Marchés conclus avec un fournisseur unique

Un processus d'appel d'offres ouvert et concurrentiel est la meilleure garantie de respect des principes de l'obtention de la valeur optimale et de la liberté d'accès qui sont au cœur même de l'adjudication des marchés publics à l'ACDI comme pour l'ensemble du gouvernement fédéral. En 1998, le vérificateur général du Canada a rapporté que les ministères avaient largement recours à des contrats avec un fournisseur unique; ce qui est contraire au principe de l'accès libre et risque de compromettre l'obtention de la valeur optimale. Suite à une recommandation du vérificateur général, l'ACDI avait pris l'engagement de faire une vérification des marchés avec un fournisseur unique.

Notre analyse des données sur les contrats et les accords de contribution nous a permis de constater que la valeur totale des contrats, et principalement des contrats à fournisseur unique, a progressivement diminué au cours des dix dernières années. Notre analyse nous a aussi permis de constater que, durant cette période, les gestionnaires de l'ACDI ont favorisé l'utilisation des accords de contribution par rapport aux contrats dans la livraison de leurs programmes d'aide. Est-ce que l'Agence envisage de continuer de favoriser cette approche pour la livraison de ses programmes?

La période couverte par notre vérification s'étendait du 1er novembre 1999 au 31 octobre 2001. Durant cette période, l'ACDI a émis 104 contrats avec un fournisseur unique, totalisant 62 millions de dollars. Les objectifs de notre vérification étaient d'évaluer si les marchés en source unique avaient été conclus en conformité avec les politiques, les règlements et les directives du Conseil du Trésor et de l'ACDI et si les données relatives à la sélection des marchés avaient été enregistrées correctement dans le système d'information de l'ACDI.

Nous avons vérifié un échantillon statistiquement représentatif de 27 contrats à fournisseur unique. Les résultats de cette vérification nous permettent de conclure que des progrès appréciables au niveau de la gestion des contrats par rapport au suivi des politiques, règlements et directives sur les marchés ont été notés. Par exemple, nous avons observé que généralement la définition des besoins conduisant à la décision de conclure un marché est précise et bien documentée. Les préavis d'adjudication des contrats (PAC) sont aussi bien documentés et font l'objet d'un suivi adéquat et indépendant. Enfin, pour tous les contrats vérifiés, les autorisations requises ont été obtenues, conformément à l'instrument de délégation de pouvoirs de l'Agence.

Notre vérification a également permis d'observer certains points nécessitant des améliorations. Ainsi par exemple, dans la documentation supportant les décisions relatives à l'émission et à la gestion des contrats, la justification pour l'allocation de contrats en source unique a été souvent insuffisante. De plus, des données relatives à la méthode de sélection des contrats n'ont pas été enregistrées correctement dans le système d'information de l'Agence (SIA/SAP).

Le suivi constant et rigoureux pour assurer la documentation suffisante des décisions prises relativement à la sélection et la gestion des marchés avec un fournisseur unique devrait permettre de fournir une assurance raisonnable que les politiques, règlements et directives sont généralement bien suivis. De plus, la formation du personnel responsable et le suivi des procédures d'enregistrement des données relatives à la sélection des contrats devraient permettre de s'assurer que les données relatives à la sélection des contrats sont exactes et fiables.

Dans toutes les instances pertinentes, la direction a pris ou entreprend les mesures qui s'imposaient à la suite des recommandations formulées dans le rapport de vérification.

Source : Direction de la vérification interne, Direction générale de l'examen du rendement.

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Marchés conclus avec un fournisseur unique (184 Ko, 25 pages)

A competitive, open tendering process is the best way to ensure compliance with the principles of best value and open access, the central focus of government procurement, both for CIDA and the federal government as a whole. In 1998, the Auditor General reported that departments used sole-source contracting extensively, which runs counter to the principles of open access and best value. Following a recommendation by the Auditor General, CIDA made a commitment to audit its sole-source contracts.