Procédures de vérification

Table des matières

• Contexte : vérification interne
• Processus de planification annuel
• Processus de vérification au niveau des programmes/de l'Agence
• Rapport de décisions

Contexte : vérification interne

• But : Garantie/assurance : le travail approprié est fait, de la façon appropriée et avec les résultats appropriés.
• Régie par Politique du CT
• Normes de l'Institut de vérification interne
• Code d'éthique

Processus de planification annuel

La Direction de la vérification interne (DVI) propose au président, au mois de février, de mener des vérifications internes; proposition fondée sur le champs à couvrir par la vérification; risques (importance relative, impact sur la crédibilité/visibilité de l'ACDI, niveau de changement, préoccupations, besoins d'information du SCT/BCP); ressources et budget disponibles.

Le président et les cadres supérieurs définissent, en février, les secteurs à vérifier au cours de l'année à venir.

Coordination des vérifications proposées et des évaluations, des activités de la conformité financière, des vérifications du BVG et d'autres organismes centraux, et des vérifications du MAECI.

La ministre est informée du plan annuel d'évaluation et de vérification.

Le plan annuel est présenté avant le 31 mars au Comité d'évaluation et de vérification (CEV) pour approbation, conformément à la Politique du SCT.

Une copie du plan est transmise au SCT et au BVG.

Processus de vérification au niveau des programmes/de l'Agence

Exemples : PCI de l'ACDI, programmation par pays/Haïti, etc.

A) Phase de planification

Rapport d'examen préliminaire. Ce rapport met fin à l'étape de planification de la vérification, décrit l'entité visée, recommande les points qui méritent un examen plus approfondi, et identifie les ressources et les coûts liés aux options de vérification.

Examen de l'ébauche du rapport par les gestionnaires de programme, puis par les v.-p. Le niveau et l'importance des renseignements disponibles à l'heure actuelle peuvent suffire pour que la direction puisse prendre des mesures immédiates.

Le CEV décide s'il donne suite ou non à une partie ou à la totalité des questions à être vérifiées.

Dans la négative, les décisions de la haute gestion relativement à ces questions doivent être intégrées au rapport d'examen. (Passez à l'étape de l'établissement des rapports).

B) Phase du travail sur le terrain et de l'analyse

Lorsque le CEV approuve la poursuite de la vérification, un plan de vérification est mis en oeuvre.

Les gestionnaires sont tenus au fait des développements. On évite ainsi les « surprises ».

Les constatations sont fondées sur ce qui devrait exister, sur ce qui existe, sur la raison des écarts et sur les risques ou l'exposition aux risques.

Une fois la vérification achevée sur le terrain, une séance d'information, basée sur les premières constatations, est faite au chef d'aide et à l'ambassadeur, lorsque demandée.

Les données de la vérification sont peaufinées et validées à l'Agence centrale (AC).

Les gestionnaires de programme responsables de l'AC sont informés verbalement.

Les v.-p. responsables sont tenus informés de façon continue par les gestionnaires de programme.

Lorsque demandé, la DVI organise une séance d'information formelle avec les v.-p. responsables et le directeur général de la Direction générale des communications.

Les gestionnaires peuvent commencer à prendre les mesures correctives qui s'imposent.

C) Phase d'établissement des rapports

Conformément aux normes de vérification interne et à la Politique du CT, un rapport de vérification doit présenter les objectifs de la vérification, la portée de la vérification interne et la méthode utilisée, les principales constatations (cause et effet), les recommandations et la réponse de la direction.

Selon leur importance, les constatations majeures peuvent être portées à l'attention du CEV.

L'ébauche du rapport de vérification préliminaire est examinée par les gestionnaires de programme, puis par les v.-p. responsables (ton, mesure, exactitude et intégralité des données). Des corrections ou des éclaircissements sont apportés dans le rapport, au besoin. La réponse de la direction avec la date d'échéance aux recommandations est intégrée à l'ébauche du rapport de vérification et retournée à la DVI. Délai : un mois

La Direction générale des communications est informée des résultats.

Une page Web est préparée et revue par les communications, mais non affichée à ce moment-ci.

On informe d'abord le président et ensuite la ministre ou son équipe.

L'ébauche du rapport de vérification est examinée aux fins de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, soit par le personnel de la vérification interne qui a été formé ou par les spécialistes de la Loi sur l'accès à l'information. Des conseils juridiques sont sollicités au besoin.

L'ébauche du rapport de vérification est envoyée au Service de traduction.

L'ébauche du rapport est envoyée à la Direction générale des communications avec les questions pertinentes, si nécessaire. La Direction générale des communications prépare, en collaboration avec la direction générale concernée, les réponses de même que les lignes de presse. Les communications de l'ACDI informe les communications du BCP de la date approximative de la disponibilité du rapport de vérification. Délai : 2 semaines.

La DVI demande au Bureau du président de mettre le rapport à l'ordre du jour d'une prochaine réunion du CEV. La DVI informe le SCT de la date prévue du CEV.

L'ébauche du rapport de vérification est soumise au CEV pour examen et approbation.

Une fois approuvé, le rapport de vérification est jugé ACHEVÉ, c'est à dire, accessible au public.

Le sommaire du rapport de vérification est publié sur le site Web, tel que conçu par la DVI.

Une copie du rapport de vérification est transmise aux membres du CEV, au personnel de la Mémoire centrale, au SCT et au BVG.

SUIVI des recommandations : celles-ci seront envoyées électroniquement aux directions générales concernées par le Secrétariat central sur une base mensuelle. Les directions générales feront état, au Secrétariat central dans un délai d'une semaine, des progrès réalisés à la mise en oeuvre ou elles devront justifier la raison du délai et fournir un nouvel échéancier. Par la suite, le Secrétariat central préparera un rapport mensuel sur l'état des recommandations pour le président, la ministre et la DVI.

Rapport de décision

Processus de planification annuel

L'ACDI continuera de rechercher un équilibre approprié entre les besoins en information de l'Agence et ceux des directions générales. Pour satisfaire les besoins en information de l'Agence, tels que définis dans le Rapport sur les plans et priorités, l'ACDI planifiera et effectuera des vérifications et des évaluations des programmes, des secteurs et des thèmes afin d'optimiser l'utilisation de l'information aux niveaux du processus décisionnel et de l'élaboration de politiques.

Le plan de vérification et d'évaluation de l'ACDI ne sera pas publié sur le Web, mais sera fourni au BVG et au SCT, conformément à la Politique d'examen du SCT. La question de la diffusion d'un plan de vérification et d'évaluation sur le Web sera réexaminée dans le contexte du gouvernement en direct.

Processus d'établissement des rapports

Les leçons apprise set les meilleures pratiques seront intégrées dans le rapport de vérification.

Le CEV examinera tous les rapports d'examen préliminaire et les rapports de vérification.

Les rapports d'examen préliminaire seront accessibles par le biais d'une demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

Un rapport de vérification est jugé ACHEVÉ lorsque tous les processus de vérification ont été suivis et que le rapport est approuvé par le CEV.

Un délai de six mois entre l'ébauche du rapport et le rapport final est jugé acceptable.