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Divulgation proactive
Mise à jour de la politique de l'ACDI portant sur l'examen du rendement
Rôles et responsabilités de la Direction de l'examen du rendement et des directions générales en ce qui concerne l'examen du rendement à l'ACDI
Novembre 1996
Le présent document vise à définir les rôles et responsabilités de la Direction de l'examen du rendement (DER) et des directions générales de programme et de service en ce qui concerne l'examen continu du rendement des politiques, programmes, projets et activités de l'ACDI.
Direction de l'examen du rendement
Rôle : La DER fournit des conseils objectifs et indépendants à la gestion sur la pertinece (dans le contexte du cadre stratégique de l'institution), le succès et la rentabilité des politiques, programmes et projets clés de l'ACDI et sur l'efficacité des systèmes, processus et pratiques de gestion. Les principaux produits de la DER seront les suivants : vérifications et évaluations individuelles, examens, élaboration continue d'instruments de mesure du rendement et prestation d'aide méthodologique aux directions générales, au besoin.
Responsabilités :
La DER s'engage à : i) répondre aux besoins des gestionnaires de l'ACDI en déterminant si ce qu'on désirait réaliser l'a été et ce, au meilleur coût; ii) promouvoir l'apprentissage et l'amélioration continue; iii) faciliter la reddition de comptes au gouvernement, au parlement et aux Canadiens; iv) diriger l'élaboration d'instruments, de systèmes et de lignes directrices pour améliorer la mesure du rendement et la gestion axée sur les résultats à l'Agence.
Vérification interne - Une fonction indépendante qui évalue objectivement l'efficacité et l'efficience du rendement de la gestion. Les vérifications internes portent sur des domaines d'importance et à risque et visent à fournir à la Présidente et au Comité de direction des renseignements fiables, opportuns et objectifs afin qu'ils puissent déterminer : l'efficacité des opérations internes et des activités liées à l'exécution des programmes ainsi que l'optimisation des ressources; la fiabilité et l'intégrité de l'information utilisée dans la prise de décision et les rapports; la prudence et la probité manifestées dans l'utilisation des fonds publics; le respect des lois et règlements.
Évaluation - Utilise des outils de recherche appliquée pour obtenir une évaluation systématique et objective de divers aspects du rendement de l'Agence en matière de développement. Elle fournit aux gestionnaires supérieurs l'information dont ils ont besoin pour mesurer le rendement des politiques, programmes, projets et activités de soutien institutionnel clés de l'ACDI. La DER effectue des évaluations et des examens du rendement pour fournir à la Présidente et au Comité de direction une évaluation des résultats, de la pertinence et de la rentabilité des politiques, programmes et projets.
Mesure du rendement - Coordonner et diriger l'élaboration d'un système de mesure du rendement à l'Agence. En collaboration avec les directions générales, la DER s'efforce de concevoir des outils, mécanismes et les lignes directrices afin d'assurer la cohérence dans certains domaines comme le suivi, les rapports de fermeture de projet et les indicateurs de rendement.
Initiatives spéciales - La DER entreprendra des initiatives spéciales au nom du Comité de direction. Une telle initiative a consisté en les travaux préparatoires à l'élaboration de la politique de gestion axée sur les résultats adoptée par l'Agence.
La DER, de concert avec les directions générales, est responsable de tirer et diffuser des leçons des évaluations, vérifications, examens et études spéciales ainsi que de la mesure continue du rendement de l'ACDI.
Lors du développement du plan de travail annuel de l'examen du rendement, le Comité d'examen du rendement déterminera l'envergure appropriée des vérifications, évaluations et examens en tenant compte des risques et du besoin de démontrer qu'il y a une couverture raisonnable pour fournir l'assurance requise à la direction.
Directions générales
Rôle : Bien que le mandat principal des directions générales soit d'assurer la prestation efficace des programmes et services, elles jouent un rôle prépondérant dans la mesure continue du rendement de leurs programmes et activités dans le contexte de la gestion axée sur les résultats. Les vice-présidents participent à l'établissement du plan annuel d'examen du rendement en identifiant les politiques, programmes et projets qui pourraient faire l'objet d'une vérification, d'une évaluation ou d'un examen.
Responsabilités :
La mesure du rendement relève des vice-présidents et des gestionnaires hiérarchiques. Elle comprend le suivi des programmes, projets et institutions, les rapports de fermeture de projet, les évaluations institutionnelles et des études spéciales, ainsi que le suivi des politiques, de la gestion et des services. Les principales responsabilités des directions générales sont :
- gestion axée sur les résultats;
- suivi des programmes et projets;
- rédaction des rapports de fermeture de projet, rapports d'étape annuels sur les projets, évaluations des institutions et des activités;
- rapports sur les résultats;
- mise en pratique des leçons apprises;
- identification des risques et préoccupations en prévision des vérifications, évaluations et examens éventuels;
- collaboration avec la DER en vue d'élaborer des systèmes de mesure du rendement et de gestion axée sur les résultats, et participation aux vérifications, évaluations et examens.
Plan de travail de l'examen du rendement
Méthode pour établir le plan de travail annuel de l'examen du rendement
La Direction de l'examen du rendement fonctionnera selon un plan de travail triennal continu. Chaque année, elle enverra une lettre d'appel aux directions générales pour identifier les secteurs les préoccupant particulièrement. Ce processus vise à renforcer l'assurance apportée à la direction et à veiller à ce qu'un nombre suffisant de vérifications et d'évaluations soient effectuées, lesquelles pourront être effectuées indépendamment l'une de l'autre ou conjointement dans le cadre d'un examen du rendement.
1er novembre : la DER enverra une lettre d'appel à tous les vice-présidents et chefs des directions générales pour leur demander d'identifier les vérifications et évaluations qu'ils aimeraient qu'elle entreprenne et les examens de grande envergure qu'ils jugent indiqués. La lettre précisera les principaux critères à utiliser pour choisir les éventuelles vérifications et évaluations. Réponse demandée avant la mi-décembre.
Mi-décembre : La DER analysera les réponses des vice-présidents et formulera des recommandations quant aux évaluations et vérifications à effectuer ou à ajouter à la liste. L'analyse et les recommandations permettront de garantir à la direction de l'Agence que la couverture sera suffisante pour prendre en compte les secteurs à haut risque et les priorités de gestion.
Fin janvier : Le Comité de direction, agissant à titre de Comité d'examen du rendement, approuvera le plan d'action des trois prochaines années, celui de la première année étant ferme (sous réserve d'études spéciales ou d'un changement de conjoncture) et ceux des deux autres années constituant des prévisions.
- La gestion axée sur les résultats à l'ACDI - Énoncé de principe 2008
- Politique de l'ACDI portant sur l'examen du rendement
