrit au représentant de l'ACDI mentionné dans la DDP et ce, au plus tard cinq (5) jours ouvrables avant la date de clôture prévue dans la DDP. Veuillez noter qu'une demande de prorogation de la date de clôture ne sera examinée que si elle est envoyée par écrit, au moins sept (7) jours ouvrables avant la date de clôture, à l'agent de l'ACDI désigné dans la DDP. Si elle est acceptée, la demande sera communiquée à toutes les parties ayant demandé la DDP, au moins trois (3) jours ouvrables avant la date de clôture.

19. Comment puis-je améliorer mes chances lorsque je dépose une proposition ?

• Lisez attentivement la DDP et le document ACDI 102 et suivez les instructions étape par étape, car chaque DDP est différente.
• Consultez le site Web de l'ACDI et la documentation supplémentaire que vous y trouverez.
• Posez des questions.
• Faites le plus de recherches possible au sujet des exigences stipulées dans la DDP.
• Si possible, visitez la région visée par le projet. (Même si une date et une heure de visite précises sont parfois fixées, l'ACDI fait preuve de souplesse envers les proposants potentiels mais demande un préavis minimum de sept jours (7) pour les visites individuelles. Ce préavis doit être transmis à l'ACDI - à l'attention de la personne-ressource mentionnée au paragraphe 1.2 de la DDP - et à l'ambassade ou au haut-commissariat.)
• Participez à la conférence des soumissionnaires si l'on en tient une. (Il n'existe pas de lignes directrices quant au moment où cette conférence doit avoir lieu. L'Agence décidera s'il y a lieu de tenir une conférence des soumissionnaires pour aider ces derniers à comprendre pleinement la DDP. Si l'on prévoit une telle conférence, on l'indiquera dans la demande de proposition. Le document indiquera en outre le lieu, la date et l'heure de la conférence et indiquera si la participation est facultative ou obligatoire. L'ACDI offre maintenant aux soumissionnaires des régions la possibilité de participer à la conférence des soumissionnaires par téléconférence.)
• Examinez la grille d'évaluation et assurez-vous de fournir les renseignements complets et adéquats demandés à chaque point.
• Si vous avez déjà soumis une DDP qui n'a pas été retenue, les renseignements que vous avez reçus pendant votre débreffage s'avéreront fort utiles pour la préparation des propositions futures.

20. Comment puis-je m'assurer que ma proposition ne sera pas rejetée ?

• Signez le Formulaire H de la DDP qui renferme les attestations obligatoires et qui doit être signé en conformité avec les modalités de signature énoncées dans la DDP et joignez-le à votre proposition technique.
• Transmettez votre proposition à l'unité chargée de la réception des soumissions de l'ACDI, à l'adresse indiquée dans la DDP, à la date de clôture ou avant. Les soumissions reçues après 14 heures, heure de l'Est, le jour de clôture seront renvoyées sans être décachetées.

21. Après avoir déposé une proposition, comment saurai-je si j'ai obtenu un contrat ?

À la suite du processus d'évaluation, vous serez informé par écrit si vous avez été ou non sélectionné pour entreprendre des négociations avec l'ACDI. Il est compréhensible, vu les efforts consacrés à la préparation d'une proposition, que les fournisseurs potentiels aient hâte de connaître l'issue du processus d'évaluation. Toutefois, l'évaluation des propositions exige du temps car il faut s'assurer que le processus est objectif et équitable. Le document ACDI 102 - Conditions générales de l'ACDI pour les DDP stipule que les propositions doivent être valables pendant 180 jours à partir de la date de clôture de la DDP (60 jours dans le cas d'une demande de proposition sommaire).

22. Où puis-je obtenir plus de renseignements sur la passation des marchés avec l'ACDI?

Consultez le site Web de l'ACDI, en particulier la section « Faire affaire avec l'ACDI ». Elle a été conçue pour vous fournir les renseignements dont vous avez besoin. Vous pouvez également communiquer avec la Direction de la gestion des marchés, Direction générale des ressources humaines et des services corporatifs, 200, Promenade du Portage, Gatineau (Québec) K1A 0G4; téléphone. : (819) 997-7778 ou (819) 994-7923; télécopieur : (819) 994-5395.