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Divulgation proactive
Foire aux questions (FAQ) sur la politique de compensation de frais généraux de l'ACDI
2008-01-31
1. Quand la politique révisée de compensation de frais généraux entrera-t-elle en vigueur ?
La politique s'applique aux nouveaux accords de contribution signés avec des organisations canadiennes qui entrent en vigueur le 1er février 2008 ou après cette date.
2. Les organisations pourront-elles modifier les accords de contribution et appliquer la politique révisée de compensation de frais généraux ?
À la demande de l'organisation, l'accord de contribution peut être modifié. La politique entrera en vigueur à la date de la modification dans la situation suivante :
- Tous les accords de contribution conclus avec des organisations canadiennes qui sont entrés en vigueur le 1er avril 2007 ou après cette date si les accords de contribution incluent des volontaires admissibles envoyés à l'étranger.
3. La politique révisée de compensation de frais généraux sera-t-elle rétroactive ?
Non, la politique révisée de compensation de frais généraux n'est pas rétroactive.
4. Quelles modifications ont été apportées à la politique de compensation de frais généraux ?
i. Ajout à l'application du taux de frais généraux
Un taux fixe de frais généraux de 12 %est applicable à une valeur non financière estimative de 200 $ par jour de travail par volontaire canadien envoyé à l'étranger à des fins directement liées au programme ou projet. L'organisation doit tenir des registres vérifiables afin de prouver l'envoi de volontaires canadiens à l'étranger et le temps consacré au programme ou projet.
La compensation de frais généraux repose sur les critères suivants :
- le volontaire est un citoyen canadien, un immigrant reçu ou un résident permanent au Canada;
- le volontaire est envoyé à l'étranger;
- le volontaire n'est pas rémunéré (p. ex. salaire, honoraires) par l'organisation qui a conclu l'accord de contribution avec l'ACDI;
- les services du volontaire sont essentiels à la réussite du programme ou projet, et ils sont admissibles conformément aux conditions du programme ou projet - dans le cas contraire, le volontaire aurait été embauché (à forfait ou autre) et rémunéré afin d'obtenir les résultats visés par le projet;
- le recours à des volontaires s'appuie sur un engagement de l'organisation et est clairement indiqué dans l'accord de contribution;
- les services du volontaire doivent être clairement déterminés et vérifiables pendant et après le programme ou projet.
- liste des volontaires travaillant au programme ou projet;
- billet d'avion original et facture de l'agent de voyages à l'appui de la dépense dont le remboursement est réclamé et indiquant le prix du billet;
- carte d'embarquement ou information corroborante (notes de frais, reçus de taxes d'aéroport et factures d'hôtel) indiquant que le voyage a été effectué;
- factures et reçus originaux pour les hôtels et autres dépenses afin de prouver que le volontaire travaillait au projet pendant la période visée par la réclamation;
- feuilles de temps signées et approuvées indiquant le programme ou projet, l'emplacement et les heures déclarées par projet par jour.
Les fonds de transfert sont définis par l'ACDI comme les sommes figurant dans l'accord de contribution uniquement dans le but d'attribuer au transfert des fonds un mécanisme administratif, dont la responsabilité administrative et financière appartient à l'organisation avec laquelle l'ACDI a conclu l'accord de contribution, sans que cette organisation ne soit tenue d'assumer les risques liés à l'exécution.
Exemples de fonds de transfert :
- L'ACDI signe un accord de contribution de 10 M$ avec XYZ. XYZ est tenu de fournir un service administratif pour le compte de l'ACDI en approuvant et distribuant 9 M$ de fonds aux organisations qui ont présenté des propositions de projets de développement. Dans ce cas, les 9 M$ sont considérés comme un fonds de transfert et ne sont pas admissibles au taux de frais généraux de 12 %.
- L'ACDI signe un accord de contribution de 5 M$ avec WXY. WXY est tenu d'assurer l'administration des prêts (entre 500 000 $ et 1 M$). La portion du financement distribuée sous forme de prêts est considérée comme un fonds de transfert et n'est pas admissible au taux de frais généraux de 12 %.
Les coûts de construction (c'est-à-dire matériel, équipement et coûts en main-d'oeuvre liés à la construction) sont admissibles à l'application du taux de frais généraux de 12 % lorsque l'organisation assume, conformément à l'accord de contribution, les risques liés à l'exécution associés à la construction et que le total des coûts de construction est normalement inférieur à 20 % de la contribution de l'ACDI au projet.
Les coûts de construction (c'est-à-dire matériel, équipement et coûts en main-d'oeuvre liés à la construction) ne sont pas admissibles à l'application du taux de frais généraux de 12 % :
- lorsque l'organisation doit assumer la gestion administrative et financière, sans assumer, conformément à l'accord de contribution, les risques liés à l'exécution de la construction;
- lorsque l'organisation assume, conformément à l'accord de contribution, les risques liés à l'exécution de la construction et que le total des coûts de construction est supérieur à 20 % de la contribution de l'ACDI au projet.
Notons que les coûts de constructions dépassant 20 % de la contribution de l'ACDI au projet devraient normalement être financés par un marché de services au lieu d'un accord de contribution.
Assumer les risques liés à l'exécution signifie que l'organisation est responsable des résultats ultimes et si ces résultats ne sont pas obtenus, elle a l'obligation financière de rectifier la situation. L'ACDI ne remboursera pas les coûts de rectification de la situation ni les coûts initiaux si la situation n'est pas rectifiée. La responsabilité de l'organisation concernant les risques liés à l'exécution doit être clairement énoncée dans l'accord de contribution.
5. Qui est exempté de la politique ?
Le Secrétariat des conférences et événements de la Direction générale des communications, ainsi que le Programme de stages internationaux pour les jeunes de la Direction générale du partenariat canadien sont exemptés, car aucune compensation des frais généraux n'est permise pour ces programmes.
6. La politique sera-t-elle révisée dans l'avenir ?
La politique sera révisée cinq ans après la date de sa mise en application et périodiquement par la suite.
7. Qui décide des coûts directs auxquels l'ACDI contribuera dans le cadre du programme ou projet ?
Il incombe à l'agent de programme ou projet de décider pour chaque programme ou projet quels sont les coûts raisonnables auxquels l'ACDI entend contribuer dans le cadre du programme ou projet. Une fois que la décision a été prise, on applique la politique de compensation de frais généraux pour déterminer quels coûts sont admissibles au taux de frais généraux de 12 %.
8. Qui décide de charger le taux intégral de frais généraux dans le cadre du programme ou projet ?
Il revient à l'organisation de décider si elle appliquera ou non le taux de frais généraux de 12 % ou un taux inférieur dans l'accord de contribution.
