Politique de l'ACDI portant sur l'examen du rendement

Partie I - Politique
1. Définition
2. Contexte
3. Portée
4. Objectif
5. Éléments du cadre d'examen du rendement 6. Organisation du système d'examen du rendement
7. Diffusion et communication des résultats d'examen
8. Suivi de la mise en oeuvre de la politique
Tableau 1 : Cadre d'examen du rendement

Partie II - Guide d'interprétation de la politique
1. Définition
2. Contexte
3. Portée
4. Objectif
5. Éléments du cadre d'examen du rendement 6. Organisation du système d'examen du rendement
7. Diffusion et communication des résultats d'examen
8. Suivi de la mise en oeuvre de la politique

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Partie I - Politique

1. Définition

Le système d'examen du rendement englobe toutes les fonctions et tous les instruments auxquels les gestionnaires et les employés de l'Agence canadienne de développement international (ACDI) ont recours pour évaluer les résultats opérationnels de l'Agence ainsi que ses résultats en matière de développement. Il sagit plus précisément de l'évaluation, de la vérification interne et du suivi des politiques, des programmes, des projets, des institutions et du fonctionnement de l'Agence.

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2. Contexte

L'ACDI a pour mission de favoriser le développement durable dans les pays en développement. À cette fin, ses programmes encouragent les projets respectueux de l'environnement qui visent l'amélioration des conditions sociales, économiques et politiques.

La réussite de la mission de l'ACDI dépend dune série de circonstances, dont bon nombre sont indépendantes de sa volonté. Il existe plusieurs façons de poursuivre le développement. Compte tenu des risques associés à la nature expérimentale de certaines activités de l'ACDI, plusieurs d'entre elles peuvent ne pas atteindre les résultats escomptés, alors que d'autres dépassent les attentes. Il faut s'assurer que les leçons tirées de ces activités soient intégrées à la base de connaissances de l'Agence et servent à améliorer le rendement.

Étant donné l'envergure de la coopération au développement assurée par l'ACDI, il est difficile de mesurer les résultats en matière de développement - incidence sur le développement économique, social et politique des pays en développement. Dans certains cas, comme les projets d'infrastructure, il est facile de quantifier les résultats, alors qu'en d'autres cas, comme la mise en valeur du potentiel humain, les résultats sont davantage qualitatifs et à long terme. Toutefois, il importe de posséder une solide base d'information permettant à l'Agence d'évaluer l'efficacité de l'assistance au développement, c'est-à-dire la mesure dans laquelle ses programmes atteignent les résultats escomptés en matière de développement, et l'efficience de leur mise en oeuvre.

Le système d'examen du rendement décrit ci-après doit permettre à l'ACDI d'évaluer l'efficacité de l'assistance au développement. Il est l'un des éléments qui fera de l'ACDI une organisation responsable, transparente et davantage axée sur les résultats. Ce système fait également partie intégrante du système de gestion qui établit un lien entre diverses activités, allant de la planification à l'échelle de l'Agence à la présentation de rapports. Son but est de permettre aux gestionnaires de mieux assumer leurs responsabilités en leur offrant des outils qui les aideront à obtenir les résultats escomptés.

Le système d'examen de l'ACDI, en place lors de l'approbation de la présente politique, s'inspirait de la Politique de vérification interne (1982) et de la Politique d'évaluation (1987) de l'Agence. Sous ces politiques, les vérifications et les évaluations étaient utilisées en tant que fonctions de contrôle et de surveillance plutôt que pour favoriser l'acquisition des connaissances et l'amélioration de la prise de décision et du rendement global. Les consultations menées dans le cadre de l'établissement de la présente politique ont permis de cerner plusieurs défauts du système quil faut corriger, notamment une capacité inadéquate de produire des rapports de qualité à l'intention d'utilisateurs externes à l'Agence, un manque d'uniformité au niveau des définitions et des objectifs des fonctions d'examen et une attitude négative face à l'examen du rendement.

Il importait donc d'adopter une nouvelle méthode d'examen du rendement en vue d'appliquer le nouveau mode de gestion de l'Agence axé sur l'excellence, la connaissance, l'apprentissage, le travail d'équipe et l'innovation.

L'examen du rendement au sein de l'ACDI doit refléter la réalité de la coopération au développement, notamment les besoins des bénéficiaires des pays en développement et les points de vue des organismes d'exécution et des partenaires canadiens qui participent à la réalisation des programmes.

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3. Portée

La politique d'examen du rendement sapplique à :

• toutes les politiques de gestion et de développement auxquelles est assujettie l'Agence, de même qu'à tous les programmes, projets et autres activités entreprises par l'ACDI;
• tous les gestionnaires et employés de l'Agence.

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4. Objectif

L'examen du rendement mené au sein de l'ACDI vise à améliorer l'efficacité de l'assistance au développement par le biais de l'atteinte des résultats en matière de développement et l'exécution efficace et efficiente des programmes.

Cet examen repose sur le principe qui veut que les gestionnaires soient responsables de l'atteinte des résultats visés.

La politique d'examen du rendement vise à garantir que les gestionnaires et employés de l'ACDI, à tous les niveaux, disposent en temps opportun de renseignements crédibles et utiles sur l'efficacité des politiques et sur le rendement des activités de l'Agence (programmes, projets, fonctionnement et autres activités), incluant les résultats obtenus en matière de développement.

La présente politique s'appuie sur l'utilisation d'un Cadre d'examen du rendement qui vise à permettre à l'ACDI :

• de rendre compte, au Parlement et au public, de l'efficacité de l'aide quelle fournit aux pays en développement;
• d'améliorer la prise de décision afin de fournir un meilleur rendement;
• de répondre de ses résultats en matière de développement, d'assumer ses responsabilités en termes d'optimisation des ressources et de rendre compte de la pertinence de ses activités en regard de son mandat, de ses politiques et de ses priorités;
• d'évaluer le degré de conformité aux lois et règlements auxquels elle est assujettie.

Pour atteindre ces objectifs, l'Agence doit définir les résultats qu'elle vise en matière de développement et établir des indicateurs de l'efficacité de l'assistance au développement.

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5. Éléments du cadre d'examen du rendement

Le cadre à l'appui de la politique comporte trois éléments : l'appréciation du rendement en tant que fonction menée à l'échelle des directions générales ainsi que l'évaluation et la vérification interne en tant que fonctions menées à l'échelle de l'Agence. Ces éléments associés à d'autres sources d'information et d'analyse permettent à l'ACDI de rendre compte de ses activités par le biais de rapports destinés à l'extérieur de l'Agence. Les activités d'examen menées à l'échelle des directions générales sont indissociables des activités susmentionnées d'évaluation, de vérification interne et de production de rapports menées à l'échelle de l'Agence.

Les responsabilités liées à chaque élément sont illustrées au Tableau 1.

5.1 Appréciation du rendement

L'appréciation du rendement englobe le suivi des programmes, des projets ou des activités d'appui institutionnel, les revues opérationnelles, la préparation de rapports de fin de projet, les évaluations institutionnelles et les études spéciales. Elle englobe également le suivi des politiques de l'Agence, de sa gestion et de ses fonctions de services. Au sein des directions générales de programmes, par exemple, l'appréciation du rendement est effectuée par des gestionnaires et des employés qui bénéficient de l'appui et des conseils du personnel responsable d'appuyer les activités d'examen de ces directions générales. Sur une base régulière, cet exercice fournit aux gestionnaires des renseignements sur le rendement de leurs programmes, de leurs projets ou de leurs activités d'appui institutionnel, aux niveaux des opérations et du développement.

Le suivi du projet ou des activités d'appui institutionnel permet aux gestionnaires et aux employés :

• d'évaluer à l'aide d'indicateurs de rendement prédéterminés les progrès par rapport aux résultats escomptés en matière de développement;
• de mesurer le rendement opérationnel;
• d'obtenir de l'information d'organismes d'exécution et de partenaires sur les résultats tant opérationnels qu'en matière de développement;
• de déterminer s'il est souhaitable d'entreprendre les phases suivantes ou de renouveler le financement;
• de donner suite aux constatations de l'examen.

Les revues opérationnelles permettent aux gestionnaires de cerner et de résoudre les graves difficultés opérationnelles et d'évaluer l'efficience des mécanismes de mise en oeuvre.

Les rapports de fin de projet ou les évaluations institutionnelles procurent aux gestionnaires des renseignements sur les résultats obtenus et sur les leçons tirées qui leur permettront de décider de l'octroi ultérieur de fonds. Les décisions de financement peuvent également s'appuyer sur les évaluations institutionnelles provenant d'autres sources. La rigueur de ces rapports est le fruit des efforts déployés conjointement par les employés des directions générales et de la Direction de l'examen du rendement, en vue d'établir des normes régissant la réalisation de ces examens.

Les recherches et les études spéciales menées à l'échelle des directions générales et s'inspirant des rapports de fin de projet et des évaluations institutionnelles, offrent aux employés et aux gestionnaires des synthèses des résultats en matière de développement et des leçons tirées par thème ou par programme. On encourage le recours à l'auto-évaluation et aux approches participatives.

Ces synthèses fournissent aux gestionnaires des directions générales un tableau complet des résultats opérationnels ainsi que des résultats en matière de développement et répondent aux besoins d'information sur des éléments de rendement communs à l'ensemble de l'Agence. Les employés de la Direction de l'examen du rendement en collaboration avec les employés chargés d'appuyer les activités d'examen du rendement des directions générales, travaillent ensemble pour assurer l'uniformité des méthodes d'examen utilisées et l'objectivité des données introduites dans le système central de gestion de l'information.

Des cadres d'examen sont intégrés aux documents d'approbation de projets, de programmes et d'activités d'appui institutionnel.

Les vice-présidents peuvent demander à la Direction de l'examen du rendement de vérifier ou d'évaluer les politiques, les programmes, les projets ou les activités d'appui institutionnel de leurs directions générales.

5.2 Évaluation

L'évaluation englobe une série d'instruments de recherche appliquée qui assurent une évaluation systématique et objective des éléments du rendement de l'Agence.

Elle procure aux gestionnaires supérieurs les renseignements nécessaires à l'évaluation du rendement des politiques et programmes de l'ACDI. Ces renseignements permettent de prendre des décisions plus éclairées au niveau de l'Agence et d'améliorer les rapports destinés à l'extérieur de l'ACDI. L'évaluation vise également à déterminer l'impact des activités d'appui institutionnel et des projets jugés prioritaires, en termes de développement. L'évaluation est menée de façon à assurer l'objectivité des résultats et la participation du personnel, des gestionnaires, des partenaires de l'ACDI et des bénéficiaires dans les pays en développement.

Dans le cadre du cycle de planification de l'Agence, le Comité de direction détermine les politiques et programmes à évaluer ainsi que les rapports-synthèses à préparer, conformément aux priorités de l'Agence.

En temps opportun, les conclusions de l'évaluation et les rapports-synthèses donnent au président et au Comité de direction, des renseignements objectifs et crédibles leur permettant :

• d'évaluer les résultats et la pertinence des politiques, des programmes et des projets ainsi que la rentabilité de leur mise en oeuvre;
• de s.assurer que les programmes menés à l'échelle des directions générales sont conformes aux politiques et aux priorités de l'Agence;
• de prendre des décisions éclairées dans le cadre de l'allocation des ressources de l'Agence;
• de juger si les mesures de suivi prises concernant les principales constatations de l'évaluation sont adéquates.

Les évaluations procurent également aux employés de l'ACDI des analyses et des conclusions qui permettent d'améliorer les connaissances sur les politiques et pratiques en matière de développement.

Certaines évaluations de projet ou d'activités d'appui institutionnel, traitant de priorités de l'Agence, visent à déterminer leur impact en termes de développement. On analyse, dans des rapports-synthèses, les conclusions d'un ensemble d'études d'impact de projets et d'autres analyses, incluant des recherches sur les politiques et des études commandées par un groupe de donateurs, ce qui permet à l'Agence et à ses partenaires d'obtenir un tableau plus vaste de l'impact du développement.

L'évaluation est menée conformément aux normes et aux lignes directrices du Conseil du Trésor.

5.3 Vérification interne

La vérification interne est une fonction indépendante qui permet d'évaluer l'efficacité et l'efficience des cadres de gestion à tous les niveaux. Elle fournit aux gestionnaires et aux employés de l'ACDI de l'information sur l'efficacité et l'efficience des systèmes, des pratiques et des contrôles adoptés en vue d'atteindre les objectifs énoncés.

La vérification interne aide les gestionnaires et le personnel de l'ACDI à déterminer les améliorations à apporter aux pratiques et aux systèmes opérationnels qui appuient la prestation de l'assistance au développement et renforce la capacité institutionnelle d'apprentissage de l'ACDI en diffusant les meilleures pratiques de gestion.

Les vérifications internes sont menées dans des domaines d'importance et/ou à risques et visent à procurer au président et au Comité de direction, de l'information crédible et objective, en temps opportun, leur permettant de juger de :

• l'efficacité de la mise en oeuvre des programmes et des opérations de l'Agence, ainsi que de l'utilisation des ressources en termes d'économie et d'efficience;
• la fiabilité et l'intégrité de l'information servant à la prise de décision et à la préparation de rapports sur la façon dont les employés rendent compte de leur responsabilités;
• l'exercice de la prudence et de la probité dans l'utilisation des deniers publics et la protection des biens;
• la conformité aux lois et aux règlements statutaires;
• la pertinence des mesures de suivi adoptées concernant les principales constatations de la vérification.

Pour ce faire, tout aspect du fonctionnement de l'Agence peut faire l'objet de vérifications internes, incluant des fonctions, des programmes, des centres de responsabilités, des systèmes ainsi que des projets. L'établissement d'un cadre de conformité aux lois et règlements statutaires doit également servir de base à la conduite de vérifications internes.

À tous ces égards, la vérification interne respecte les Normes de vérification interne dans le gouvernement du Canada et le Code d'éthique à l'intention des vérificateurs internes.

5.4 Rapports destinés à l'extérieur de l'Agence

L'un des principaux objectifs de l'examen du rendement vise à fournir, en temps opportun, les renseignements crédibles et pertinents requis pour la production de rapports destinés à l'extérieur de l'Agence et portant sur l'efficacité de l'assistance au développement. Ces rapports s'appuient sur des indicateurs de rendement reflétant les priorités de l'Agence en matière de développement et de gestion.

Les études-synthèses couvrant des sujets communs à l'ensemble de l'Agence, sont d'importants documents pouvant servir à titre de rapports ou d'intrants à la production d'autres rapports destinés à des utilisateurs externes à l'organisation. Outre les rapports remis au Parlement tel que requis, les principaux moyens utilisés pour rendre compte des activités et du rendement de l'ACDI, incluent une version améliorée de la Partie III du Budget des dépenses. On envisagera l'élaboration d'autres documents pour rendre compte publiquement de l'efficacité et de la pertinence de l'assistance fournie par l'Agence en fonction de son mandat. Des documents spéciaux sont rédigés afin de diffuser les résultats d'examen aux partenaires de l'ACDI et aux autres utilisateurs potentiels de cette information. Les directions générales des Communications et des Politiques jouent un rôle majeur dans le cadre de cette activité.

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6. Organisation du système d'examen du rendement

Toutes les directions générales de l'Agence jouent un rôle important en s'assurant de la pertinence et de l'efficacité du système d'examen du rendement :

• Le Comité de direction, auquel participent des observateurs du Bureau du vérificateur général et du Secrétariat du Conseil du Trésor, joue le rôle de Comité d'examen du rendement de l'Agence. Outre le rôle énoncé dans les sections 5.2 et 5.3, il détermine les priorités du plan annuel d'examen du rendement de l'Agence et approuve ce plan.
  
  
• La Direction de l'examen du rendement, qui relève de la Direction générale de la gestion centrale, est responsable des fonctions d'évaluation et de vérification interne, qui, quoique réunies, possèdent un rôle clair et distinct. La Direction prépare le plan d'examen du rendement de l'Agence. Elle fait part des résultats des évaluations, des vérifications internes et des études-synthèses au Comité d'examen du rendement. Elle est tenue de s'assurer de la rigueur des méthodes d'examen utilisées et de fournir un appui aux directions générales.
  
  
• Les employés chargés d'appuyer les activités d'examen du rendement des directions générales et relevant des directions des politiques et de la planification des directions générales, aident les gestionnaires et les employés dans le cadre de leurs activités d'examen du rendement. Ils donnent des conseils sur les méthodes à employer afin d'améliorer la qualité des examens menés à l'échelle des directions générales, revoient les renseignements introduits par la direction générale dans le système de gestion de l'information de l'Agence et s'assurent de la diffusion à grande échelle des résultats des examens.
  
  
• Un Réseau d'examen du rendement assure l'uniformité des méthodes d'examen utilisées au sein de l'Agence et fournit des renseignements sur les programmes et les politiques aux fins d'évaluation et de vérification couvrant des éléments à l'échelle de l'Agence. Ce réseau comprend le directeur général de la Direction de l'examen du rendement, les directeurs généraux des directions des politiques et de la planification des *directions générales de programmes, et le directeur général de la Direction du développement des politiques (Direction générale des politiques).
  
  
• Après avoir mis en oeuvre la présente politique pendant un certain temps, on envisagera la création d'un Comité consultatif sur l'efficacité de l'assistance au développement, constitué de représentants de l'ACDI et d'autres organismes. Ce comité sera chargé de donner régulièrement au président des conseils sur l'efficacité de l'assistance au développement et sur la formulation de politiques.
  
  
• Le Système de gestion de l'information de l'Agence soutient le système d'examen du rendement en donnant accès à des renseignements pertinents sur tout ce qui a trait aux examens du rendement.

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7. Diffusion et communication des résultats d'examen

L'ACDI met les rapports d'examen du rendement à la disposition de toute partie intéressée et s'engage à diffuser à grande échelle les documents d'examen tout en se conformant aux dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

8. Suivi de la mise en oeuvre de la politique

La mise en oeuvre de la présente politique nécessitera une période de transition puisque les anciennes pratiques seront graduellement remplacées par de nouvelles. À cet effet, le directeur général de la Direction de l'examen du rendement travaillera en étroite collaboration avec le Réseau d'examen du rendement afin de compléter une stratégie de mise en oeuvre pour l'ensemble de l'Agence. Le plan de travail de chaque direction générale prévoira comment s'appliquera la politique dans le contexte de ses opérations. Le Comité de direction passera annuellement en revue les progrès réalisés dans la mise en oeuvre de la politique.

Tableau 1

Cadre d'examen du rendement

Niveau	Externe	Agence	Direction générale
Principal Client	• Parlement • Public • Pays en développement	• Ministre • Président • Vice-Présidents	• Vice-président • Gestionnaires de programme • Gestionnaires d'activités de projet/ d'appui institutionnel
Principal Objectif	•  Préparation de rapports publics	•  Prise de décision plus éclairée et meilleure responsabilisation par l'apprentissage • Meilleure responsabilisation • Respect des lois et règlements • Prise de décision plus éclairée	• Gestion de programme et de projet/ appui institutionnel
Fonction	• Préparation de rapports sur l'efficacité de l'assistance au développement	• Évaluation • Vérification interne	• Appréciation du rendement
Information Produite	• Pertinence de la politique • Efficacité de l'assistance au développement • Rentabilité	• Connaissance en développement • Moyens de prestation les plus efficaces • Les meilleures pratiques techniques • Meilleures pratiques de gestion • Conformité	• Résultats en matière de développement • Rendement opérationnel
Résponsabilité	• Ministre responsable devant le Parlement et le public	• Président responsable devant le ministre • Vice-présidents responsables devant le président • Le directeur général de la Direction de l'examen du rendement rend compte de l'information tirée d'examens au président et au Comité de direction	• Gestionnaire de programme responsable devant le vice-président • Chefs des équipes de projet/ gestionnaires institution-responsables devant les gestionnaires de programme

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Partie II - Guide d'interprétation de la Politique de l'ACDI portant sur l'examen du rendement

Ce guide explique en détail les sections de la Politique de l'ACDI portant sur l'examen du rendement en vue d'en faciliter l'interprétation.

1. Définition (voir la politique - partie 1)

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2. Contexte

Le système d'examen du rendement insiste sur:

• une plus grande cohérence à l'échelle de l'Agence entre les activités d'examen et les systèmes de prise de décision, de gestion et de planification de l'organisation;
  
  
• la responsabilité qui incombe aux gestionnaires à tous les échelons, de mesurer et de prouver leur rendement en matière de développement et
  
  
• d'utiliser des renseignements sur le rendement;
  
  
• une alliance productive entre les gestionnaires de l'Agence et les professionnels de l'examen en vue d'établir un lien plus visible entre les activités d'examen et l'apprentissage, la prise de décision en matière de gestion ainsi que la responsabilisation et les pratiques inhérentes à la préparation de rapports destinés à l'extérieur de l'Agence;
  
  
• la valeur de fonctions d'évaluation et de vérification interne professionnelles et objectives.

La politique d'examen du rendement s'inscrit dans le cadre d'un effort global déployé par l'Agence en vue de repenser les modes de gestion et ainsi d'améliorer le rendement et de favoriser l'émergence de nouvelles valeurs et d'une nouvelle culture en matière de gestion. A cette fin, l'Agence prend des mesures, notamment l'adoption de pratiques de gestion par résultats, la clarification des responsabilités et une meilleure gestion des ressources humaines. Le succès de ces mesures influera directement sur la mise en oeuvre de la nouvelle politique d'examen du rendement.

3. Portée (voir la politique - partie 1)

4. Objectif (voir la politique - partie 1)

5. Élements du cadre d'examen du rendement

L'ancienne démarche adoptée à l'égard de l'examen du rendement nécessitait le recours à un trop grand nombre d'instruments. Elle manquait d'uniformité à l'échelle de l'Agence, sur les plans des définitions et des objectifs poursuivis, particulièrement en ce qui a trait à l'évaluation, et elle faisait appel à un système exclusivement axé sur l'Agence.

On a mis au point un cadre simplifié d'examen du rendement afin de :

• fournir une démarche simple et intégrée à l'égard de l'examen du rendement à tous les niveaux;
• préciser les trois niveaux d'examen du rendement et les responsabilités liées à chacun;
• déterminer un nombre limité d'instruments à utiliser à chaque niveau;
• permettre aux employés de l'ACDI de réaliser un plus grand nombre d'examens à léchelle de leur direction générale ainsi que de l'organisation.

Il existe un lien entre les activités d'examen et de préparation de rapports aux trois niveaux. Pour que ce cadre soit utile, il convient de mettre en place les moyens qui assureront la communication systématique de l'information. Les renseignements tirés d'examens du rendement doivent être transmis aux instances supérieures en vue de rendre des comptes et de permettre la production de rapports destinés à l'extérieur de l'Agence. Ils doivent également être transmis aux employés de même niveau et aux subalternes afin de favoriser l'apprentissage par l'expérience. À chaque niveau, il convient d'analyser et de condenser adéquatement les renseignements pour assurer la diffusion de l'information pertinente.

Le cadre encourage particulièrement une plus grande participation des employés de l'ACDI et un recours moindre aux consultants dans le cadre d'examens menés tant à l'échelle des directions générales que de l'Agence, et ce, en vue d'améliorer la base de connaissances au sein de l'Agence. Dans la mesure du possible, au terme d'une période de transition, les activités d'examen du rendement seront réalisées par le personnel de l'Agence.

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5.1 Appréciation du rendement

Les activités d'appréciation du rendement sont menées sous la supervision des gestionnaires et des employés des directions générales. Dans le passé, les sommes consacrées aux évaluations de projets et aux évaluations institutionnelles au sein des directions générales de programmes se sont élevées à environ cinq millions de dollars par année et ont représenté une grande partie des dépenses d'évaluation effectuées par l'Agence. Même si ces évaluations satisfaisaient aux besoins opérationnels, elles fournissaient peu d'information utile à des fins d'examen et de préparation de rapports à l'échelle de l'Agence ainsi que peu d'indications sur l'efficacité de l'assistance au développement. De plus, d'avantage de dépenses ont été consacrées aux activités de suivi de projets et d'activités d'appui institutionnel.

Au sein des directions générales de programmes, les instruments d'appréciation du rendement - le suivi de projets/activités d'appui institutionnel, les revues opérationnelles, les rapports de fin de projet et les évaluations institutionnelles - visent à procurer les renseignements sur le rendement dont les gestionnaires et le personnel ont besoin, et ce tant en termes opérationnels que de développement. On redéfinira ces instruments afin qu'ils soient axés sur les résultats et qu'ils mettent en évidence les résultats en matière de développement tout en conservant leur pertinence opérationnelle. Si une information plus poussée est nécessaire, les directions générales entreprendront des études et des projets de recherche spéciaux en faisant appel à leurs propres ressources.

Au cours des trois prochaines années, les gestionnaires devraient de plus en plus avoir recours à des instruments de suivi perfectionnés et ainsi moins avoir à recourir à des évaluations de projet.

Le suivi de la mise en oeuvre des politiques, des projets et des activités d'appui institutionnel sera amélioré et continuera à permettre aux gestionnaires de déterminer si le plan est respecté en ce qui concerne les intrants et les extrants, et de mesurer les progrès par rapport aux résultats escomptés en matière de développement, information dont ils ont besoin pour prendre des décisions aux diverses étapes du projet.

Au sein des directions générales des services, le suivi des politiques de l'Agence, de sa gestion et de ses fonctions de services vise à fournir aux gestionnaires des renseignements sur les progrès réalisés sur le plan de l'élaboration et de la mise en oeuvre des politiques, ainsi que des données sur l'efficacité et l'efficience de la gestion et des fonctions de services de l'Agence.

Les activités de l'ACDI sont assurées dans une large mesure par des tiers, soit des agences d'exécution (au moyen de contrats) et des organisations partenaires (au moyen de subventions et d'accords de contribution). Les gestionnaires devront s'assurer que ces organisations tierces font état des résultats opérationnels et, en particulier, des résultats en matière de développement. Les ententes contractuelles devront être révisées à cette fin.

Des évaluations institutionnelles ou des rapports de fin de projet seront réalisés dans le cadre de tous les projets ou de toutes les ententes d'appui institutionnel. Ils joueront un rôle de plus en plus important en procurant aux gestionnaires à tous les échelons l'information nécessaire pour prendre des décisions concernant l'octroi ultérieur de fonds. Un système d'analyse et d'information sera mis sur pied et permettra de déterminer dans quelle mesure les projets et les activités d'appui institutionnel atteignent les résultats escomptés.

Les rapports de fin de projet doivent être rigoureux et défendables afin que l'Agence puisse se fier aux résultats qu'ils présentent. Les gestionnaires de projet doivent s'assurer de la collecte et de la communication des résultats du projet. Pour être crédibles, les rapports de fin de projet doivent être de meilleure qualité. À cette fin, il faudra imposer une marche à suivre et une présentation uniformes ainsi que procéder à la validation des rapports au moyen d'échantillonnages indépendants à l'échelle de l'Agence.

Les décisions de financement s'inspireront également d'évaluations institutionnelles provenant d'autres sources, qu'il s'agisse d'évaluations indépendantes ou d'auto-évaluations directement réalisées par les organisations. Les gestionnaires de l'ACDI vérifieront si ces évaluations sont adéquates.

Avec l'assistance du personnel chargé d'appuyer les activités d'examen des directions générales, les gestionnaires et le personnel de ces directions peuvent participer aux évaluations et aux vérifications conduites à l'échelle de l'Agence en recueillant des renseignements sur le développement et les opérations. Cette mesure devrait réduire le coût et les efforts requis pour la réalisation de ces examens. Pour ce faire, les employés des directions générales et de la Direction de l'examen du rendement devront collaborer en vue d'élaborer des méthodes d'examen, des formats de présentation et des indicateurs adéquats qui permettent de d'égager, dans les rapports de fin de projet et dans les évaluations institutionnelles, les résultats à retenir en matière de développement.

On combinera les analyses des renseignements découlant des activités d'appréciation du rendement menées dans les directions générales avec les résultats des évaluations et des vérifications effectuées à l'échelle de l'Agence. On communiquera ensuite cette information aux gestionnaires sous une forme qui leur permettra de tenir compte des leçons tirées dans leur prise de décision en matière de programme, de projet ou d'appui institutionnel.

Grâce aux cadres d'examen concis qui seront joints aux documents d'approbation de programmes, de projets et d'activités d'appui institutionnel, notamment aux cadres stratégiques de programmes-pays/région, aux stratégies thématiques/sectorielles des programmes et aux stratégies d'appui institutionnel, les gestionnaires concernés pourront déterminer les instruments d'examen les mieux adaptés ainsi que les renseignements de base et les indicateurs de rendement dont ils auront besoin pour suivre de près les progrès pendant la mise en oeuvre.

Les indicateurs aideront le personnel des directions générales à revoir les priorités de ces dernières et à examiner les programmes, les projets et les activités d'appui institutionnel. Des indicateurs seront élaborés à l'intention des directions générales de services afin qu'elles puissent passer en revue les politiques sur le développement, les politiques de gestion et d'administration et les stratégies de communication. Les indicateurs de rendement visant les directions générales seront conjointement mis au point par la Direction de l'examen du rendement et les directions générales de programmes ou de services, tel que requis.

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5.2 Évaluation

La Direction de l'examen du rendement a la responsabilité de la fonction d'évaluation; les activités d'évaluation sont ainsi effectuées sous sa supervision tout en y impliquant activement les gestionnaires et employés concernés de l'Agence. L'accent sera mis sur l'amélioration de la rigueur méthodologique des évaluations menées à l'échelle de l'Agence, en vue d'assurer l'objectivité et l'utilité de leurs conclusions. Toutefois, la nature participative des évaluations fera en sorte que des gestionnaires et des employés de l'Agence dotés d'une expérience et d'une expertise pertinentes prendront part à la conduite d'évaluations, lorsque ce sera jugé approprié.

L'utilité et le succès de la fonction d'évaluation dépendent de politiques de l'Agence et de priorités de programmes qui doivent être clairement établies par le ministre et/ou le Comité de direction. Ainsi, le Comité d'examen du rendement, sur la recommandation de la Direction de l'examen du rendement, détermine les priorités à long terme d'évaluation et de vérification, qu'il met annuellement à jour en vue de tenir compte des modifications apportées aux priorités de l'Agence. Les priorités ainsi définies pour l'évaluation et la vérification interne, forment la base du plan de travail de l'examen du rendement à l'échelle de l'Agence, en tant qu'élément du plan général de l'Agence. La coordination avec la planification des activités d'appréciation du rendement menées à l'échelle des directions générales peut permettre une utilisation plus efficiente des ressources.

Le plan de travail de la Direction de l'examen du rendement sera suffisamment flexible pour permettre de répondre aux demandes prioritaires imprévues en termes d'évaluation et/ou de vérification.

On ne peut évaluer pleinement l'impact immédiat et à plus long terme d'un projet ou d'une activité d'appui institutionnel sur les bénéficiaires visés qu'après un certain laps de temps, parfois de nombreuses années. Les directions générales de programmes proposeront des projets conformes aux priorités de l'Agence, en fonction de critères établis par la Direction de l'examen du rendement, pour les inclure à la liste annuelle de projets qui doivent faire l'objet d'une évaluation d'impact au niveau de l'Agence.

La faisabilité des évaluations de programmes-pays et les méthodes utilisées à cette fin seront étudiées. Les activités à envisager seront les suivantes : évaluation des secteurs auxquels le Canada participe dans un pays; évaluation de la participation canadienne dans une sous-région ou une collectivité; exercices conjoints des donateurs, qu'il s'agisse d'appréciations de la situation s'inspirant des données disponibles sur le pays, d'origine nationale ou multilatérale, ou d'évaluations d'impact de l'assistance fournie au pays, menées conjointement par un groupe de pays donateurs. Dans tous les cas, ces efforts doivent être conformes au cadre d'examen d'écrit dans le cadre stratégique de programme - pays/région.

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5.3 Vérification interne

La Direction de l'examen du rendement a également la responsabilité de la fonction de vérification interne; les activités de vérification interne sont ainsi effectuées sous sa supervision avec la participation active des gestionnaires et des employés concernés de l'Agence. La vérification interne porte principalement sur le cadre de gestion et englobe des éléments tels que les systèmes, les procédures et les pratiques de gestion utilisés par les gestionnaires en vue d'atteindre les objectifs et les résultats établis. Elle couvre également les contrôles qui permettent aux gestionnaires de s'assurer (dans les limites du possible) que les résultats escomptés seront atteints.

L'accent sera mis sur les fonctions, les systèmes et les opérations de la plus haute importance ou à risques élevés, comme les systèmes majeurs en cours d'élaboration. La vérification interne se penchera particulièrement sur la rentabilité des activités de programmes, de projets et d'appui institutionnel ainsi que des opérations internes afin de s'assurer quelles sont efficaces, efficientes et économiques. Le Bureau du vérificateur général définit ainsi une opération efficace, efficiente et économique :

• une opération efficace (ou un système, une pratique ou une procédure) atteint les résultats escomptés dans le cadre d'une activité donnée;
  
  
• une opération efficiente donne des résultats au meilleur coût et à des niveaux de qualité et de service requis ou adéquats;
  
  
• une opération économique obtient les ressources adéquates - financières, humaines, matérielles, informatives - en quantité nécessaire, au niveau de qualité voulue, au bon moment, au bon endroit et au bon coût.

L'accent sera également mis sur l'utilité des documents de vérification, assurée grâce à divers services :

• vérifications formelles de divers types d'écrites dans la politique;
• études et examens spéciaux;
• conseils d'experts sur des questions particulières ayant trait à la gestion et aux opérations.

Même si la fonction de la vérification interne relève de la Direction de l'examen du rendement, les gestionnaires de l'Agence participeront néanmoins aux activités de vérification en cernant les principales questions à résoudre en matière de gestion, en évaluant les risques connexes et en établissant les priorités de la vérification.

La Direction de l'examen du rendement établira, en collaboration avec les Services juridiques et la Direction générale des politiques, un Cadre de conformité aux lois et règlements statutaires auxquels est assujettie l'Agence. La Direction de l'examen du rendement désignera également les gestionnaires chargés d'assurer la conformité de l'Agence aux lois, politiques et règlements statutaires. Cette même direction assurera enfin un suivi à l'égard des éléments auxquels l'ACDI doit se conformer et en rendra compte au Comité d'examen du rendement.

La planification des activités de vérification interne sera entièrement intégrée au cycle de planification de l'Agence. Elle sera flexible afin de répondre aux demandes spéciales des directions générales. Afin de permettre une utilisation plus efficace des ressources d'examen de l'Agence, on assurera une coordination entre la planification de la vérification interne et celle des autres activités d'examen, incluant tant les activités menées au sein des directions générales que les évaluations effectuées à l'échelle de l'Agence.

L'Agence envisage la possibilité d'intégrer les unités de Vérification des coûts et des contrats ainsi que des Enquêtes spéciales à la Direction de l'examen du rendement et de transférer à cette dernière la responsabilité d'autres activités pertinentes connexes à la vérification.

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5.4 Rapports destinés à l'extérieur de l'Agence

La Politique d'évaluation de 1987 ne parlait pas de la nécessité de préparer des rapports à l'intention d'utilisateurs externes à l'Agence, sur l'efficacité de l'assistance au développement. Or, il sagit maintenant d'un impératif, comme en témoignent les récents événements (par ex. le besoin pour l'ACDI de rendre compte de ses résultats, tel qu'exprimé par le vérificateur général dans son rapport de 1994; la tendance actuelle, au sein du gouvernement, d'améliorer la Partie III du Budget des dépenses). Actuellement, l'Agence ne dispose ni de l'infrastructure ni de l'information tirée d'examens, nécessaires à la préparation de ces rapports. Pour présenter des renseignements crédibles au Parlement, aux partenaires de l'ACDI et au public, il importe que l'Agence puisse regrouper, analyser et résumer les résultats de projets, d'activités d'appui institutionnel, de programmes et de politiques selon des thèmes et des gammes d'activités caractéristiques à l'ACDI.

En outre, il sera utile que le Comité de direction dispose d'un rapport annuel d'examen de l'efficacité de l'assistance au développement et de la pertinence opérationnelle des diverses activités de l'ACDI.

La Direction de l'examen du rendement, la Direction générale des politiques et le personnel chargé d'appuyer les activités d'examen des directions générales des programmes étudieront ensemble s'il est possible d'élaborer des indicateurs de rendement au niveau des programmes, des politiques et de l'Agence. Le Système de gestion de l'information de l'Agence sera adapté afin de permettre le regroupement des résultats des examens menés à l'échelle des directions générales et de l'Agence en fonction de ces indicateurs.

Ces exercices requerront une importante contribution des différents éléments du système d'examen du rendement, d'écrits dans les sections précédentes. Il faudra d'abord redéfinir le Système de gestion de l'information de l'Agence et renforcer la capacité d'analyse à l'échelle de l'organisation, ce qui nécessitera une réelle synergie entre les directions des politiques et de la planification des directions générales de programmes, la Direction de l'examen du rendement, la Direction générale des politiques et la Direction générale des communications.

Il faudra penser à modifier nos véhicules de communication ou à en élaborer de nouveaux pour informer le public. Il pourrait s'agir, entre autres, d'une revue annuelle substantielle portant sur l'efficacité des opérations et de l'aide au développement.

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6. Organisation du système d'examen du rendement

Le Comité d'examen du rendement, au sein duquel siègent tous les membres du Comité de direction, comptera également des observateurs du Bureau du vérificateur général et du Secrétariat du Conseil du Trésor. La présence de représentants de l'extérieur aidera l'ACDI à démontrer son appui à cette restructuration de l'examen du rendement et permettra aux organismes centraux d'évaluer le rendement de l'ACDI de façon informelle. L'ACDI profitera également de l'expérience d'autres organismes dans le domaine de l'examen du rendement.

La Direction de l'examen du rendement continuera à relever de la Direction générale de la gestion centrale. Les fonctions d'évaluation et de vérification interne seront regroupées mais garderont un rôle clair et distinct. Le fait de regrouper ces deux fonctions présente des avantages et des inconvénients mais il est clair dans ce cas-ci que les premiers l'emportent sur les seconds. Plus précisément, le maintien des groupes dans la même direction assurera des économies de ressources tout en favorisant une synergie entre eux.

La Direction de l'examen du rendement appuiera la création et la mise en place du système d'examen du rendement en étroite coordination avec les employés chargés d'appuyer les activités d'examen du rendement des directions générales ainsi que par le biais du Réseau d'examen du rendement.

La création proposée d'un Comité consultatif sur l'efficacité de l'assistance au développement présente des avantages non négligeables pour l'Agence. En effet, ce comité pourrait l'aider à renforcer sa crédibilité et lui donner des points de vue différents sur ses politiques et son rendement. Le Bureau du vérificateur général et plusieurs autres ministères, dont Statistique Canada ont vraiment su tirer parti de comités consultatifs de ce genre. L'Agence pourrait communiquer avec un plus vaste public si les membres de ce comité étaient de domaines d'expertise variés et s'ils provenaient notamment d'un milieu autre que celui de l'assistance au développement.

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7. Diffusion et communication des résultats d'examen

L'Agence doit faire preuve de transparence en rendant régulièrement compte de l'efficacité de l'assistance au développement. Les principaux rapports d'évaluation, les rapports de synthèse et les rapports pertinents de vérification deviendront disponibles et pourront possiblement être publiés sous forme de résumés analytiques sur l'examen du rendement ainsi que dans le cadre d'une série de publications sur l'examen du rendement.

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8. Suivi de la mise en oeuvre de la politique

La Direction de l'examen du rendement travaillera en étroite collaboration avec le Réseau d'examen du rendement afin de poursuivre l'élaboration de cette stratégie de mise en oeuvre. Ils verront ainsi à préparer une stratégie complète de mise en oeuvre de la politique portant sur l'examen du rendement à tous les niveaux. En outre, chaque direction générale se dotera d'une stratégie concise de mise en oeuvre qui concrétisera les aspects théoriques sous la forme d'une méthode propre à répondre à ses besoins particuliers en matière d'examen du rendement.