ACDI 102 - Conditions générales - Versions antérieures

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ACDI 102 - Période du 2003-12-01 au 2004-10-24 , PDF (10 pages, 146 Ko)

ACDI 102 - Période du 1997-08-26 au 2003-11-30, PDF (10 pages, 67 Ko)

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ACDI 102 - Période du 2003-12-01 au 2004-10-24

En vigueur pour les contrats signés du 1^er décembre 2003 au 24 octobre 2004 inclusivement.

A. Définitions
B. Conditions d'admissibilité
C. Instructions générales
D. Renseignements généraux
E. Principes d'établissement des coûts

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A. Définitions  ^(01/12/03)

Institution financière agréée désigne :

• un établissement ou une institution membre de l'Association canadienne des paiements; ou
• un établissement qui accepte les dépôts assurés par la Société de l'assurance dépôts du Canada ou la Régie de l'assurance dépôt du Québec, jusqu'à concurrence du montant maximum permis par la loi; ou
• une caisse de crédit, au sens de l'alinéa 137(6)(b) de la Loi de l'impôt sur le revenu;
• un établissement qui accepte les dépôts du public, dans la mesure où le remboursement des dépôts est garanti par Sa Majesté la Reine du chef d'une province.

Consultant dans le contexte d'une Demande de proposition (DDP) désigne un individu, une société, un partenariat (sous le régime de la Common Law), une entreprise à propriétaire unique, qui soumet une proposition en réponse à une DDP, qui doit signer le Formulaire H de la DDP et qui sera le Consultant qui sera appelé à négocier en vue de la signature d'un contrat éventuel avec l'Agence canadienne de développement international (ACDI). Lorsque la proposition est soumise par un consortium, une co-entreprise ou une autre forme d'association, les membres du consortium, de la co-entreprise ou d'une autre forme d'association constitue ensemble le Consultant. CHAQUE membre d'un consortium, une co-entreprise ou une autre forme d'association, doit signer le Formulaire H et, s'il lui est adjugé, chaque membre doit être signataire du contrat et être conjointement et solidairement responsable de l'exécution du contrat.

Équipe d'évaluation désigne l'équipe constituée par l'ACDI afin d'évaluer les propositions.

Établie au Canada avoir un endroit où le Consultant exerce ses activités de façon permanente et qui est clairement désigné par un nom et accessible durant les heures normales de travail.

Établissement un endroit où le Consultant exerce ses activités de façon permanente et qui est clairement désigné par un nom et accessible durant les heures normales de travail.

Lettre de crédit irrévocable (LCI) désigne un document émanent d'une banque ou d'une autre institution financière agréée, qui s'engage irrévocablement et sans condition à payer au Receveur général du Canada :

• toute somme exigée pour satisfaire les obligations engagées ou à engager par le Consultant et qui garantit ce paiement;
• dans le cas où le Consultant ne respecte pas ses obligations dans le cadre du contrat;
• jusqu'à concurrence d'une somme précisée;
• à vue, à la première demande de l'ACDI à la banque et sans autre question.

« La LCI doit rester valable jusqu'à ce que tous les services auxquels elle s'applique aient été rendus et ne peut être modifiée ou annulée sans l'accord de toutes les parties. »

Professionnel engagé sur place désigne un(e) employé(e) engagé(e) dans le pays bénéficiaire par le Consultant pour la prestation des services dans le cadre du contrat, et qui possède des compétences professionnelles ou techniques approfondies dans un domaine de travail en particulier, dont l'entrepreneur est entièrement responsable et à l'égard duquel il assume les risques entraînés par les travaux

Soustraitant désigne un individu, une société, un partenariat (sous le régime de la Common Law) ou une entreprise à propriétaire unique qui est proposé par le Consultant pour participer au projet dans le cadre d'un contrat avec le Consultant.

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B. Conditions d'admissibilité

1. Exigences d'admissibilité canadienne (01/12/03)

Le Consultant, y compris CHAQUE membre d'un consortium, une co-entreprise ou une autre forme d'association (lorsque la proposition est soumise par un consortium, une co-entreprise ou une autre forme d'association), doit rencontrer les exigences suivantes :

1. si le Consultant est un individu ― il/elle doit être un(e) citoyen(ne) canadien(ne) ou un(e) immigrant(e) reçu(e);
2. si le Consultant est un organisme à but lucratif ― il doit être une entité juridique et avoir un établissement au Canada;
3. si le Consultant est un organisme sans but lucratif ― il doit être une entité juridique établie au Canada.

Lorsque la proposition est soumise par un consortium, une co-entreprise ou une autre forme d'association, CHAQUE membre doit rencontrer une des exigences énoncées soit en (i), (ii) ou (iii).

2. Engagement à fournir le personnel (01/12/03)

Le Consultant s'engage à fournir tout le personnel, y compris les sous-traitants, en conformité avec les échéanciers de travaux soumis à l'ACDI. Si, au cours des négociations contractuelles, le Consultant n'est plus en mesure de fournir le personnel proposé, l'ACDI se réserve le droit de récuser sa proposition et d'entamer des négociations avec le Consultant qui a déposé la proposition ayant obtenu la deuxième meilleure note.

3. Conflit d'intérêts (01/12/03)

1. Le Consultant déclare qu'il n'a, dans l'entreprise d'un tiers, aucune participation financière qui entraînerait un conflit d'intérêts ou qui donnerait l'impression d'entraîner un tel conflit dans la réalisation des travaux.
2. Selon les conditions de tous les contrats de l'ACDI :
   • tout fonctionnaire qui ne respecte pas les dispositions relatives au Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après mandat et/ou au Code régissant les conflits d'intérêts et l'après mandat s'appliquant à la fonction publique ne peut profiter directement du présent contrat; et
   • pendant la période du contrat chaque personne qui s'est engagée à l'exécution du contrat doit se conformer aux principes du Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après mandat et/ou du Code régissant les conflits d'intérêts et l'après mandat s'appliquant à la fonction publique.
   • le Consultant doit s'abstenir de proposer toute personne qui ne respecte pas les exigences ci-dessus.

L'ACDI se réserve le droit de résilier tout contrat s'il s'avère que la personne travaillant en vertu de ce même contrat contrevient aux exigences ci-dessus.

4. Lobbyiste (01/12/03)

Le Consultant ne peut, directement ou indirectement, verser des honoraires conditionnels pour la sollicitation, la négociation ou l'obtention d'un contrat à toute personne qui n'est pas son employé agissant dans le cours normal de ses fonctions (voir l'article 5 de la Loi sur l'enregistrement des lobbyistes, L.C. 1988, ch. 53, modifiée).

5. Programme de lutte contre la corruption (10/25/04)

L'ACDI se réserve le droit de rejeter la proposition soumise par un Consultant si le Consultant, l'un de ses agents, employés ou sous-traitants inclus dans la proposition :

1. a, au cours des trois années précédant la soumission d'une proposition, été déclaré coupable d'une infraction liée à la corruption, par un tribunal canadien ou étranger;
2. est actuellement visé par une sanction imposée par un gouvernement, une organisation gouvernementale ou une organisation pourvoyant de l'aide au développement.

L'ACDI permettra au Consultant de présenter ses observations avant de prendre une décision définitive d'exclure la proposition pour ces motifs. Ces observations devront être présentées dans les dix jours suivant l'avis envoyé par l'ACDI pour informer le Consultant qu'elle envisage une telle exclusion.

6. Équité en matière d'emploi (01/12/03)

Le Consultant retenu doit OBLIGATOIREMENT répondre aux exigences du Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi. Ce programme vise les entreprises qui ont à leur service 100 employés ou plus et s'applique aux cas où la valeur estimative totale de l'entente contractuelle est égale ou supérieure à 200 000 dollars. Les entreprises qui respectent ces deux critères doivent démontrer qu'elles se conforment aux exigences de ce programme au moment de la négociation du marché. Le ministère du Développement des ressources humaines du Canada (DRHC) pourrait demander de plus amples renseignements; en cas de doute, le Consultant est donc prié d'adresser ses questions directement au DRHC.

7. Validité de la proposition (01/12/03)

Tous les aspects de la proposition technique et financière du Consultant doivent être valables pendant 180 jours à partir de la date de clôture (60 jours dans le cas d'une demande de proposition sommaire).

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C. Instructions générales

1. Délais de demande de documentation supplémentaire et prorogation de la date de clôture (01/12/03)

Les demandes de documentation supplémentaire doivent être reçues à l'ACDI au moins cinq (5) jours ouvrables avant la date de clôture. La demande de prorogation de la date de clôture ne sera examinée que si elle parvient par écrit, au moins sept (7) jours ouvrables avant la date de clôture, à l'agent de l'ACDI désigné dans la DDP. Si elle est acceptée, la demande est communiquée à toutes les parties ayant demandé la DDP, au moins trois (3) jours ouvrables avant la date de clôture.

2. Accès à l'information et protection des renseignements commerciaux (01/12/03)

Il se peut que l'information reproduite dans la proposition d'un Consultant soit divulguée en vertu d'une loi sur l'accès à l'information. Le Consultant peut préciser s'il estime que la totalité ou une partie de la proposition est, à son avis, dispensée des dispositions de cette loi, en plus d'indiquer les parties de la proposition qu'il consentirait à divulguer.

3. Visite des installations (01/12/03)

L'ACDI et l'ambassade/le Haut-Commissariat exigent un préavis d'au moins sept (7) jours de tout Consultant proposant qui souhaite visiter l'emplacement du projet.

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D. Renseignements généraux

1. Tribunal canadien du commerce international (TCCE) (01/12/03)

Le présent processus de sélection est soumis aux règles du Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE).

2. Main-d'oeuvre et matériaux d'origine canadienne (01/12/03)

Le Consultant, dans la prestation des services, doit faire appel à :

1. une main d'oeuvre canadienne composée de citoyens canadiens ou d'immigrants reçus; et
2. des matériaux d'origine canadienne dans toute la mesure du possible.

Des ressortissants canadiens dans le pays bénéficiaire dont les documents de travail sont en règle et des citoyens du pays bénéficiaire peuvent être affectés par le Consultant aux projets financés par l'ACDI. Cette exigence s'applique également aux sous-traitants. D'autres personnes peuvent toutefois être affectées si elles ont l'expérience et les qualités voulues et que les compétences qu'elles possèdent ne se trouvent pas au Canada ni dans le pays bénéficiaire.

3. Gestion du personnel de coopération technique (01/12/03)

Depuis janvier 1990, l'ACDI met à la disposition des organismes d'exécution une série de publications sur la gestion du personnel de coopération technique. Deux de ces publications sont des manuels de gestion à l'intention des agences d'exécution dont les projets comportent un volet de coopération technique: Le Boursier au Canada et Les Canadiens à l'étranger. Ces deux manuels exposent les normes établies par l'ACDI et précisent les exigences de celle-ci à l'endroit des organismes d'exécution. On y trouve également un énoncé des coûts, des bénéfices et des dispositions dont les organismes d'exécution doivent tenir compte dans leurs propositions. Si le projet pour lequel vous avez soumis une proposition suppose la formation au Canada ou sur le terrain de Canadiens à l'étranger, et que vous n'avez pas reçu les documents pertinents susmentionnés, veuillez communiquer avec la personne désignée à la Partie I de la DDP, « Demandes de renseignements ».

4. Négociations contractuelles (01/12/03)

L'ACDI peut fixer un délai pour la conclusion effective et diligente des négociations. En cas d'échec des négociations entre le Consultant retenu et l'ACDI, cette dernière se réserve le droit d'engager des négociations avec le Consultant arrivé au deuxième rang. Les domaines suivants peuvent faire l'objet de négociations :

1. Niveau de travail ― L'ACDI se réserve le droit de négocier le niveau de travail, en termes de qualifications et de temps proposés par le Consultant. Elle peut exiger que le Consultant retenu soumette une ventilation plus détaillée des coûts liés aux principales unités d'oeuvres dans le but de faciliter les négociations.
2. Honoraires ― Dans un environnement concurrentiel, les honoraires proposés dans la proposition financière du Consultant retenu, lesquels ont été pris en compte dans l'évaluation financière, ne sont pas normalement sujets à négociation. Toutefois, l'ACDI se réserve le droit d'exiger une preuve à l'appui des honoraires proposés et de négocier tout honoraire aux fins d'en établir la juste valeur.
3. Dépenses remboursables ― Toutes les dépenses remboursables, telles les dépenses de mobilisation et de démobilisation, les frais de déplacement et de bureau peuvent faire l'objet de négociation.

5. Début des services (travaux) (01/12/03)

Le Consultant choisi est avisé de ne pas commencer les travaux avant la date de prise d'effet du contrat. Les coûts engagés antérieurement à cette date ne lui seront pas remboursés.

6. Droits de l'ACDI (01/12/03)

L'ACDI se réserve le droit :

1. de refuser l'une quelconque ou la totalité des propositions déposées pour donner suite à une Demande de proposition;
2. de négocier avec un ou plusieurs Consultants l'un quelconque ou la totalité des aspects de leur proposition;
3. d'accepter toute proposition en totalité ou en partie;
4. d'annuler ou de réémettre la version modifiée d'une demande particulière d'appel d'offres à tout moment;
5. d'attribuer un ou plusieurs marchés;
6. de vérifier tous les renseignements fournis à l'égard d'un besoin en particulier, y compris le droit de vérifier le statut légal de l'entité proposé et sa capacité d'entrer en relations contractuelles avec l'ACDI;
7. d'attribuer au Consultant retenu des contrats pour des travaux complémentaires, le cas échéant, sans faire appel à la concurrence.

7. Explications de vive voix (01/12/03)

Le Consultant peut demander par écrit à l'ACDI un débreffage verbal sur les forces et les faiblesses de sa propre proposition et sur les notes qu'il a obtenues pour chaque exigence du volet technique de la grille d'évaluation, ainsi que les notes obtenues au volet financier.

Le Consultant peut également demander le nom du Consultant gagnant, les notes totales obtenues par ce dernier dans chacune des trois catégories du volet technique de la grille d'évaluation (expérience de l'entreprise, méthodologie et personnel proposé), ainsi que les notes obtenues au volet financier. Lorsque la demande concerne un Consultant qui est un individu, certains renseignements peuvent être protégés par la Loi sur la protection des renseignements personnels; dans ce cas, toute demande écrite doit être acheminée au coordonnateur de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'ACDI (Place du Centre, 200, Promenade du Portage, Gatineau (Québec), K1A 0G4).

Si le Consultant n'est pas satisfait avec le débreffage, il peut communiquer avec le vice-président de la direction générale responsable de la DDP. Si par la suite la question n'est toujours pas réglée, une demande écrite d'examen de la plainte pourra être présentée au vice-président des Ressources humaines et des services corporatifs. Un rapport sur les résultats de cet examen sera soumis au Président de l'ACDI qui prendra une décision finale

Le processus interne d'appel peut être suivi avant que le Consultant n'entame des procédures devant le Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE).

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E. Principes d'établissement des coûts

1. Coût des services (01/12/03)

Le « coût des services » inclut le total des honoraires et des dépenses remboursables payés par l'ACDI aux fins de la prestation des services. Aux fins de l'évaluation de la proposition, l'ACDI exclut toute taxe applicable.

2. Honoraires (01/12/03)

Les honoraires sont les tarifs (y compris les majorations) applicables au Canada et à l'étranger aux services professionnels, techniques et administratifs devant être fournis en vertu du contrat, y compris les tarifs applicables au personnel du consultant au Canada et à l'étranger, ses sous-traitants, les consultants externes et les professionnels embauchés localement. Les tarifs globaux (à l'heure, au jour, au mois) doivent comprendre les éléments suivants : les salaires directs, les avantages sociaux, les frais indirects ou généraux et les profits.

1. Salaires directs : sommes payées aux personnes pour le temps réel directement consacré aux travaux exécutés en vertu du contrat.
2. Avantages sociaux : les coûts liés aux salaires des employés, dont les avantages payés, à savoir les congés de maladie, les congés fériés, les vacances, la cotisation de l'employeur au régime d'assurance emploi et au régime d'indemnisation des accidents du travail (s'il y a lieu), l'assurance maladie, l'assurance vie collective et le régime de pension, etc.
3. Frais généraux/Coûts indirects : les coûts définis comme étant toute catégorie de coûts qui ne sont pas considérés comme des coûts directs. Les frais généraux/coûts indirects doivent être établis conformément à la politique sur la fixation du taux de frais généraux de l'ACDI, modifiée à l'occasion. Cette politique est disponible sur le site web de l'ACDI sur le réseau internet ― Mise à jour de la politique relative aux frais généraux.

3. Dépenses remboursables (01/12/03)

Ce terme désigne les dépenses personnelles liées directement aux travaux, notamment :

1. les frais de séjour et de déplacement, conformément à la Directive du Conseil du Trésor;
2. les frais d'achat et de transport de l'équipement, des véhicules et des fournitures nécessaires pour exécuter les travaux;
3. les frais de communication liés au projet, par exemple le téléphone y compris les frais d'interurbain, le télex, le fax, les envois postaux et la messagerie;
4. les frais de traduction et de traitement de textes liés directement au projet, les frais d'imprimerie et de reprographie, notamment la photocopie (y compris l'impression d'exemplaires supplémentaires de documents et la microcopie);
5. les frais réels des salaires et des avantages sociaux du personnel de soutien recruté sur place, à l'exclusion des professionnels engagés sur place;
6. les indemnités et les dépenses admissibles du personnel embauché à long terme sur le terrain, conformément au manuel de l'ACDI intitulé Les Canadiens à l'étranger : Manuel à l'intention de l'Agence d'exécution;
7. les indemnités versées aux boursiers-étudiants et aux boursiers-stagiaires de l'ACDI, conformément au manuel de l'ACDI intitulé Manuel à l'intention de l'Agence d'exécution - Le Boursier au Canada;
8. les frais du personnel homologue du pays bénéficiaire, choisi par ce pays pour suivre la formation ou travailler avec le personnel canadien dans le cadre du projet; le personnel homologue ne touche aucune rémunération auprès de l'ACDI, sauf le remboursement de certaines dépenses telles que les frais de transport local et les indemnités de subsistance dans le cadre des déplacements effectués pour les besoins du projet;
9. toute autre dépense raisonnable directement reliée au projet et nécessaire à son exécution, à l'exclusion des honoraires et des frais généraux ou indirects, qui n'est pas comprise dans les catégories ci-dessus (ces dépenses doivent être précisées dans la proposition financière du consultant).

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